Sentenza n. 359/2026 - L'aquila, Sezione 1

Esito

La controversia

La ricorrente, dipendente e avvocata del Comune, aveva ricevuto una diffida risarcitoria da parte di un collega, preannunciante un'azione giudiziaria fondata su condotte asseritamente tenute dalla ricorrente nell'organizzazione e nella gestione dell'Ufficio Legale. Per predisporre la propria difesa, aveva chiesto al Comune l'accesso a tutte le comunicazioni, istanze e diffide provenienti dal collega e da un'altra avvocata, indirizzate al Sindaco, al Segretario Generale o all'amministrazione nel periodo dicembre 2022-dicembre 2025, individuandole mediante mittenti, periodo, destinatari e oggetto. Il Comune aveva inizialmente serbato silenzio e poi negato l'accesso, ritenendo l'istanza generica, non riferita a documenti sufficientemente determinati, implicante un'attività di elaborazione dei dati e preordinata a un controllo generalizzato dell'operato amministrativo. Con il primo motivo la ricorrente ha dedotto la violazione degli artt. 2, 3 e 22 ss. l. 241/1990 e l'eccesso di potere per illogicità ed erronea e insufficiente motivazione, sostenendo la concretezza, attualità e strumentalità difensiva dell'interesse e la sufficiente determinabilità dei documenti. Con il secondo motivo ha dedotto la violazione del principio di continuità dell'azione amministrativa e l'eccesso di potere per travisamento dei fatti, contestando ulteriori considerazioni contenute nel diniego relative all'insediamento del Segretario Generale e all'uso del sistema informativo comunale.

La decisione

Il TAR ha accolto il ricorso nel merito. Ha ritenuto concreto, diretto e attuale l'interesse della ricorrente, già esistente al momento dell'istanza, perché la documentazione richiesta poteva essere rilevante per il contenzioso civile risarcitorio poi instaurato dal collega. Ha giudicato illegittimo il diniego nella parte in cui qualificava l'istanza come generica: i documenti erano sufficientemente individuati mediante i mittenti, il periodo temporale, i destinatari e gli oggetti indicati. La mancata conoscenza dei numeri di protocollo e delle date dei singoli atti non precludeva l'accesso, poiché proprio l'esigenza difensiva poteva riguardare documenti non ancora conosciuti dalla richiedente. Ha inoltre escluso che la ricerca tramite il protocollo comunale o l'applicativo gestionale costituisse attività di elaborazione dei dati, trattandosi di una semplice ricerca per mittente e periodo, da effettuare su ogni protocollo comunale. Ha escluso anche la finalità di controllo generalizzato dell'operato dell'amministrazione, ravvisando invece una richiesta strettamente funzionale alla tutela giudiziale di una posizione individuale. Il secondo motivo è stato dichiarato inammissibile per difetto di interesse, perché rivolto contro considerazioni estranee alle effettive ragioni poste a fondamento del diniego. Il TAR ha annullato il silenzio-rigetto e il diniego espresso, dichiarato il diritto di accesso e ordinato al Comune di esibire la documentazione entro trenta giorni, mediante ricerca su qualsiasi protocollo comunale. Il Comune è stato condannato alle spese, liquidate in 2.000 euro oltre accessori.

Norme richiamate

• artt. 2, 3 e 22 ss. l. 241/1990

  L'accesso documentale presuppone un interesse concreto, diretto e attuale, collegato a una situazione giuridicamente tutelata; la richiesta è ammissibile quando i documenti sono sufficientemente determinabili anche mediante mittente, periodo, destinatario e oggetto.

• art. 24, comma 3, l. 241/1990

  non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell’operato delle pubbliche amministrazioni

  Il divieto non si applica a una richiesta volta a reperire documenti specifici o determinabili, strumentali alla difesa di una posizione individuale in un giudizio, anche se la richiesta riguarda un arco temporale ampio.

• art. 97 Cost.

  La ricorrente lo ha invocato in relazione al principio di continuità dell'azione amministrativa; il motivo è stato dichiarato inammissibile perché riferito a considerazioni non costitutive delle ragioni del diniego.

• art. 91 c.p.c.

  Le spese seguono la soccombenza nel giudizio di accesso.

Massime di principio

• L'interesse all'accesso documentale è concreto, diretto e attuale quando il richiedente è direttamente coinvolto in una pretesa risarcitoria o in un contenzioso e i documenti richiesti possono essere strumentali alla propria difesa, anche se il giudizio non era ancora stato instaurato al momento della domanda di accesso.
• Un'istanza di accesso non è generica quando individua i documenti mediante una combinazione di mittente, periodo temporale, destinatario e oggetto, anche senza indicare il numero di protocollo o la data di ciascun documento; tali dati possono essere ignoti proprio perché il richiedente intende acquisire documenti non previamente conosciuti.
• La ricerca dei documenti negli archivi o nei protocolli dell'amministrazione, anche mediante un applicativo informatico e criteri quali mittente e periodo, non costituisce attività di elaborazione dei dati vietata nell'accesso documentale, ma ordinaria attività di reperimento dei documenti esistenti.
• Il divieto di accesso preordinato a un controllo generalizzato dell'operato della pubblica amministrazione non opera quando la richiesta, pur comprendendo più documenti e riferendosi a un arco temporale ampio, è funzionalmente collegata alla tutela giudiziale di una situazione giuridica individuale.
• Nel giudizio di accesso sono inammissibili per difetto di interesse le censure rivolte contro considerazioni contenute nel diniego che non costituiscono le effettive ragioni poste a fondamento del rigetto.

Come è indicizzato