Sentenza n. 569/2026 - Roma, Sezione 3B

Esito

La controversia

Il ricorrente, insegnante collocato in quiescenza, aveva chiesto di accedere al proprio fascicolo personale e di ottenere copia degli atti ivi contenuti. Dopo un primo accesso effettuato nel dicembre 2024, con istanza del 23 gennaio 2025 aveva chiesto anche la visione e copia del contenuto di sei buste chiuse contrassegnate con la sigla “Ris.”. Il dirigente scolastico, con comunicazione del 20 febbraio 2025, aveva chiesto la compilazione del modulo predisposto e la specificazione degli atti effettivamente richiesti, anche in ragione della rilevante mole documentale e della possibile presenza di dati riferibili ad altri soggetti. Il ricorrente ha dedotto la formazione del silenzio-rigetto e ha chiesto l’accertamento dell’illegittimità del diniego, l’annullamento dello stesso e l’ordine di esibizione e consegna delle copie. Ha lamentato la violazione degli artt. 2 e 35 Cost. e degli artt. 22 e seguenti della l. n. 241/1990, nonché profili di eccesso di potere, sostenendo che il dipendente pubblico avrebbe diritto ad accedere agli atti del proprio fascicolo personale senza dover previamente individuare i singoli documenti, anche quando si tratti di atti riservati.

La decisione

Il TAR ha respinto il ricorso ritenendo insussistente il silenzio-rigetto. Dalla documentazione prodotta dall’amministrazione risultava un articolato e continuo scambio di comunicazioni: il dirigente aveva invitato il ricorrente a utilizzare il modulo di accesso, aveva organizzato l’accesso al fascicolo, gli aveva consentito di prendere visione degli atti, aveva richiesto la specificazione dei documenti di cui ottenere copia per quantificare gli oneri e verificare l’eventuale coinvolgimento di dati di terzi, e aveva nuovamente trasmesso il modulo il 3 marzo 2025. Secondo il Collegio, tali interlocuzioni escludevano l’esistenza di un provvedimento espresso o tacito di rigetto. L’amministrazione aveva già parzialmente accolto l’istanza consentendo la visione del fascicolo e aveva indicato le modalità necessarie per il rilascio delle copie, compreso il pagamento degli oneri previsto dall’art. 25, comma 1, della l. n. 241/1990. La richiesta di precisare gli atti riguardanti altri soggetti è stata ritenuta ragionevole, perché funzionale all’identificazione degli eventuali controinteressati e alla loro partecipazione al procedimento ai sensi dell’art. 13, comma 1, del d.P.R. n. 186/2004. Il mancato rilascio delle copie è stato quindi ricondotto alla mancata collaborazione dell’interessato, non a un diniego dell’amministrazione. Non essendovi un rigetto, non sussisteva la lamentata lesione del diritto di accesso. Le spese sono state integralmente compensate.

Norme richiamate

• artt. 22 ss. l. 241/1990

  La disciplina dell’accesso documentale presuppone una richiesta riferita a documenti individuabili e consente all’amministrazione di svolgere gli adempimenti necessari alla gestione dell’istanza e alla tutela degli eventuali controinteressati.

• art. 25, comma 1, l. 241/1990

  Il rilascio di copie può essere subordinato al pagamento dei costi di riproduzione; la quantificazione degli oneri può richiedere la previa individuazione della concreta mole dei documenti richiesti.

• art. 13, comma 1, d.P.R. 186/2004

  la pubblica amministrazione cui è indirizzata la richiesta di accesso, se individua soggetti controinteressati, di cui all'articolo 22, comma 1, lettera c), della legge, è tenuta a dare comunicazione agli stessi, mediante invio di copia con raccomandata con avviso di ricevimento

  Quando dall’istanza emergono possibili controinteressati, l’amministrazione deve poter identificare i documenti coinvolti e i soggetti da avvisare; a tal fine può chiedere al richiedente di precisare l’oggetto dell’accesso.

• artt. 2 e 35 Cost.

  Il giudice non ha ravvisato, nella condotta amministrativa esaminata, una violazione dei principi costituzionali invocati dal ricorrente.

Massime di principio

• Non si forma il silenzio-rigetto sull’istanza di accesso quando, nel termine utile e anche successivamente, l’amministrazione mantenga interlocuzioni concrete con il richiedente, consenta almeno parzialmente l’accesso e richieda chiarimenti o integrazioni necessari per definire l’oggetto dell’ostensione.
• La richiesta di accesso riferita indistintamente a un intero fascicolo di rilevante consistenza non impedisce all’amministrazione di chiedere al richiedente di individuare i documenti di cui intende ottenere copia, anche per determinare i costi di riproduzione e di rilascio.
• Quando i documenti richiesti possono contenere dati riferibili ad altri soggetti, l’amministrazione può chiedere una precisazione dell’oggetto dell’istanza per identificare gli eventuali controinteressati e consentire loro la partecipazione al procedimento di accesso.
• Il mancato rilascio immediato delle copie non equivale a un diniego quando l’amministrazione abbia già consentito la visione degli atti e il differimento del rilascio dipenda dalla necessità di completare l’istanza, quantificare gli oneri o tutelare eventuali controinteressati.
• La collaborazione del richiedente è necessaria quando l’amministrazione gli chieda chiarimenti indispensabili per identificare i documenti richiesti, individuare eventuali controinteressati e determinare gli oneri di copia; l’inerzia del richiedente non può essere imputata all’amministrazione come silenzio-rigetto.

Come è indicizzato