Circolare numero 36 del 20-03-2014

Riorganizzazione dell’Agenzia Flussi Contributivi e sperimentazione del nuovo modello

La circolare interviene sul modello organizzativo già sperimentato con la circolare n. 31 del 25 febbraio 2013, rimodulandolo alla luce degli esiti osservati e dell’evoluzione dei processi di integrazione. L’obiettivo è concentrare la gestione dei flussi contributivi e delle domande di servizio in un’architettura più unitaria, capace di ridurre i tempi di risposta e ottimizzare l’impiego delle risorse.

Premesse e finalità della riorganizzazione

L’Istituto rileva che la centralizzazione dei dati, l’automazione dei flussi informativi contributivi, assicurativi e contabili (Uniemens) e il rafforzamento della comunicazione telematica consentono una gestione più efficiente delle anomalie, dei rischi e delle richieste dell’utenza. In questo contesto viene ritenuto opportuno trasferire le attività della Linea di prodotto/servizio Soggetto contribuente e, ove presente, del Polo lavoratori dello sport e dello spettacolo, nell’Unità di Coordinamento operativo, che assume la denominazione di "Agenzia Flussi Contributivi".

Parallelamente, l’Agenzia interna assume la nuova denominazione di "Agenzia Prestazioni e Servizi individuali". La riorganizzazione riguarda sia le Direzioni provinciali integrate sia le Agenzie complesse dipendenti da tali strutture.

Nuovo assetto organizzativo e funzioni manageriali

Nelle Direzioni provinciali integrate, l’Unità di Coordinamento operativo di Area Flussi viene configurata come "Agenzia Flussi Contributivi". La nuova Agenzia è incaricata di presidiare l’aggiornamento delle anagrafiche, la corretta e tempestiva alimentazione dei conti, la gestione e riduzione delle anomalie dei flussi informativi, l’aumento del gettito delle entrate e la completa gestione delle domande di servizio provenienti dal Soggetto contribuente.

Le funzioni manageriali della circolare n. 31/2013 sono conseguentemente ridefinite:

• la funzione "Controllo flussi" diventa "Area Flussi Contributivi";
• la funzione "Coordinamento Agenzie" diventa "Area Prestazioni e Servizi individuali".

Quest’ultima mantiene, limitatamente alle pensioni, alle prestazioni a sostegno del reddito e al credito, le responsabilità già previste per l’Area Coordinamento Agenzie.

Restano invariati i compiti delle Unità Organizzative che gestiscono:

• Controllo Prestazioni;
• Gestione organizzativa dei ricorsi amministrativi;
• Supporto area legale e gestione contenzioso giudiziario.

Responsabilità del Responsabile dell’Agenzia Flussi Contributivi

La responsabilità dell’Agenzia è affidata a un funzionario di Area C, che risponde al Dirigente responsabile della funzione manageriale Flussi contributivi. Al Responsabile dell’Agenzia è attribuita una gestione unitaria di funzioni logicamente consequenziali, con coordinamento integrato tra le stesse, garanzia delle condizioni di legittimità e regolarità degli atti e presidio dei livelli di servizio dalla ricezione dell’istanza alla definizione.

La responsabilità ha un profilo di ampia autonomia operativa e si esercita in collaborazione con i Responsabili delle Unità Organizzative e con il Responsabile URP. Il Responsabile dell’Agenzia cura in particolare:

• il presidio dei prodotti e dei servizi all’utenza;
• i rapporti operativi con l’Agenzia Prestazioni e Servizi individuali e con le Agenzie sul territorio;
• il raccordo con le funzioni di controllo prestazioni e gestione dei ricorsi amministrativi e giudiziari;
• il monitoraggio della qualità e tempestività del servizio.

Non assume, invece, la responsabilità del procedimento e del provvedimento ai sensi della legge n. 241/1990, che resta in capo al funzionario responsabile della singola Unità Organizzativa.

Articolazione per Unità Organizzative e riparto delle attività

Sia nell’Agenzia Flussi Contributivi sia nell’ambito flussi delle Agenzie complesse si conferma la lavorazione in logica di flusso, articolata in tre ambiti principali:

• Anagrafica e flussi: oltre alle competenze già esistenti, acquisisce le attività della UO Posizione assicurativa per la gestione dei dipendenti pubblici. Nelle strutture in cui è presente la gestione dei lavoratori dello sport e dello spettacolo, acquisisce inoltre specifiche lavorazioni relative a flussi informativi aziendali e ad altre pratiche tecniche dettagliate nelle tabelle allegate.
• Accertamento e gestione del credito: oltre alle competenze attuali, incorpora le attività della UO Entrate per i dipendenti pubblici e tutte le attività connesse alla gestione dei rimborsi. Anche in questo ambito, per le strutture con lavoratori dello sport e dello spettacolo, vengono attribuite ulteriori lavorazioni elencate in tabelle analitiche.
• Verifica amministrativa: oltre ai prodotti già in carico, diventa sempre più caratterizzata dalla valutazione e dal controllo della congruità contributiva delle denunce.

I funzionari responsabili delle UO che presidiano tali funzioni sono, ai sensi della legge n. 241/1990 e successive modificazioni, responsabili del procedimento e del provvedimento.

Gestione della domanda di servizio del Soggetto contribuente

La gestione operativa della domanda di servizio nell’area Flussi contributivi è affidata alle Unità Organizzative dell’Agenzia Flussi Contributivi. L’organizzazione viene impostata in modo flessibile e dinamico, per rispondere a volumi e complessità dell’utenza spesso discontinui.

Il funzionario responsabile dell’Agenzia presidia, tramite le UO, i principali canali di servizio e comunicazione:

• Cassetto bidirezionale;
• Agenda appuntamenti;
• Linea INPS;
• PEC;
• servizio di consulenza per il Soggetto contribuente.

Per l’accesso ai Punti di consulenza è richiesto l’appuntamento preventivo, così da consentire l’adeguato approfondimento della richiesta e la presenza delle UO competenti. La circolare prevede anche una progressiva razionalizzazione dei canali di comunicazione, con la disattivazione di alcune caselle istituzionali collegate al soggetto contribuente e con l’estensione progressiva degli strumenti telematici alla Gestione Pubblica e, ove presente, alla gestione dei lavoratori dello sport e dello spettacolo.

Ripartizione dei prodotti del Polo lavoratori dello sport e dello spettacolo

La circolare disciplina la redistribuzione dei prodotti ancora presidiati dal Polo gestione lavoratori dello sport e dello spettacolo tra le varie UO. In particolare, vengono attribuite:

• alla UO Gestione ricorsi, alcune attività di gestione dei ricorsi amministrativi e supporto legale;
• alla UO Controllo prestazioni, attività di verifica esistenza in vita, verifiche reddituali, variazioni documentali, recupero prestazioni indebite e gestione di rimborsi di trattamenti attivi.

Per le altre funzioni di area flussi vengono richiamate numerose lavorazioni, elencate in allegato con relativi codici prodotto e codici 14/O, riferite a certificazioni di regolarità contributiva, dilazioni, rimborsi, sgravî, sospensioni, pratiche artigiani/commercianti, agricoltori, gestione separata, rapporti di lavoro e altre attività specialistiche.

Programmazione delle attività e Piano budget 2014

La programmazione e la rilevazione della produzione dell’Agenzia Flussi Contributivi avvengono nell’ambito della procedura Piano budget 2014, secondo le consuete modalità, prevedendo un’unica area di produzione in cui sono programmate e rendicontate sia le quantità di produzione sia le risorse impiegate, indipendentemente dalla singola Unità Organizzativa. Analoga disciplina viene prevista per le Unità Organizzative dell’Agenzia complessa.

Per le sedi coinvolte nella sperimentazione sarà rilasciata una versione modificata di Piano budget 2014, funzionale alla programmazione delle attività e delle risorse dell’Agenzia.

Sperimentazione del nuovo modello e calendario operativo

La sperimentazione del modello di Agenzia Flussi Contributivi decorre dal 1° aprile 2014 e viene attuata in modo progressivo per gruppi di regioni:

• 1ª settimana di maggio: Umbria, Friuli Venezia Giulia, Trentino Alto Adige, Molise, Marche, Abruzzo, Puglia, Calabria;
• 1ª settimana di giugno: Veneto, Toscana, Emilia Romagna, Liguria, Sicilia, Sardegna;
• 1ª settimana di luglio: Piemonte, Valle d’Aosta, Lazio, Campania, Lombardia, Basilicata.

I Direttori regionali interessati devono indicare almeno una struttura da sottoporre al modello sperimentale e comunicarla all’indirizzo SperimentazioneIntegrazione@inps.it entro:

• il 10 aprile per il primo gruppo;
• il 10 maggio per il secondo gruppo;
• il 10 giugno per il terzo gruppo.

Entro la fine di luglio 2014 la sperimentazione deve essere estesa a tutte le Direzioni provinciali integrate.

Integrazione delle attività e trattamento del personale

La sperimentazione prevede l’integrazione completa delle attività delle UO Posizione assicurativa e Entrate per la gestione dei dipendenti pubblici, rispettivamente nell’ambito delle UO Anagrafica e flussi e Accertamento e gestione del credito, oltre all’integrazione delle attività del Polo dei lavoratori dello sport e dello spettacolo.

Il personale della UO Posizione assicurativa, ricollocato di norma come gruppo di lavoro nell’ambito della UO Anagrafica e flussi, mantiene in carico le attività propedeutiche e connesse all’operazione estratto conto per gli iscritti alle gestioni pensionistiche dei dipendenti pubblici, fino alla completa sistemazione del conto assicurativo.

Nelle strutture a maggiore complessità operativa può essere autorizzata, dalla DC Organizzazione e dalla DC Risorse Umane, l’attivazione di ulteriori Unità Organizzative.

Durante la fase sperimentale, le funzioni di Responsabile dell’Agenzia Flussi Contributivi sono affidate al Responsabile dell’Unità di Coordinamento Operativo. Il personale titolare delle posizioni organizzative coinvolte nel processo di istituzione dell’Agenzia, se non ricollocabile su altre posizioni vacanti, può essere adibito ai compiti di ottimizzazione previsti dal Verbale d’intesa del 29 novembre 2013, con diritto alla relativa indennità.

Supporto centrale, monitoraggio e canali di contatto

La Direzione generale svolge un ruolo di monitoraggio e verifica delle azioni intraprese, assicurando supporto e affiancamento alle Direzioni regionali e provinciali coinvolte. Le sedi possono inviare comunicazioni, richieste di informazioni, chiarimenti e interventi all’indirizzo e-mail dedicato SperimentazioneIntegrazione@inps.it.

Sono inoltre previsti incontri presso le sedi in sperimentazione per favorire l’attivazione dei meccanismi di coinvolgimento delle risorse.

Allegati richiamati

La circolare rinvia a due allegati principali:

• Allegato 1, che descrive gli ambiti di responsabilità e competenza del Responsabile dell’Agenzia Flussi Contributivi;
• Allegato 2, che contiene la ripartizione dei prodotti ex Servizi al Soggetto Contribuente, con numerose tabelle di dettaglio e attribuzione delle singole lavorazioni alle Unità Organizzative competenti.