Sentenza del 24/01/2022 n. 322 - Comm. Trib. Reg. per la Calabria

Esito

La controversia

Il giudizio verteva sulla legittimità dell'autenticazione di copie prodotte dall'agente della riscossione. Questione principale: se i funzionari dell'agente possano autenticare copie conformi di documenti quali gli avvisi di ricevimento (AR). La corte ha esaminato il limite del potere di autenticazione, distinguendo tra documenti originali in possesso o sotto la custodia dell'agente e documenti provenienti da terzi, in particolare dall'ufficio postale.

La decisione

La sentenza ha affermato che i funzionari dell'agente della riscossione possono autenticare copie solo di originali che sono in loro possesso o di documenti di cui sono affidatari/custodi. Gli avvisi di ricevimento, essendo documenti di provenienza dell'ufficio postale, non rientrano in tale categoria: pertanto l'autenticazione effettuata dall'agente sulla copia degli AR è illegittima e non può sostituire la certificazione o la produzione dell'originale rilasciato dall'ufficio postale. Di conseguenza il ricorso volto a far valere l'invalidità di tali autenticazioni è stato accolto (o comunque ha trovato favore nella statuizione), con esclusione della piena efficacia probatoria delle copie autenticate dall'agente relative agli AR.

Norme richiamate

• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico sulla documentazione amministrativa), art. 19

  L'autenticazione di copia è ammessa con riferimento a documenti originali di cui chi autentica è titolare della disponibilità o custode; la norma è stata intesa nel senso di limitare il potere di autentica ai soli documenti effettivamente in possesso dell'ente/ufficio che procede.

• Normativa/Regolamentazione postale (principio di provenienza dei documenti dell'ufficio postale)

  Gli avvisi di ricevimento sono considerati documenti di provenienza e pertinenza dell'ufficio postale; ne consegue che la loro autenticazione deve essere operata o certificata dall'ufficio postale o da soggetti autorizzati, non dall'agente della riscossione che non è custode originario di tali atti.

Massime di principio

• Il potere di autenticare copie è limitato ai documenti di cui l'ente o il funzionario è effettivamente possessore o custode: non si può estendere tale potere a documenti originati da terzi.
• Documenti provenienti dall'ufficio postale (es. avvisi di ricevimento) devono essere prodotti nell'originale o certificati dall'ufficio postale; copie autenticate da soggetti terzi non sostituiscono la prova fornita dall'originale.
• In caso di contestazione sulla validità dell'autenticazione, il giudice valuta la catena di custodia e la titolarità del possesso: assenza di possesso/custodia rende l'autenticazione inefficace a fini probatori.
• Per evitare rischi probatori, le amministrazioni e gli agenti della riscossione dovrebbero richiedere direttamente all'ufficio emittente (postale) certificati o copie conformi rilasciate dall'emittente, oppure acquisire gli originali.
• Il contribuente che contesta un atto basato su copie autenticate illegittimamente può chiedere esclusione della prova, produzione dell'originale o rinnovazione istruttoria per dimostrare la mancata comunicazione o l'irregolarità formale.