Sentenza n. 4515/2026 - Consiglio Di Stato, Sezione 3

Esito

La controversia

La Federazione ha appellato la sentenza limitatamente alla parte in cui era stato riconosciuto l'accesso alla fonoregistrazione della seduta del proprio comitato centrale, nell'ambito di un procedimento disciplinare conclusosi con la sospensione del professionista per sei mesi. La Federazione sosteneva, da un lato, che l'interesse all'accesso si fosse consumato per effetto dell'ostensione della documentazione cartacea e del verbale della seduta e, dall'altro, che fosse venuta meno l'attualità dell'interesse difensivo, poiché l'interessato aveva già esercitato le proprie difese dinanzi al comitato e proposto ricorso alla CCEPS. La controversia riguardava inoltre la qualificazione delle registrazioni audio come documenti amministrativi ostensibili, tenuto conto dell'assenza di un obbligo generale di registrazione delle sedute degli organi collegiali e della disciplina regolamentare interna della Federazione.

La decisione

Il Consiglio di Stato ha respinto l'appello e confermato la sentenza del TAR. Ha ritenuto che la nozione di documento amministrativo di cui all'art. 22, comma 1, lett. d), l. 241/1990 sia sufficientemente ampia da ricomprendere le registrazioni dirette a documentare l'attività amministrativa deliberativa di un organo collegiale. Pur rilevando che, in assenza di un obbligo normativo generale, la registrazione delle sedute dipende dalla scelta discrezionale o autoregolamentare dell'organo, il Collegio ha attribuito rilievo decisivo al regolamento della Federazione, il cui art. 7 stabilisce che le riunioni sono registrate per garantire trasparenza e tracciabilità e consentire una corretta verbalizzazione. Da tale previsione discende una funzione autonoma della fonoregistrazione, non meramente ancillare rispetto al verbale, sicché l'avvenuta ostensione di quest'ultimo non esaurisce l'interesse all'accesso. Il Collegio ha inoltre escluso la consumazione dell'interesse difensivo: l'accesso è astrattamente esercitabile anche durante un giudizio pendente, purché sussista in concreto la strumentalità rispetto alla difesa. Nel caso concreto il procedimento disciplinare era ancora pendente dinanzi alla CCEPS e la registrazione era stata indicata come utile alla ricostruzione dei fatti e all'articolazione delle difese. Le spese sono state compensate per la non univocità del quadro normativo e giurisprudenziale.

Norme richiamate

• art. 22, comma 1, lett. d), l. 241/1990

  La nozione di documento amministrativo comprende anche le registrazioni che documentano un'attività amministrativa, inclusa l'attività deliberativa di un organo collegiale.

• art. 7 del Regolamento delle riunioni in modalità telematica della Federazione nazionale degli ordini dei Biologi

  Le riunioni sono registrate per garantire trasparenza e tracciabilità, nonché per consentire una corretta verbalizzazione.

  La disposizione attribuisce alle registrazioni una funzione autonoma di trasparenza e tracciabilità, ulteriore rispetto alla mera verbalizzazione, rendendole accessibili nel caso concreto.

Massime di principio

• Le registrazioni audio o video di una seduta di un organo collegiale possono costituire documenti amministrativi ostensibili quando siano direttamente funzionali a documentare l'attività amministrativa svolta.
• In assenza di un obbligo generale di legge di registrare le sedute degli organi collegiali, il perimetro dell'accessibilità delle registrazioni deve essere determinato anche alla luce della disciplina autoregolamentare dell'organo e della funzione concretamente assegnata alle registrazioni.
• Quando il regolamento interno stabilisce che le sedute sono registrate per finalità di trasparenza, tracciabilità e corretta verbalizzazione, la registrazione svolge una funzione autonoma rispetto al verbale; pertanto, l'ostensione del verbale non determina il venir meno dell'interesse all'accesso alla registrazione.
• L'accesso difensivo può essere esercitato anche mentre è pendente un giudizio o un procedimento contenzioso, purché il richiedente dimostri in concreto la strumentalità dei documenti richiesti rispetto alla ricostruzione dei fatti e all'esercizio della difesa; tale interesse non viene meno per il solo fatto che siano già state svolte difese precedenti.

Come è indicizzato