Circolare numero 34 del 20-03-2014

Mandati accentrati delle spese di funzionamento (MASF)

La circolare disciplina l’introduzione della procedura informatica MASF, resa disponibile dal 24 marzo 2014 alle Strutture territoriali per la gestione accentrata dei pagamenti tramite la contabilità speciale della Banca d’Italia intestata alla Direzione generale. L’intervento si colloca nel processo di riforma e semplificazione dei sistemi di pagamento e riguarda principalmente le spese di funzionamento, obbligatorie e non obbligatorie, nonché alcune spese istituzionali a controllo di budget.

La circolare richiama inoltre una variante della procedura destinata ai pagamenti di prestiti pluriennali, piccoli prestiti e borse di studio, collegata al sistema SIN, che sarà oggetto di specifica successiva comunicazione.

Quadro normativo e coordinamento con SIGEC

Prima di illustrare la procedura, il documento richiama gli adempimenti amministrativi e contabili previsti dal Regolamento per l’amministrazione e la contabilità dell’Istituto, in particolare gli articoli da 27 a 35 sulla gestione economico-finanziaria delle uscite.

Viene altresì richiamata la circolare n. 30 del 3 marzo 2014, con la quale è stato presentato il nuovo sistema gestionale amministrativo contabile SIGEC, al quale devono uniformarsi tutte le strutture per prenotazioni, impegni e pagamenti relativi alle spese di funzionamento obbligatorie e non obbligatorie indicate nell’allegato n. 8 della medesima circolare. La nuova procedura MASF è strettamente connessa a SIGEC e, una volta completata l’integrazione, vi si collegherà definitivamente.

Prenotazione, impegno e responsabilità degli uffici contabili

Per le spese a carattere non obbligatorio e per quelle obbligatorie ricomprese nell’allegato n. 8 della circolare n. 30/2014, l’impegno deve essere preceduto dalla prenotazione della spesa. La richiesta di impegno è formulata dai Dirigenti che gestiscono i centri di responsabilità, secondo le rispettive competenze e nei limiti delle assegnazioni di budget, agli Uffici gestione delle attività contabili.

Per le prestazioni e le altre spese a carattere obbligatorio, gli impegni sono assunti dai Dirigenti centrali e territoriali, assegnatari dei budget, e la registrazione è normalmente contestuale all’ordinazione.

Gli Uffici di contabilità sono chiamati a verificare:

• la competenza, per legge o regolamento, del Dirigente che ha emesso il provvedimento di spesa;
• la corretta imputazione contabile al capitolo o alla voce di spesa e all’esercizio di competenza;
• l’esistenza della prenotazione di spesa, per i capitoli compresi nell’allegato n. 8 della circolare n. 30/2014, e comunque la sufficiente disponibilità sul capitolo o sulla voce interessata.

Per le spese pluriennali, l’impegno deve essere assunto in ciascun esercizio per la quota di competenza, qualora ricorrano i presupposti previsti dall’art. 28, commi 5 e 6, del regolamento di contabilità.

Una volta svolte le verifiche, il funzionario contabile acquisisce l’impegno su SAP contabilità e annota gli estremi su apposito modello di richiesta di registrazione, che viene poi sottoposto alla firma del Responsabile dell’Ufficio gestione attività contabili; una copia è restituita agli Uffici amministrativi.

Liquidazione e ordinazione della spesa

La liquidazione della spesa è attribuita agli Uffici amministrativi ed è la fase in cui, sulla base dei documenti e dei titoli che comprovano il diritto del creditore, si determina l’esatto importo da pagare nei limiti dell’impegno assunto, con emissione del relativo dispositivo di pagamento.

Per l’ordinazione delle spese di funzionamento, il pagamento è disposto dagli Uffici gestione attività contabili mediante ordinativi di pagamento, dopo la verifica della regolarità della fornitura, della regolarità contabile e fiscale della fattura, del DURC e della verifica di morosità da trasmettere a Equitalia S.p.A., ai sensi dell’art. 48-bis del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 602, del D.M. 18 gennaio 2008, n. 40, e delle circolari MEF n. 22/2008, n. 29/2009 e n. 27/2011.

Accesso alla procedura e proposta di pagamento

La procedura MASF opera sul sistema SAP contabilità ed è accessibile tramite il cruscotto applicativo collegato al ruolo "ZMASF", sezione "Mandati accentrati Spese di Funzionamento".

Per agevolare l’utilizzo della procedura è stato predisposto un manuale operativo, allegato n. 1, pubblicato sulla Intranet dell’Istituto in due percorsi indicati dalla circolare. Il menu di accesso alle nuove funzionalità, necessario per inserire i dati del pagamento e procedere alla contabilizzazione, sarà assegnato a tutti gli utenti contabili delle Strutture territoriali.

La procedura è già in uso, in via sperimentale, per i pagamenti della Direzione generale e viene estesa in via generalizzata alle Sedi dal 24 marzo 2014.

La proposta di pagamento è il documento riassuntivo che contiene tutti gli elementi utili alla predisposizione del lotto telematico per il pagamento accentrato tramite Banca d’Italia. Essa svolge sostanzialmente la funzione dell’ordinativo di pagamento e deve essere stampata e sottoscritta con firme leggibili dal direttore di sede e dal titolare del riscontro contabile, oppure dai rispettivi sostituti designati, i quali effettuano i controlli sugli atti prodotti dagli uffici amministrativi.

Resta fermo il principio di separazione tra chi liquida la spesa e chi ne dispone l’ordinazione.

Accettazione e autorizzazione del mandato accentrato

Il Direttore regionale o provinciale, o i loro delegati, autorizzano la conversione della proposta di pagamento in "mandato accentrato" tramite la funzione "Accettazione" dell’applicativo. L’operazione comporta la predisposizione dei dati per l’invio della proposta accettata al lotto telematico e presuppone il completamento di tutte le verifiche e i controlli, nonché l’apposizione delle firme sul documento riassuntivo.

Per attribuire il ruolo che consente l’"accettazione", i Direttori regionali e delle Strutture territoriali devono inviare una richiesta all’indirizzo e-mail simonetta.felicetti@inps.it, indicando il nominativo da delegare per l’invio della proposta, cioè per l’emissione effettiva del mandato di pagamento.

In attesa delle richieste, la funzione di accettazione è abilitata soltanto ai Direttori di sede.

Spese istituzionali a controllo di budget

La procedura MASF è utilizzabile anche per i pagamenti accentrati delle spese istituzionali a controllo di budget, riferite ai capitoli 3U1205079, 3U1205080, 3U1205083, 3U1205087 e 3U1205088.

Per tali spese non si applica il nuovo sistema SIGEC e non è richiesta la prenotazione di spesa; tuttavia restano fermi i medesimi adempimenti amministrativi e contabili previsti per i controlli preventivi all’ordinazione della spesa, oltre all’obbligo di assumere l’impegno sui capitoli interessati.

Scritture contabili e conti di nuova istituzione

Il processo dei pagamenti accentrati MASF prevede, dopo l’elaborazione amministrativa e l’assunzione degli impegni, la definizione della proposta di pagamento con tutte le informazioni necessarie per l’esecuzione del mandato. La proposta autorizzata viene trasmessa automaticamente alla Direzione generale, che provvede all’emissione del mandato di pagamento tramite Banca d’Italia.

Sulla contabilità delle Sedi interessate viene registrata automaticamente la scrittura contabile relativa all’assunzione del debito verso i beneficiari, con imputazione al conto di nuova istituzione GPA10251, denominato "Debiti per spese di funzionamento", movimentabile esclusivamente da procedura automatizzata.

Una volta predisposti i lotti, identificati dal prefisso "SF", la Direzione centrale bilanci e servizi fiscali emette i corrispondenti ordinativi, preacquisiti automaticamente, con imputazione in contabilità della Direzione generale al conto di interferenza GPA55173, denominato "Pagamenti accentrati presso la Direzione generale tramite la procedura delle spese di funzionamento". Tale operazione consente la successiva registrazione nelle contabilità delle Sedi per la chiusura del conto di debito GPA10251 in contropartita del medesimo conto di interferenza.

La consultazione dei lotti di pagamento è disponibile sul sistema SAP attraverso l’apposita funzionalità richiamata nel manuale utente allegato alla circolare n. 31/2014.

Gestione dei riaccrediti

Per i riaccrediti di pagamenti accentrati non andati a buon fine, la circolare prevede la rilevazione contabile sulla Direzione generale al conto GPA55180, denominato "Riaccrediti di somme non riscosse dai beneficiari, relativi a pagamenti accentrati presso la Direzione generale".

La chiusura del conto di interferenza sulle singole Sedi avviene in contropartita del conto GPA10031, denominato "Debito per somme non riscosse dai beneficiari", assistito da apposito partitario contabile e con l’indicazione del codice bilancio 03120, istituito per le somme non riscosse dai beneficiari relative alle spese di funzionamento.

La partita aperta in conseguenza del riaccredito, affluita automaticamente sul conto GPA10031, può essere chiusa:

• per la riemissione in pagamento della somma riaccreditata, se sono stati corretti errori formali;
• per reintroito delle somme, secondo le istruzioni del manuale operativo richiamato dalla circolare nel paragrafo 11, punto "Pagamento da non riemettere".

Nei casi di reintroito, la Direzione generale provvede a fine esercizio all’imputazione contabile delle somme.

Supporto e allegati

Per chiarimenti sull’uso della procedura è possibile inviare e-mail a simonetta.felicetti@inps.it o a mariacristina.iacovone@inps.it.

La circolare richiama inoltre:

• l’allegato n. 1, manuale operativo;
• l’allegato n. 2, schema di biglietto contabile;
• l’allegato n. 3, variazioni al piano dei conti;
• l’allegato n. 4, manuale utente relativo alla consultazione dei lotti di pagamento.