Circolare numero 30 del 03-03-2014

Programmazione, approvvigionamento e controllo delle spese di funzionamento

La circolare detta istruzioni operative volte a uniformare la gestione delle spese di funzionamento dell’Istituto, in un contesto di riduzione delle disponibilità finanziarie connesso alla spending review. L’obiettivo è rendere omogenee le attività di programmazione, acquisto, gestione contrattuale e controllo, privilegiando gli strumenti telematici e i sistemi informatizzati integrati amministrativo-contabili.

Finalità generali e principi di riferimento

La disciplina mira a conseguire risparmi di spesa ed economie di processo, migliorando efficacia e qualità della gestione delle risorse strumentali. In particolare, viene valorizzato il massimo utilizzo degli strumenti di acquisizione dell’INPS e di Consip, insieme al rafforzamento del governo e del controllo delle attività di approvvigionamento. Un’ulteriore finalità è agevolare gli adempimenti in materia di trasparenza e anticorruzione.

Programmazione degli acquisti nel bilancio di previsione

Il bilancio di previsione è qualificato come strumento di pianificazione e programmazione, oltre che come autorizzazione alla spesa per i titolari dei centri di responsabilità, nei limiti degli stanziamenti approvati per ciascun capitolo. Il processo amministrativo che supporta la predisposizione del bilancio comprende:

• la definizione delle competenze tra strutture centrali e territoriali;
• il controllo efficace ed efficiente della spesa tramite strumenti telematici;
• il monitoraggio in tempo reale della gestione amministrativo-contabile dei contratti;
• il coordinamento delle politiche di acquisto mediante standardizzazione dei fabbisogni, concentrazione degli acquisti, uso dell’e-procurement e degli strumenti di centralizzazione messi a disposizione da Consip S.p.A.

La programmazione degli acquisti parte dalla rilevazione, analisi e validazione dei fabbisogni e coinvolge tutte le strutture dell’Istituto: Agenzie, Direzioni provinciali/Filiali di coordinamento, Direzioni regionali e Direzioni centrali. Alle Direzioni regionali è attribuito un ruolo centrale, poiché esse costituiscono il livello territoriale di governo delle risorse e devono acquisire, validare, analizzare e consolidare i fabbisogni espressi dalle strutture provinciali e dalle Agenzie per l’invio alla Direzione centrale competente per categoria merceologica. L’allegato 1 disciplina nel dettaglio la rilevazione e validazione dei fabbisogni.

Competenze, assegnazione delle risorse e strumenti informatici

Le strutture sono tenute ad alimentare gli appositi sistemi informatizzati per garantire tracciabilità, monitoraggio e controllo delle attività di approvvigionamento e dell’uso delle risorse. L’attribuzione delle risorse finanziarie alle Direzioni regionali, per tutte le tipologie di spese di funzionamento, deve seguire la procedura di rilevazione dei fabbisogni in uso presso l’Istituto.

In caso di inerzia dei centri di responsabilità titolari dei capitoli di spesa nell’assegnazione del budget alle strutture territoriali, è previsto l’intervento sostitutivo del Direttore generale. Le competenze in materia di acquisto per le Direzioni centrali responsabili di budget e per le Direzioni regionali sono definite nell’allegato 4.

Regole per gli acquisti di beni, servizi e lavori

Per tutte le attività di acquisizione, sia sopra sia sotto soglia comunitaria, devono essere rispettate le disposizioni del D.Lgs. n. 163/2006, del d.P.R. n. 207/2010, del Regolamento di Contabilità dell’INPS e della normativa vigente al momento di ciascuna procedura. Le Direzioni centrali responsabili di budget e le Direzioni regionali devono adottare modalità d’azione omogenee, facendo leva sulla piattaforma di e-procurement e sugli strumenti informatici a supporto.

L’obiettivo è garantire massima trasparenza e concorrenza rispetto al mercato di riferimento, oltre a conseguire economie di scala e di processo. Resta ferma la competenza delle Direzioni regionali per le spese di funzionamento a livello territoriale, con la necessità di soddisfare anche i fabbisogni delle strutture ad esse afferenti. Per le spese relative agli immobili da reddito, quando precedentemente gestiti in via diretta, e per le spese delle strutture sociali, le strutture regionali devono rapportarsi direttamente con le Direzioni centrali competenti per materia, pur mantenendo la gestione dell’approvvigionamento in stretto raccordo con le strutture centrali. L’allegato 5 disciplina le modalità di approvvigionamento e di gestione contrattuale, inclusa l’alimentazione degli strumenti informatizzati presenti sulla piattaforma dell’Istituto.

Visto di prenotazione finanziaria e divieto di impegni senza copertura

Un passaggio centrale della circolare riguarda il controllo preventivo della copertura finanziaria. In ogni atto che manifesti la volontà di contrarre, quindi determina a contrarre, bando di gara, lettera di invito o contratto, devono essere riportati gli estremi del visto di prenotazione precedentemente acquisito, attestante la verifica della copertura dell’onere, anche quando la spesa sia obbligatoria.

Dal 19 marzo 2014 non è consentito assumere obbligazioni negoziali o disporre autorizzazioni di spesa senza tale requisito. La violazione è espressamente ricondotta a responsabilità disciplinare e amministrativa ai sensi dell’art. 9, comma 1, lett. a), punto 2, del d.l. n. 78/2009, convertito dalla legge n. 102/2009, già richiamato dalla circolare n. 120 del 10 ottobre 2012.

Gestione del contratto

La gestione contrattuale, intesa come insieme delle attività di richiesta e verifica delle prestazioni, ricezione delle fatture e pagamento, deve essere svolta in maniera omogenea da tutte le strutture dell’Istituto. Le procedure concrete dipendono dalla tipologia di contratto e dalla modalità di erogazione della prestazione da parte dell’operatore economico, ad esempio contratti a consegne ripartite con catalogo elettronico o contratti con prestazione unica. Le modalità operative sono rinviate all’allegato 6.

Monitoraggio della spesa e controllo economico

Il monitoraggio della disponibilità finanziaria e della congruità economica dei costi è affidato alla Direzione centrale pianificazione e controllo di gestione, in concerto con la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali. Tale attività si avvale anche del controller assegnato a ciascuna struttura centrale e territoriale. La procedura di controllo è descritta nell’allegato 7.

Trasparenza e anticorruzione

La circolare richiama gli obblighi derivanti dalla legge n. 190/2012 in materia di prevenzione e repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione. Le stazioni appaltanti devono assicurare livelli essenziali di trasparenza nei procedimenti di scelta del contraente per lavori, forniture e servizi, compresa l’indicazione della modalità di selezione prescelta ai sensi del Codice dei contratti pubblici.

È inoltre ribadito l’obbligo di pubblicare sul sito istituzionale, entro il 31 gennaio di ogni anno, le informazioni relative ad appalti, contratti e pagamenti dell’anno precedente, come previsto dall’art. 1, comma 32, della legge n. 190/2012. Sul punto vengono richiamate le indicazioni della circolare n. 27 del 25 febbraio 2014.

Il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile SIGEC

Per migliorare efficienza interna, automazione, razionalizzazione dei processi e controllo delle risorse finanziarie, è stato predisposto il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile SIGEC, fondato sull’applicativo SAP. Tutte le strutture devono conformarsi a tale sistema per effettuare prenotazioni, impegni e pagamenti.

Le strutture centrali e territoriali competenti devono comunicare alla Direzione Centrale Sistemi Informativi e Tecnologici l’elenco dei soggetti da abilitare all’utilizzo del sistema. L’applicativo dell’Istituto dovrà quindi essere alimentato con le informazioni previste per le nuove procedure di acquisizione. In un’ottica di semplificazione, è anche prevista la realizzazione di un protocollo di comunicazione con l’Autorità di vigilanza sui contratti pubblici per acquisire automaticamente i dati già trasmessi ai fini della richiesta del CIG, evitando duplicazioni.

Dal 19 marzo 2014 le nuove procedure gestionali amministrativo-contabili sono obbligatorie nel processo di programmazione e autorizzazione della spesa per i capitoli di spese di funzionamento obbligatorie e non obbligatorie elencati nell’allegato 8. Gli aspetti operativi saranno contenuti in un successivo messaggio, mentre su INTRANET saranno resi disponibili i manuali d’uso. È inoltre prevista una sessione formativa e un canale di supporto per il personale interessato delle Direzioni centrali e regionali.

Conseguenze del mancato rispetto

Il mancato rispetto della circolare e dei suoi allegati rileva ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale, nonché della responsabilità dirigenziale e disciplinare dei dirigenti responsabili. La circolare chiude richiamando gli allegati da 1 a 8, che completano il quadro operativo della disciplina.