Sentenza n. 796/2026 - Bari, Sezione 1

Esito

La controversia

La ricorrente, destinataria di un preavviso di diniego del rinnovo dell’iscrizione nell’elenco prefettizio del personale addetto ai servizi di controllo, ha chiesto l’accesso ai documenti richiamati nell’istruttoria, inclusi gli atti relativi a frequentazioni con soggetti ritenuti controindicati. La Prefettura ha accolto parzialmente l’istanza, negando l’accesso alle relazioni di servizio e alle annotazioni degli equipaggi di polizia riferite a un episodio specifico, sul presupposto della sottrazione all’accesso prevista dall’art. 3, comma 1, lett. b), del d.m. 16 marzo 2022. La ricorrente ha dedotto violazione della normativa sull’accesso ed eccesso di potere per difetto di motivazione e mancata ponderazione tra diritto di difesa, riservatezza e tutela dell’ordine pubblico, chiedendo l’ostensione della documentazione.

La decisione

Il TAR ha accolto il ricorso. Ha riconosciuto la sussistenza dell’interesse diretto, concreto e attuale all’accesso, poiché la conoscenza degli atti era necessaria per comprendere i fatti posti a fondamento del preavviso di diniego e per esercitare i rimedi di tutela, anche in ragione della mancata indicazione delle generalità dei soggetti controindicati. Il giudice ha chiarito che le categorie di documenti sottratte all’accesso dal d.m. 16 marzo 2022 non possono essere interpretate in senso automatico e generalizzato, altrimenti verrebbe frustrata la finalità della legge n. 241/1990. Il diritto di accesso difensivo previsto dall’art. 24, comma 7, della legge n. 241/1990 prevale, di regola, sulle esigenze di riservatezza; l’amministrazione può limitare o escludere l’ostensione soltanto indicando rigorosamente ragioni concrete ed eccezionali di prevalenza della tutela dell’ordine e della sicurezza pubblica o della prevenzione e repressione della criminalità. Pertanto, il diniego astratto e non adeguatamente motivato è stato ritenuto illegittimo. È stato ordinato alle amministrazioni di esibire la documentazione richiesta entro trenta giorni, consentendo tuttavia l’omissione dei dati che possano concretamente e motivatamente pregiudicare specifiche operazioni di sicurezza o di prevenzione e repressione della criminalità, nel rispetto delle posizioni degli eventuali controinteressati. Spese compensate.

Norme richiamate

• art. 22 l. 241/1990

  un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso

  La ricorrente è legittimata all’accesso perché titolare di una situazione giuridica collegata ai documenti richiesti e funzionale alla difesa rispetto al preavviso di diniego.

• art. 24, comma 6, lett. c), l. 241/1990

  quando i documenti riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali alla tutela dell'ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione della criminalità

  La disposizione consente limitazioni all’accesso per ragioni di ordine e sicurezza pubblica, ma tali limitazioni devono essere coordinate con il diritto di accesso difensivo e non possono tradursi in un’esclusione generalizzata.

• art. 24, comma 7, l. 241/1990

  deve comunque essere garantito ai richiedenti l'accesso ai documenti amministrativi, la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici

  Il diritto di accesso difensivo opera anche rispetto a documenti astrattamente sottraibili all’accesso e prevale, di regola, sulle esigenze di riservatezza, salvo concrete e motivate ragioni eccezionali di prevalenza contraria.

• art. 3, comma 1, lett. b), d.m. 16 marzo 2022

  le relazioni di servizio, informazioni ed altri atti o documenti inerenti ad adempimenti istruttori relativi a licenze, concessioni od autorizzazioni comunque denominate o ad altri provvedimenti di competenza delle autorità di pubblica sicurezza

  La norma regolamentare deve essere interpretata sistematicamente e non in senso letterale e generalizzato; l’esclusione non opera automaticamente quando l’ostensione sia necessaria per la difesa.

• art. 8, comma 2, d.P.R. 352/1992

  i documenti non possono essere sottratti all'accesso se non quando essi siano suscettibili di recare un pregiudizio concreto agli interessi indicati nell'art. 24 della L. 7 agosto 1990, n. 241

  La sottrazione all’accesso richiede un pregiudizio concreto agli interessi protetti, non essendo sufficiente il mero richiamo astratto alla categoria regolamentare di esclusione.

• art. 10, commi 3 e 4, l. 121/1981

  La disciplina consente all’interessato di chiedere conferma dell’esistenza e comunicazione intelligibile dei dati personali che lo riguardano, con il limite dei dati la cui comunicazione possa pregiudicare operazioni di tutela dell’ordine e della sicurezza pubblica o di prevenzione e repressione della criminalità.

Massime di principio

• Le categorie di documenti sottratti all’accesso mediante regolamento ministeriale in materia di ordine e sicurezza pubblica devono essere interpretate restrittivamente e sistematicamente, poiché non possono determinare una sottrazione generalizzata di tutti gli atti istruttori dell’amministrazione di pubblica sicurezza.
• Il diritto di accesso difensivo previsto dall’art. 24, comma 7, della legge n. 241/1990 deve essere garantito quando la conoscenza dei documenti sia necessaria per curare o difendere una situazione giuridica, anche se i documenti rientrano astrattamente in una categoria regolamentare di esclusione.
• L’amministrazione che neghi l’accesso per esigenze di ordine o sicurezza pubblica deve indicare in modo concreto, specifico e rigoroso il pregiudizio derivante dall’ostensione; il mero richiamo a una disposizione regolamentare non è sufficiente.
• Nel bilanciamento tra accesso difensivo e riservatezza, quest’ultima è normalmente recessiva; l’eventuale prevalenza delle esigenze di sicurezza deve essere motivata con riferimento a ragioni concrete ed eccezionali e può giustificare soltanto l’omissione dei dati effettivamente pregiudizievoli.
• L’ostensione di documenti contenenti informazioni di polizia deve essere disposta nel rispetto delle posizioni degli eventuali controinteressati e può essere limitata ai soli dati la cui comunicazione sia concretamente idonea a pregiudicare specifiche operazioni di tutela dell’ordine e della sicurezza pubblica o di prevenzione e repressione della criminalità.

Come è indicizzato