Circolare numero 31 del 10-03-2014

Acentramento dei pagamenti delle prestazioni di fine servizio e fine rapporto

La circolare descrive l’avvio del nuovo processo di pagamento accentrato delle prestazioni di fine servizio e di fine rapporto, con decorrenza 12 marzo 2014, presso la contabilità speciale della Banca d’Italia intestata alla Direzione generale. L’intervento, inserito nel più ampio processo di riforma dei sistemi di pagamento e riscossione, mira a semplificare il controllo dei flussi finanziari, realizzare economie gestionali e migliorare il servizio all’utenza. Il sistema integra gli applicativi amministrativi SIN con il sistema contabile SAP R/3.

Ambito di applicazione e sviluppi successivi

Il nuovo procedimento riguarda i pagamenti delle prestazioni di fine servizio erogate dall’Istituto ai soggetti iscritti alle gestioni ex ENPAS ed ex INADEL. La circolare segnala inoltre che entro la fine di marzo saranno accentrati anche i pagamenti delle spese di funzionamento e delle spese istituzionali a controllo di budget, nonché dei prestiti agli iscritti e delle borse di studio della Gestione credito e welfare. Le relative indicazioni operative saranno diffuse con successivi messaggi Hermes.

Adempimenti amministrativi e contabili

Rimangono fermi gli adempimenti amministrativi e contabili già previsti dalla normativa interna, richiamata anche dalla circolare n. 121 del 4 dicembre 2009. In particolare, il responsabile dell’unità di processo deve verificare la correttezza della liquidazione delle prestazioni e sottoscrivere la documentazione prodotta dalla procedura amministrativa. Il riferimento normativo richiamato è costituito dagli articoli 28 e 29 del Regolamento di amministrazione e contabilità dell’Istituto.

Ai fini dell’informazione del responsabile contabile della sede territoriale, l’ufficio amministrativo deve consegnare il dispositivo di pagamento unitamente a:

• biglietto contabile con annotazione di registrazione, che nella nuova procedura riporta la dicitura "biglietto contabile contabilizzato";
• lista dei beneficiari, ossia la distinta di cassa;
• eventuali ulteriori prospetti prodotti dalla procedura amministrativa da conservare agli atti.

Modalità di pagamento ammesse

La procedura consente i seguenti strumenti di pagamento:

• accredito su conto corrente bancario;
• accredito su conto corrente postale;
• accredito su carta prepagata;
• accredito su libretto postale con codice IBAN, al momento possibile solo per operazioni di accredito nell’ambito del circuito BancoPosta;
• riscossione di contante presso sportello postale tramite bonifico domiciliato, limitatamente ad importi fino a 1.000 euro.

La circolare evidenzia che le nuove modalità sono l’accredito su libretto postale e il bonifico domiciliato per contante presso lo sportello postale. Non è più possibile il pagamento con assegno circolare, salvo i casi di pagamento manuale previsti successivamente. Tali innovazioni saranno recepite anche nella modulistica cartacea e telematica relativa alle prestazioni.

Frequenza dei pagamenti e tempi bancari

Con il sistema accentrato non è più necessaria la richiesta mensile di fondi, poiché i pagamenti avvengono tramite traenza diretta sul conto di tesoreria presso la Banca d’Italia intestato alla Direzione generale. Ciò consente di effettuare determinazioni e pagamenti con frequenza giornaliera. Di conseguenza, la richiesta mensile di fondi destinata alle prestazioni in esame deve riguardare soltanto le liquidazioni da eseguire con modalità manuale.

La circolare raccomanda di inserire un numero contenuto di pratiche in ciascuna determinazione, preferibilmente non superiore a 10, in modo da facilitare la gestione degli esiti di pagamento. Inoltre, per le pratiche pagabili con mandato accentrato, i tempi bancari stimati sono ridotti a sei giorni lavorativi; tale termine decorre dalla determinazione dell’atto ed è rilevante ai fini del calcolo degli interessi per eventuali ritardi. Nei casi di pagamento manuale i tempi restano pari a 14 giorni.

Nuove modalità applicative SIN e tipologie di determina

Per consentire i pagamenti accentrati è rilasciata la nuova versione degli applicativi SIN TFS e SIN TFR, che automatizza la generazione dei mandati e dei biglietti contabili per i trattamenti di fine servizio e fine rapporto relativi agli iscritti ex Inadel ed ex Enpas. Le modifiche sono illustrate nei manuali operativi allegati alla circolare e disponibili in Intranet.

Al momento, con mandato accentrato sono pagabili:

• le prime liquidazioni senza rate;
• le riliquidazioni;
• le prime rate dei piani rateali.

Restano invece gestite con la consueta modalità manuale le rate successive alla prima, in attesa di ulteriori implementazioni.

La determina idonea al pagamento automatizzato viene generata come "Positiva Italia". Sono previste anche:

• "Positiva Estera", per le pratiche con beneficiari che richiedono il pagamento su conto estero;
• "Positiva Manuale", utilizzabile fino a quando tutte le tipologie di recuperi e rimborsi non saranno contabilizzate automaticamente.

Pratiche escluse dal mandato automatizzato

In questa prima fase restano pagate manualmente le pratiche di mobilità in uscita TFS e TFR e le pratiche TFS che contengono benefici della legge n. 206/2004. Inoltre, non possono essere inserite in un mandato automatizzato le pratiche TFS e TFR che contengono determinate voci di recupero o rimborso. Tra le voci di recupero elencate figurano, tra le altre:

• prestito pluriennale, piccolo prestito e mutui garantiti;
• indennità anticipate dallo Stato o enti locali;
• somme pignorate o in attesa;
• credito conto terzi;
• recupero conto terzi coniuge divorziato;
• indebiti pensionistici.

Tra le voci di rimborso escluse dal mandato automatizzato figurano:

• prestito pluriennale, piccolo prestito e mutui garantiti;
• somme pignorate o in attesa;
• credito conto terzi;
• credito conto terzi coniuge divorziato;
• indebiti pensionistici.

Le pratiche che presentano tali componenti vengono compattate in determinazioni "positive manuali" e pagate con il consueto mandato cartaceo a valere sul conto corrente bancario di sede. In tali casi non possono essere usate le modalità di pagamento "bonifico domiciliato" e "accredito su libretto postale", riservate ai lotti telematici trasmessi a Banca d’Italia e Poste.

Verifica di morosità e invio a SAP

Per importi netti uguali o superiori a 10.000 euro, oppure nei casi eccezionali in cui creazione della determina e pagamento non siano contestuali, prima dell’invio a SAP deve essere eseguita la verifica di morosità da inoltrare ad Equitalia S.p.A. su tutte le prestazioni di TFS e TFR, ai sensi dell’art. 48-bis del DPR 29 settembre 1973, n. 602, del D.M. 18 gennaio 2008, n. 40 e delle circolari ministeriali richiamate.

La circolare segnala inoltre l’opportunità di inviare la determina a SAP il medesimo giorno in cui viene creata.

Gestione dell’iter di pagamento e degli esiti

Per la determina "Positiva Italia" la stampa del partitario e della distinta di cassa è inibita, mentre il biglietto contabile può essere visualizzato e, se necessario, stampato con la dicitura "Biglietto contabile da contabilizzare". Fino all’invio a SAP la determina può essere annullata con la funzione "annulla determina", che riporta tutte le pratiche allo stato di "validata".

Dopo l’invio a SAP, il processo entra in coda di attesa. Se l’esito è positivo, il sistema acquisisce automaticamente il numero di mandato e pone le pratiche in stato "pagata" o "pagata prima rata". Il biglietto contabile assume lo stato di "contabilizzato" e, insieme alla distinta di cassa firmata dal responsabile del procedimento, viene trasmesso al servizio contabile di sede. Possono inoltre essere prodotti i prospetti di liquidazione da inviare agli interessati.

In caso di esito negativo, il sistema mostra solo il codice di errore rilevato sulla scrivania virtuale dell’operatore. La circolare evidenzia che l’individuazione dell’errore è più semplice se la determina contiene poche pratiche. Se si utilizza la funzione "annulla determina", tutte le pratiche tornano allo stato di "validata", ma il dettaglio degli errori si perde.

Per la determina "Positiva Manuale" la stampa del biglietto contabile è inibita, mentre partitario e distinta di cassa restano stampabili con le modalità ordinarie.

Istruzioni contabili e conto di interferenza

La parte contabile del nuovo processo prevede la predisposizione automatizzata delle registrazioni necessarie all’emissione del mandato di pagamento tramite la Direzione generale e all’aggiornamento contestuale della contabilità. La lavorazione territoriale determina la contabilizzazione automatica in SAP R/3 dell’imputazione aggregata degli oneri TFS e TFR secondo la disciplina già richiamata dalla circolare n. 124 del 18 ottobre 2012.

Sulle singole sedi, con tipo operazione "TF", vengono assunti debiti sui conti di contabilità generale identificati da specifici codici per le varie prestazioni:

• TFS ENPAS - Buonuscita: conto INB10130, prefisso ES;
• TFS INADEL - Indennità premio fine servizio: conto IND10130, prefisso IS;
• TFR ENPAS - Trattamento di fine rapporto: conto INB10140, prefisso ER;
• TFR INADEL - Trattamento di fine rapporto: conto IND10140, prefisso IR.

La Direzione generale predispone i lotti telematici per emettere automaticamente i corrispondenti ordinativi di pagamento, con imputazione delle somme al nuovo conto di interferenza GPA55172. La preacquisizione del mandato genera poi la scrittura di chiusura automatica dei debiti sulle sedi territoriali, in contropartita del medesimo conto di interferenza, che a livello nazionale deve avere saldo zero. Il numero di mandato è acquisito automaticamente dal sistema SIN, che chiude così la pratica amministrativa.

Gestione dei riaccrediti

Per i pagamenti TFS e TFR non andati a buon fine, il flusso telematico di rendicontazione di Banca d’Italia consente di imputare le somme riaccreditate alla contabilità della Direzione generale sul conto di interferenza GPA55180. La chiusura sulle sedi territoriali avviene in contropartita del conto GPA10031, "Debito per somme non riscosse dai beneficiari", assistito da partitario contabile e da specifici codici bilancio:

• ENPAS - Buonuscita: 3105, prefisso ES;
• INADEL - Indennità premio fine servizio: 3108, prefisso IS;
• ENPAS - TFR: 3106, prefisso ER;
• INADEL - TFR: 3109, prefisso IR.

Nelle more dell’implementazione di una gestione completamente automatizzata dei riaccrediti, la circolare disciplina le operazioni da seguire sia per i pagamenti accentrati sia per quelli manuali. La verifica del pagamento non andato a buon fine va effettuata dall’operatore amministrativo su richiesta del beneficiario; il funzionario contabile individua il riaccredito nel partitario del conto GPA10031 e stampa il modello SC33, da consegnare all’operatore.

Dopo il riaccredito, l’operatore può procedere:

• con "reintroito per annullamento", annullando la pratica in SIN e lavorandola nuovamente; per ciascuna pratica deve essere prodotto un biglietto contabile cartaceo con gli estremi del GPA10031 in DARE e i conti originari in contropartita;
• con "reintroito per accantonamento", nel caso di IBAN errato, una volta accertato quello corretto, inserendolo in SIN TFS dalla funzione "modalità di pagamento"; in caso di indirizzo errato per bonifici domiciliati, mediante modifica nell’anagrafica.

In entrambe le ipotesi la riemissione della prestazione avviene con modalità manuale. Se l’errore di IBAN o indirizzo non dipende da una trasposizione errata dei dati da parte dell’operatore, è necessaria una dichiarazione dell’interessato con indicazione dei dati corretti e copia del documento di identità; se la dichiarazione è consegnata a mano, deve essere firmata in modo leggibile anche dal dipendente che la riceve.

Casi particolari e prime applicazioni

Per le prestazioni con più beneficiari, la circolare segnala che sono in corso gli adeguamenti degli applicativi SIN TFS e SIN TFR. Se il pagamento si risolve negativamente solo per uno o alcuni beneficiari, occorre l’intervento del funzionario contabile di sede per reintroitare la singola quota non andata a buon fine e riemetterla successivamente.

Viene inoltre confermato che gli applicativi impediscono l’associazione tra atto di liquidazione e mandato quando le date appartengono ad anni diversi; di conseguenza, anche i pagamenti tramite procedura accentrata devono rispettare le scadenze di chiusura annuali stabilite dal relativo messaggio.

Per l’avvio iniziale del nuovo processo, possono essere pagate tramite procedura accentrata tutte le pratiche di TFS precalcolate dal 4 febbraio 2014 in poi e tutte le pratiche di TFR precalcolate dall’11 febbraio 2014 in poi, ferme restando le limitazioni già illustrate. Le pratiche precalcolate prima di tali date devono essere trattate come "positive manuali" oppure riportate in istruttoria e nuovamente in pre-calcolo per poter rientrare nelle determinazioni pagate con mandato accentrato.