Circolare numero 216 del 13-11-1996

Approvazione e messa in opera del massimario di conservazione e scarto

La circolare comunica l’approvazione del massimario di conservazione e scarto degli atti e documenti, predisposto secondo i criteri del D.P.R. 30 settembre 1963 n. 1409. Il documento, validato dai Ministeri competenti, viene posto a base della gestione uniforme degli archivi cartacei di tutte le strutture operative.

Ambito di applicazione e articolazione del massimario

Il massimario è suddiviso in cinque sezioni:

• documentazione comune a tutte le strutture;
• Direzione Generale;
• sedi regionali;
• sedi autonome di produzione e strutture decentrate;
• Casa di cura "G. Bettolo" di Camogli.

È precisato che il massimario è corredato da un manuale operativo che contiene, oltre ai riferimenti normativi, i criteri di corretta gestione degli archivi e le procedure da seguire per lo scarto della documentazione.

Tempi di conservazione e responsabilità dei dirigenti

I tempi di conservazione indicati nel massimario devono essere intesi come tempi minimi. Essi possono essere prolungati soltanto in presenza di effettive esigenze di ordine funzionale o organizzativo.

I dirigenti delle strutture sono tenuti ad applicare con tempestività i nuovi indirizzi, al fine di assicurare una migliore e più razionale utilizzazione degli archivi e degli spazi in cui essi sono collocati.

Procedura di scarto e ruolo delle Soprintendenze archivistiche

Le proposte di scarto devono essere sottoposte al nulla osta delle Soprintendenze archivistiche competenti per territorio. Il riferimento è al manuale operativo e all’elenco allegato delle competenze territoriali.

Le Soprintendenze possono, se necessario per particolari ed eccezionali esigenze, sottrarre documenti o intere serie documentali dagli elenchi di scarto.

Lo scarto può essere effettuato solo dopo la restituzione dell’elenco con il nulla osta richiesto. In mancanza di risposta della Soprintendenza entro 40 giorni dalla comunicazione, lo scarto si intende autorizzato.

Destinazione del materiale scartato

La documentazione autorizzata allo scarto deve essere ceduta alla CRI, ai sensi del decreto-legge 12 febbraio 1930, n. 84 e successive proroghe.

Se la CRI non provvede al ritiro entro 40 giorni dalla segnalazione di messa a disposizione del materiale, l’Istituto può procedere alla sua eliminazione mediante cessione a terzi. In ogni caso devono essere rispettate procedure di sicurezza idonee a evitare usi distorti o criminose utilizzazioni della documentazione scartata.

Della cessione deve essere comunque trasmesso alla Soprintendenza il relativo verbale.

Segnalazione di incongruenze e aggiornamento del massimario

Qualora i dirigenti rilevino, in sede di applicazione del massimario, eventuali situazioni di incongruenza, devono segnalarle con tempestività alla Direzione Centrale Sistema Qualità e comunque entro 2 anni dalla data della circolare.

Alla scadenza del biennio è prevista una eventuale revisione del massimario; successivamente sono programmati aggiornamenti periodici ogni 5 anni.

Documentazione ex SCAU

La circolare informa che è in corso la revisione e l’aggiornamento del massimario di scarto concernente la documentazione ex SCAU. Fino all’emanazione del relativo massimario, che costituirà appendice del massimario di scarto dell’Istituto, non è consentito alcun tipo di scarto di tale documentazione.

Trasmissione della circolare e disponibilità del testo

La circolare e la relativa documentazione, inclusa la lettera di approvazione del massimario da parte del Ministero del Lavoro, sono trasmesse anche alle Soprintendenze archivistiche territoriali a cura della Direzione Generale.

Il massimario è inoltre reso disponibile per la stampa nella casella di posta elettronica dei Direttori delle Sedi.