Circolare numero 35 del 20-03-2014

Rilascio della procedura automatizzata per i pagamenti accentrati di prestiti, borse di studio e assistenza scolastica

La circolare comunica l’avvenuta messa in produzione di una nuova procedura automatizzata di colloquio tra SIN e SAP per la gestione dei pagamenti accentrati di alcune prestazioni della Gestione unitaria delle prestazioni creditizie e sociali e degli interventi di assistenza scolastica. L’intervento elimina la precedente manualità di emissione del mandato locale in SAP e introduce un flusso accentrato con contabilizzazione automatizzata sulle sedi territoriali di competenza.

Decorrenza e perimetro applicativo

Dal 24 marzo 2014 sono pienamente operative le nuove funzionalità per il pagamento accentrato di:

• piccoli prestiti;
• prestiti pluriennali;
• borse di studio medie e superiori;
• borse di studio universitarie e post-universitarie, in gestione contabile INC;
• interventi di assistenza scolastica, in gestione contabile INA.

La circolare richiama il contesto precedente: con il messaggio n. 656 del 14 gennaio 2014 era stata comunicata la chiusura definitiva del sistema contabile SAP ex INPDAP come sistema di prima nota; successivamente le procedure amministrative erano state adattate al SAP dell’Istituto, ma in assenza delle nuove funzionalità le Sedi avevano continuato a emettere localmente i mandati con elaborazione manuale.

Iter procedurale nel SIN e aggiornamento automatico

Nel flusso amministrativo interno agli applicativi SIN non viene modificata la parte di liquidazione, salvo la fase conclusiva che ora prevede l’invio a SAP delle pratiche aggregate in determinazione.

A tal fine:

• viene ripristinato lo step "invia a SAP";
• viene rimossa la funzione di assegnazione manuale del numero di mandato;
• il numero e la data del mandato rientrano automaticamente da SAP come informazione di ritorno.

L’aggiornamento dello stato pratica e dei dati di mandato avviene in modalità asincrona, quindi non in tempo reale, con frequenza prevista di una o due volte al giorno.

La circolare raccomanda attenzione al momento dell’avvio della procedura, poiché tutte le proposte in attesa di approvazione risultano disponibili per l’invio: l’approvatore amministrativo deve inoltrare a SAP solo le pratiche per le quali non sia già stato emesso mandato manuale. Le posizioni già pagate manualmente devono essere segnalate ad Assistenza Utenti con gli estremi del mandato, così da consentire l’aggiornamento corretto dello stato pratica.

Adempimenti amministrativi e contabili

Per i pagamenti di prestiti e borse di studio la circolare ribadisce che si tratta di spese istituzionali obbligatorie e con controllo di budget. Non è richiesta la prenotazione di spesa e il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile SIGEC non si applica a queste fattispecie.

Restano tuttavia fermi:

• i controlli preventivi all’ordinazione della spesa;
• l’assunzione dell’impegno sui pertinenti capitoli e voci di spesa;
• la verifica della correttezza della liquidazione da parte del responsabile dell’unità di processo;
• la firma della documentazione prodotta da parte del responsabile competente.

L’uso della procedura di pagamento è quindi subordinato sia al controllo amministrativo della liquidazione sia all’assunzione dell’impegno di spesa.

Proposta di pagamento, firme e funzione di accettazione

La procedura contabile genera una proposta di pagamento, documento riassuntivo contenente gli elementi necessari per la predisposizione dei lotti telematici destinati ai pagamenti accentrati tramite Banca d’Italia. Tale documento svolge sostanzialmente la funzione dell’ordinativo di pagamento.

La proposta deve:

• essere stampata;
• essere sottoscritta con firme leggibili dal direttore di sede e dal titolare del riscontro contabile;
• in alternativa, essere firmata dai rispettivi sostituti appositamente designati.

La circolare ribadisce la necessaria separazione tra chi liquida la spesa e chi ne dispone l’ordinazione. La conversione della proposta in "mandato accentrato" avviene tramite la funzione "Accettazione", utilizzabile dal Direttore regionale o provinciale o dai loro delegati, una volta completate le verifiche sugli atti e apposte le firme sul documento riassuntivo.

Al momento del rilascio la funzione di accettazione è abilitata solo ai Direttori di sede; in un secondo momento l’autorizzazione potrà essere estesa ai delegati su richiesta esplicita dei Direttori.

Assetto contabile e nuovi conti

Dopo l’elaborazione amministrativa tramite SIN e l’assunzione degli impegni, la procedura automatizza tutte le registrazioni contabili e le attività necessarie all’emissione del mandato tramite Banca d’Italia.

La Direzione centrale sistemi informativi e tecnologici, sulla base dei dati prodotti dal sistema amministrativo, predispone i lotti telematici per la determinazione degli ordinativi di pagamento. Sulla contabilità delle sedi interessate viene registrata automaticamente la scrittura di debito sui nuovi conti, movimentabili solo tramite procedura automatizzata:

• GPA10250 – Debiti per concessione di piccoli prestiti e prestiti pluriennali della Gestione credito;
• GPA10252 – Debiti per l’erogazione delle borse di studio ex INPDAP.

Una volta predisposti i lotti, la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali emette i relativi ordinativi, preacquisiti automaticamente, con imputazione nella contabilità della Direzione generale al conto di interferenza:

• GPA55173 – Pagamenti accentrati presso la Direzione generale tramite la procedura delle spese di funzionamento.

Quest’ultima registrazione consente poi la chiusura dei conti di debito nelle singole sedi, in contropartita del medesimo conto di interferenza.

Consultazione dei lotti di pagamento

Sul sistema SAP è disponibile una specifica funzionalità di consultazione dei lotti di pagamento per gli operatori contabili. La circolare rinvia, per le modalità operative, al paragrafo 2.2 del manuale utente allegato alla circolare n. 31/2014.

Gestione dei riaccrediti e delle somme non riscosse

Per i pagamenti accentrati che non vadano a buon fine, la circolare disciplina la rilevazione contabile dei riaccrediti sulla base del flusso telematico di rendicontazione fornito da Banca d’Italia.

Le somme riaccreditate vengono imputate alla Direzione generale al conto di interferenza:

• GPA55180 – Riaccrediti di somme non riscosse dai beneficiari, relativi a pagamenti accentrati presso la Direzione generale.

La chiusura del conto di interferenza sulle singole sedi avviene in contropartita del conto:

• GPA10031 – Debito per somme non riscosse dai beneficiari, assistito da partitario contabile e con i seguenti codici bilancio:
• 3115 per somme non riscosse relative ai piccoli prestiti;
• 3125 per somme non riscosse relative ai prestiti pluriennali;
• 3126 per somme non riscosse relative alle borse di studio medie e superiori;
• 3127 per somme non riscosse relative alle borse di studio universitarie;
• 3128 per somme non riscosse relative agli interventi di assistenza scolastica.

Per i prestiti non è possibile la riemissione in pagamento: le somme confluiscono automaticamente in entrata su un nuovo capitolo la cui istituzione sarà proposta nell’ambito della prima nota di variazione 2014. Per tali partite gli operatori SIN devono procedere all’annullamento delle posizioni nell’applicativo di gestione amministrativa della prestazione.

La circolare precisa inoltre che l’annullamento di posizioni di piccoli prestiti e prestiti pluriennali già liquidati e inviati in pagamento è ammesso solo dopo una scrupolosa verifica dell’avvenuto reintroito della prestazione.

Per le borse di studio e per gli interventi di assistenza scolastica, invece, le Sedi continuano per il momento con la gestione manuale dei riaccrediti, in attesa dell’automazione tra SIN e SAP. Anche in questo caso l’eventuale riemissione può avvenire solo dopo verifica rigorosa dell’effettivo reintroito della prestazione non andata a buon fine.

Manuali, allegati e supporto

La circolare segnala la disponibilità di un manuale operativo pubblicato sulla Intranet dell’Istituto, utile per l’utilizzo della procedura e per la consultazione del monitor di controllo. Sono inoltre richiamati i manuali SIN allegati e i seguenti documenti tecnici:

• schema di biglietto contabile per il nuovo processo di erogazione dei prestiti;
• schema di biglietto contabile per l’erogazione delle borse di studio;
• variazioni al piano dei conti.

Per chiarimenti sull’uso della procedura contabile sono indicati due indirizzi e-mail di supporto: simonetta.felicetti@inps.it e mariacristina.iacovone@inps.it.