Sentenza n. 13912/2026 - Roma, Sezione 3T

Esito

La controversia

La ricorrente, quale Direttrice f.f. dell'ILIESI, aveva presentato al CNR un'istanza di accesso agli atti relativa alle assemblee del personale del 9 e del 27 ottobre 2025, chiedendo verbali, chiarimenti, allegati, protocolli, corrispondenza elettronica, registrazioni di protocollo e documentazione relativa a incontri e comunicazioni successive. L'istanza era motivata dall'esigenza di tutelare la propria onorabilità e professionalità rispetto a reiterate e gravi critiche asseritamente contenute negli atti delle assemblee. Formatosi il silenzio-diniego, il CNR aveva fornito soltanto alcuni documenti con provvedimento del 27 aprile 2026. La ricorrente deduceva la violazione degli artt. 22 e seguenti della l. n. 241/1990, eccesso di potere per carenza di istruttoria e motivazione e illogicità manifesta, nonché la violazione dell'art. 25, comma 4, della l. n. 241/1990 e dell'art. 116 c.p.a., sostenendo che l'ostensione parziale e tardiva frustrasse le proprie esigenze difensive. Il CNR eccepiva l'inapplicabilità della disciplina dell'accesso in ragione della natura privatizzata del rapporto di lavoro e, nel merito, sosteneva di avere esibito quanto detenuto e utile.

La decisione

Il TAR ha respinto l'eccezione preliminare del CNR, affermando che la natura privatistica del rapporto di lavoro non esclude l'applicazione degli artt. 22 e seguenti della l. n. 241/1990 nei confronti dei documenti detenuti da un soggetto pubblico. La ricorrente è titolare di un interesse diretto, concreto, attuale e strumentale con riferimento ai documenti concernenti le assemblee e potenzialmente incidenti sulla sua onorabilità e professionalità. Tuttavia, l'interesse difensivo deve essere specificamente dedotto e dimostrato, mediante l'indicazione del nesso di strumentalità necessaria tra ciascun documento richiesto e la situazione giuridica da tutelare. Nel caso concreto, la motivazione dell'istanza era sufficiente soltanto per le e-mail di convocazione delle assemblee del 9 e del 27 ottobre 2025, comprensive di intestazioni, data, ora, mittenti e destinatari. Per il resto, la richiesta era generica, massiva e riferita in larga parte a documenti la cui esistenza non era certa, senza una puntuale spiegazione della loro necessità difensiva. Il ricorso è stato quindi accolto parzialmente: il CNR è stato condannato a rideterminarsi sull'istanza e a consentire, entro trenta giorni dalla notifica della sentenza e su richiesta della parte, l'esibizione e l'estrazione di copia delle e-mail di convocazione. La restante domanda è stata respinta. Le spese sono state compensate.

Norme richiamate

• artt. 22 e ss. l. 241/1990

  Il diritto di accesso si esercita nei confronti delle pubbliche amministrazioni, delle aziende autonome e speciali, degli enti pubblici e dei gestori di pubblici servizi.

  La disciplina dell'accesso documentale si applica indipendentemente dalla natura privatistica o pubblicistica del rapporto di lavoro che lega l'istante all'amministrazione detentrice dei documenti, purché sussista un interesse diretto, concreto, attuale e collegato alla documentazione richiesta.

• art. 25 l. 241/1990

  La volontà del legislatore è di esigere che le finalità dell'accesso siano dedotte e rappresentate dalla parte in modo puntuale e specifico nell'istanza di ostensione.

  L'interesse difensivo deve essere specificamente rappresentato e deve sussistere un nesso di strumentalità necessaria tra i documenti richiesti e la situazione giuridica da tutelare; non è sufficiente un generico richiamo a esigenze probatorie o difensive.

• art. 25, comma 4, l. 241/1990

  La disposizione è richiamata dalla ricorrente in relazione all'illegittimità del diniego parziale e tardivo; il giudice accoglie la domanda soltanto nei limiti dei documenti per i quali è stata dimostrata la necessaria strumentalità.

• art. 116 c.p.a.

  Costituisce il rito utilizzato per la tutela giurisdizionale del diritto di accesso; la domanda è accolta parzialmente con ordine all'amministrazione di consentire l'accesso alle sole e-mail di convocazione individuate dal giudice.

• Cons. St., Ad. Plen., 18 marzo 2021, n. 4

  La volontà del legislatore (art. 25, l. n. 241 del 1990) è di esigere che le finalità dell’accesso siano dedotte e rappresentate dalla parte in modo puntuale e specifico nell’istanza di ostensione, e suffragate con idonea documentazione.

  L'accesso difensivo non può trasformarsi in un controllo generalizzato sull'attività amministrativa; occorre verificare rigorosamente la strumentalità necessaria della documentazione rispetto alla posizione giuridica da difendere.

Massime di principio

• La natura privatistica del rapporto di lavoro con un ente pubblico non esclude, di per sé, l'esercizio dell'accesso documentale ai sensi degli artt. 22 e seguenti della l. n. 241/1990 nei confronti dei documenti detenuti dall'ente.
• L'interesse all'accesso documentale deve essere diretto, concreto, attuale e strumentale; tali requisiti possono sussistere quando la documentazione richiesta sia riferita ad atti o comunicazioni potenzialmente idonei a incidere sull'onorabilità o sulla professionalità del richiedente.
• L'accesso difensivo richiede che nell'istanza siano indicate in modo puntuale e specifico le finalità della richiesta e il nesso di strumentalità necessaria tra ciascun documento e la situazione giuridica da tutelare; un generico richiamo a future esigenze giudiziarie o probatorie non è sufficiente.
• Una richiesta di accesso estesa a documenti eventuali, ulteriori o di esistenza incerta, priva di una specifica motivazione sulla loro necessità difensiva, può essere respinta per difetto di strumentalità e per l'impossibilità di imporre l'ostensione di documenti non sicuramente esistenti.
• In presenza di un interesse all'accesso solo parzialmente dimostrato, il giudice può ordinare l'esibizione e l'estrazione di copia dei soli documenti specificamente collegati alla situazione giuridica da tutelare, respingendo la restante richiesta.

Come è indicizzato