DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445

Documentazione amministrativa e semplificazione dei rapporti con la PA

Il testo unico disciplina la formazione, il rilascio, la trasmissione, la conservazione e l’utilizzo di atti e documenti nella pubblica amministrazione. Regola anche l’uso delle dichiarazioni sostitutive, le autenticazioni, le legalizzazioni, le copie autentiche e la gestione informatica dei documenti.

Definizioni rilevanti

Ai fini della disciplina vengono definiti, tra gli altri: documento amministrativo, documento informatico, documento di riconoscimento, documento d’identità, certificato, dichiarazione sostitutiva di certificazione, dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, autenticazione di sottoscrizione, legalizzazione di firma, legalizzazione di fotografia, firma digitale, amministrazioni procedenti e certificanti, gestione dei documenti, sistema di gestione informatica dei documenti e segnatura di protocollo. Diverse ulteriori definizioni originarie risultano abrogate dal codice dell’amministrazione digitale.

Ambito soggettivo e documenti esteri

Le disposizioni si applicano a cittadini italiani e dell’Unione europea, persone giuridiche, società di persone, pubbliche amministrazioni, enti, associazioni e comitati con sede in Italia o nell’Unione europea. I cittadini di Stati non UE regolarmente soggiornanti in Italia possono usare le dichiarazioni sostitutive solo per stati, qualità personali e fatti certificabili da soggetti pubblici italiani, con i limiti della normativa su immigrazione e straniero. Per gli altri casi, si richiedono certificati o attestazioni estere con traduzione italiana autenticata dal consolato italiano.

Impedimenti alla sottoscrizione e rappresentanza legale

Chi non sa o non può firmare può rendere la dichiarazione al pubblico ufficiale, che accerta l’identità e attesta l’impedimento. In caso di impedimento temporaneo per ragioni di salute, la dichiarazione è resa dal coniuge, in mancanza dai figli o, in ulteriore assenza, da altro parente fino al terzo grado. Le dichiarazioni e i documenti dell’interessato sottoposto a potestà genitoriale, tutela o curatela sono sottoscritti dal soggetto che lo rappresenta o con l’assistenza del curatore. Tali regole non si applicano alle dichiarazioni fiscali.

Copie autentiche e conformità all’originale

Le copie autentiche, totali o parziali, possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che garantisca riproduzione fedele e duratura e possono sostituire l’originale. L’autenticazione è effettuata dal pubblico ufficiale emittente, depositario dell’originale, da notaio, cancelliere, segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco; per i documenti informatici valgono le regole specifiche del sistema digitale. Nel procedimento in corso, la copia autentica può essere rilasciata anche dal responsabile del procedimento o da un dipendente competente, su esibizione dell’originale e senza deposito.

Autocertificazione e sostituzione dei certificati

La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà può attestare la conformità all’originale di copie di atti, documenti, pubblicazioni, titoli di studio o di servizio e, in certi casi, documenti fiscali da conservare obbligatoriamente. Nei rapporti con pubbliche amministrazioni e gestori di pubblici servizi, i certificati sono sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive per gli stati e fatti previsti dalla legge. Restano invece fuori dalla sostituzione i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti, salvo discipline di settore. Per le attività sportive non agonistiche scolastiche è previsto un unico certificato medico annuale di idoneità rilasciato dal medico di base.

Certificati, validità e divieti di utilizzo verso la PA

Le certificazioni della PA sono utilizzabili solo nei rapporti tra privati; verso PA e gestori di pubblici servizi devono essere sostituite da dichiarazioni sostitutive. Sui certificati destinati ai privati deve comparire, a pena di nullità, l’avvertenza che non possono essere prodotti alla PA o ai gestori di pubblici servizi. I certificati non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata; gli altri valgono sei mesi, salvo diversa previsione. Le certificazioni relative alla stessa persona e nello stesso procedimento devono essere contenute in un unico documento.

Documenti di identità e documentazione mediante esibizione

Il documento di identità può sempre essere sostituito da un documento di riconoscimento equipollente, come passaporto, patente di guida, patente nautica, libretto di pensione, patentino per impianti termici, porto d’armi e tessere di riconoscimento con fotografia e segnatura equivalente. I dati anagrafici contenuti in un documento valido possono essere comprovati mediante esibizione del documento; in tal caso la PA non può chiedere certificati sugli stati o fatti già risultanti. Se il documento è scaduto, i dati possono essere comunque comprovati con dichiarazione in calce alla fotocopia che attesti l’assenza di variazioni.

Dichiarazioni sostitutive: contenuti ammessi

Possono essere sostituiti con dichiarazione, anche contestuale all’istanza, numerosi stati, qualità personali e fatti: nascita, residenza, cittadinanza, godimento dei diritti civili e politici, stato civile e di famiglia, esistenza in vita, eventi familiari, iscrizioni ad albi o elenchi, appartenenza a ordini professionali, titoli di studio e qualifiche, situazione reddituale o economica, obblighi contributivi, codice fiscale, partita IVA, stato di disoccupazione, qualità di pensionato, studente, rappresentante legale, iscrizione ad associazioni, obblighi militari, assenza di condanne o procedimenti penali nei limiti di legge, qualità di vivenza a carico, dati dello stato civile e assenza di fallimento o liquidazione.

Dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e smarrimento documenti

L’atto di notorietà è sostituito, per fatti a diretta conoscenza dell’interessato, da dichiarazione resa e sottoscritta secondo le modalità previste per l’invio alla PA. Salvo eccezioni di legge, tutti gli stati, qualità e fatti non ricompresi nell’elenco delle certificazioni sostituibili sono comprovati mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. Lo smarrimento di documenti di riconoscimento o attestanti stati e qualità personali può essere comprovato con dichiarazione sostitutiva, salvo che la legge richieda espressamente denuncia all’autorità di polizia giudiziaria.

Modalità di presentazione, sottoscrizione e rappresentanza

Le istanze e dichiarazioni possono essere inviate anche via fax o telematicamente; le domande telematiche sono valide se presentate secondo le regole del codice dell’amministrazione digitale. Le dichiarazioni sostitutive sono presentate con firma in presenza del dipendente addetto oppure con firma accompagnata da copia non autenticata del documento di identità. Il potere di rappresentanza per presentare istanze, progetti, dichiarazioni, ritirare atti e documenti può essere conferito ad altro soggetto con le stesse modalità.

Concorsi, autenticazioni e legalizzazioni

Le domande di partecipazione a concorsi o selezioni per l’assunzione nella PA, nonché agli esami per abilitazioni, diplomi o titoli culturali, non richiedono autenticazione della firma. L’autenticazione delle sottoscrizioni segue le regole previste per istanze e dichiarazioni alla PA; se presentate a soggetti diversi dalla PA o per la riscossione da parte di terzi di benefici economici, l’autentica è resa da notaio, cancelliere, segretario comunale o altro dipendente incaricato.

Legalizzazione di firme e fotografie

La legalizzazione di firme deve indicare generalità del firmatario, data e luogo, qualifica del pubblico ufficiale, firma per esteso e timbro. Non sono soggette a legalizzazione le firme di pubblici funzionari o ufficiali su atti da loro rilasciati, salvo casi specifici. Sono previste regole particolari per firme di capi di scuole riconosciute, per atti da e per l’estero, per documenti stranieri con traduzione italiana, per atti rilasciati da rappresentanze diplomatiche estere e per esenzioni previste da leggi o accordi internazionali. Le fotografie per documenti personali sono legalizzate dall’amministrazione competente; la legalizzazione delle fotografie è esente da bollo.

Protocollo informatico e gestione documentale

Le PA devono adottare sistemi di protocollo informatico e sostituire i registri cartacei con sistemi conformi. Entro il 1° gennaio 2004 dovevano realizzare o revisionare i sistemi informativi automatizzati per la gestione del protocollo e dei procedimenti amministrativi, nel rispetto della riservatezza. Il sistema di gestione documentale deve garantire sicurezza, integrità, registrazione corretta, reperibilità, accesso controllato e corretta organizzazione archivistica. La registrazione di protocollo richiede numero progressivo, data, mittente o destinatario, oggetto, data e protocollo del documento ricevuto se disponibili, e impronta del documento informatico. La segnatura di protocollo è apposta in modo permanente e non modificabile con il numero, la data e l’identificazione sintetica dell’amministrazione o area organizzativa.

Acquisizione d’ufficio, interoperabilità e documenti trasmessi

Le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi devono acquisire d’ufficio i dati e documenti in possesso di altre PA, previa indicazione degli elementi indispensabili da parte dell’interessato, e devono accettare le dichiarazioni sostitutive. L’acquisizione avviene esclusivamente per via telematica e gli archivi informatici delle amministrazioni certificanti devono essere consultabili senza oneri, nel rispetto della riservatezza. I documenti trasmessi via fax o con altro mezzo telematico o informatico idoneo a identificare la fonte soddisfano il requisito della forma scritta e non richiedono invio dell’originale.

SUAP, stato civile e ulteriori acquisizioni d’ufficio

Lo sportello unico per le attività produttive trasmette alle altre amministrazioni le comunicazioni e i documenti necessari e invia alla Camera di commercio il duplicato informatico per il REA e il fascicolo informatico dell’impresa; le comunicazioni avvengono esclusivamente in modalità telematica. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti solo per procedimenti che comportano cambiamento di stato civile e, se già formati o tenuti in Italia o presso consolati italiani, sono acquisiti d’ufficio; al di fuori di tali casi, l’acquisizione d’ufficio è possibile solo se indispensabile. Le informazioni sulla regolarità contributiva sono acquisite d’ufficio o controllate secondo la normativa di settore.

Esenzioni fiscali

Le dichiarazioni sostitutive sono esenti dall’imposta di bollo. Il bollo non è dovuto quando l’atto sostituito, o quello in cui si appone la firma da legalizzare, è esente da bollo per legge.

Stato di applicazione attuale

Ampie parti del testo originario risultano abrogate dal d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale) e da altre modifiche successive. Restano però applicabili varie norme centrali sulla semplificazione documentale, sulle autocertificazioni, sulle copie, sull’acquisizione d’ufficio e sulla gestione informatica dei documenti.