Sentenza n. 13141/2026 - Roma, Sezione 2T

Esito

La controversia

La ricorrente ha impugnato il diniego, o silenzio, opposto alla propria istanza del 24 gennaio 2026, con la quale aveva chiesto copia di tutti gli atti relativi a una procedura di conciliazione, assumendo che fossero necessari per la difesa dei propri diritti e interessi. Il diniego era stato motivato richiamando la comunicazione della società secondo cui la documentazione utile era già stata messa a disposizione, salvo quella già nella piena disponibilità delle parti o dei loro rappresentanti. La società resistente ha eccepito l'infondatezza e l'improcedibilità del ricorso, deducendo di avere trasmesso gli atti alla ricorrente il 1° aprile 2026 e, tramite il proprio procuratore, il 17 aprile 2026. La ricorrente ha replicato tardivamente, sostenendo che la trasmissione sarebbe stata effettuata mediante messaggi PEC contenenti allegati illeggibili e in un formato non ammesso nel processo amministrativo.

La decisione

Il TAR ha respinto il ricorso. In primo luogo, ha ritenuto che la domanda non riguardasse un documento amministrativo ai sensi dell'art. 22, comma 1, lettera d), l. 241/1990. Il verbale di conciliazione e i relativi allegati costituiscono infatti una scrittura privata di natura negoziale, frutto dell'incontro o del mancato incontro delle volontà delle parti private, e non attengono all'esercizio di funzioni pubbliche o di pubblici servizi. In secondo luogo, il giudice ha rilevato che la ricorrente non aveva allegato né provato il nesso concreto, diretto e attuale di strumentalità necessaria tra i documenti richiesti e la tutela di una specifica situazione giuridica, tanto più considerando l'esaurimento del contenzioso successivo alla mancata conciliazione. Inoltre, gli atti risultavano comunque trasmessi due volte alla ricorrente. Le contestazioni sull'illeggibilità sono state ritenute tardive e non provate; è stata altresì esclusa la rilevanza dell'asserita inammissibilità del formato, poiché la trasmissione era avvenuta in sede extraprocessuale. Il TAR ha aggiunto che il formato .msg è comunque ammesso dall'art. 12 delle specifiche tecniche del processo amministrativo telematico. La ricorrente è stata condannata alle spese in favore della resistente costituita, liquidate in euro 2.000 oltre IVA e CPA.

Norme richiamate

• art. 22, comma 1, lettera d), l. 241/1990

  ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attivita' di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale

  La nozione di documento amministrativo presuppone che il documento sia detenuto da una pubblica amministrazione e concerna attività di pubblico interesse; il verbale di conciliazione avente natura di scrittura privata negoziale tra parti private non rientra in tale nozione.

• artt. 73 e 87, comma 3, c.p.a.

  quindici giorni prima della camera di consiglio

  Le repliche depositate dalla ricorrente il 20 maggio 2026, a soli due giorni dalla camera di consiglio, sono state considerate tardive.

• art. 12 delle Specifiche tecniche allegate alle Regole tecniche-operative del processo amministrativo telematico, approvate con decreto del Presidente del Consiglio di Stato del 28 luglio 2021

  Il formato .msg è stato ritenuto pienamente ammesso nel processo amministrativo telematico; in ogni caso, la questione del formato non incideva sulla trasmissione extraprocessuale degli atti.

Massime di principio

• L'accesso documentale disciplinato dall'art. 22 l. 241/1990 non può avere a oggetto una scrittura privata di natura negoziale, quale un verbale di conciliazione tra parti private, quando il documento non è riconducibile all'esercizio di funzioni pubbliche o di pubblici servizi.
• L'accesso difensivo richiede la dimostrazione di un nesso concreto, diretto e attuale di strumentalità necessaria tra i documenti richiesti e la tutela di una specifica situazione giuridica; la generica deduzione di esigenze difensive non è sufficiente.
• La trasmissione extraprocessuale dei documenti non può essere contestata sulla base della loro asserita inammissibilità nel processo amministrativo derivante dal formato elettronico utilizzato, trattandosi di piani distinti; in ogni caso, il formato .msg è ammesso dalle specifiche tecniche del processo amministrativo telematico.
• Le contestazioni relative all'illeggibilità degli atti trasmessi devono essere tempestive e provate; in mancanza, la documentata ostensione dei documenti può escludere la persistenza della pretesa ostensiva.

Come è indicizzato