Circolare numero 316 del 29-12-1995

Rilevazione dei costi di gestione dell’INPS e istruzioni operative

La circolare disciplina l’avvio, dal 1 gennaio 1996, del sistema di rilevazione dei costi di gestione previsto dal Regolamento di contabilità e per l’esecuzione delle opere, forniture e servizi dell’INPS. Il sistema è concepito come strumento di controllo di gestione e di supporto alle decisioni direzionali, fondato sul confronto tra previsioni, impegni e spese effettive, con analisi periodica degli scostamenti.

Finalità del controllo di gestione

Il documento chiarisce che la rilevazione ha la funzione di misurare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità dell’azione delle SAP, delle Sedi regionali e della Direzione generale. Il confronto tra spese preventivate e spese effettuate consente di verificare la coerenza dell’azione amministrativa rispetto agli obiettivi stabiliti e di individuare tempestivamente gli interventi correttivi necessari.

La circolare sottolinea inoltre che le informazioni prodotte dalla contabilità industriale, integrate con ulteriori indicatori e con i dati di incassi e pagamenti, permettono di costruire un quadro più completo dell’andamento gestionale.

Principi della rilevazione per centro di costo

La tecnica di rilevazione dei costi di gestione per centro di costo è richiamata come derivante dal messaggio n. 36112 del 24 novembre 1995. I principi fondamentali indicati sono:

• scopo e campo di indagine definiti;
• raggruppamento dei costi monitorati in modo flessibile, così da consentire diverse aggregazioni;
• confronto tra budget assegnato e impegni assunti nel periodo considerato;
• analisi degli scostamenti;
• periodicità trimestrale dell’analisi;
• coinvolgimento attivo del soggetto responsabile.

Le macro-voci di spesa soggette a monitoraggio sono:

• personale;
• automazione;
• funzionamento uffici;
• disponibilità immobili per gli uffici;
• organi e commissioni dell’Istituto;
• oneri professionali;
• servizi enti esterni.

Natura extra contabile del sistema

Il sistema di rilevazione è definito espressamente extra contabile e non interferisce con la contabilità finanziaria. Le elaborazioni utilizzano dati già raccolti e classificati in altre procedure, contabili e non, per imputarli alle unità di produzione indicate dal Regolamento, cioè SAP, Sedi regionali e Direzione generale.

La circolare precisa che la contabilità industriale per centro di costo non utilizza conti della contabilità generale e non comporta scritturazioni in partita doppia. Viene richiamato, a tal fine, il c.d. "sistema duplice misto", in cui l’analisi dei fatti aziendali avviene parallelamente alla contabilità generale ma con rilevazioni extra contabili autonome.

Attribuzione dei costi e spese accentrate

Le spese che non sono gestite dalle unità periferiche vengono imputate ai singoli centri di costo attraverso imputazioni centrali. In particolare, quando il soggetto che assume l’impegno di spesa non coincide con il soggetto che beneficia del bene o servizio, il costo viene attribuito al centro fruitore.

La casistica richiamata comprende soprattutto:

• forniture di beni o servizi in forma accentrata;
• spese sostenute dalla Direzione generale e dalle Sedi regionali;
• emolumenti fissi e accessori del personale quando il centro che sostiene il costo è diverso da quello presso cui il personale presta attività.

Per le spese accentrate è necessaria una specifica della previsione con riferimento alla destinazione della spesa, da effettuarsi nella fase di formazione della previsione stessa da parte del centro che la formula. Per il solo esercizio 1996, in ragione del primo avvio, la specifica della previsione è gestita separatamente dalle specifiche dell’impegno.

Correttezza dei dati, legittimità degli impegni e ruolo dei controlli

La circolare insiste sulla necessità che i dati siano corretti, poiché la loro attendibilità è presupposto essenziale per la validità delle rilevazioni e per l’utilità del controllo direzionale. In particolare, la verifica degli importi indicati a preventivo assume rilievo fondamentale e può essere effettuata utilizzando il sottosistema "Spese di funzionamento".

È inoltre ribadito che gli impegni devono essere assunti solo nel momento in cui sorge l’obbligazione giuridica verso terzi. L’assunzione di impegni in assenza dei presupposti richiesti, come nel caso di impegni cumulativi, altererebbe l’attendibilità dell’analisi. Gli uffici di ragioneria e finanza, pur non potendo sindacare il merito degli atti di impegno, esercitano un controllo di legittimità con particolare attenzione al momento di insorgenza dell’obbligo giuridico.

Trattamento delle spese del personale

Per le spese del personale, la circolare dispone un’attribuzione centralizzata da parte della Direzione Centrale Tecnologia Informatica. Tale struttura provvede anche alla corretta ripartizione tra soggetto fruitore e soggetto che effettua l’impegno, sulla base delle comunicazioni trasmesse dalle unità funzionali tramite la funzione 20, sottofunzione 3 della procedura PRVS, con riferimento alla corresponsione degli incentivi e ai budget delle competenze accessorie.

Schema di funzionamento del sistema e ambiente applicativo

Il sistema si innesta sul sottosistema "Spese di funzionamento" e produce elaborazioni di contabilità direzionale per:

• attribuire a ciascuna Sede, Sede regionale e alla Direzione generale gli impegni di spesa di competenza;
• attribuire anche gli impegni secondo il criterio dell’"utilizzazione" della spesa;
• confrontare previsioni e spese impegnate per raggruppamenti significativi di costi di gestione;
• imputare la spesa al centro di costo fruitore da parte del centro che ha generato l’impegno finanziario.

La circolare evidenzia che il sistema richiede un cambiamento culturale orientato al completamento delle rilevazioni contabili e all’analisi ragionata del rapporto tra preventivo e consuntivo.

Istruzioni operative: specifica e variazione degli impegni

Nel manuale operativo sono descritte le funzioni disponibili nei diversi ambienti applicativi. Per l’ambiente contabile di Sede gestito su LSX, l’unica variazione operativa consiste nell’indicazione, al momento dell’assunzione dell’impegno, se il bene o servizio è fruito esclusivamente dalla SAP oppure anche da altro centro di costo.

Per l’ambiente IMSDM/FOR SDF1 sono previste funzioni specifiche per la gestione degli impegni:

• Gestione impegni;
• Specifica impegni;
• Acquisizione specifica;
• Variazione specifica;
• Visualizzazione specifica;
• Lista impegni assunti.

Nella funzione di acquisizione della specifica dell’impegno l’utente inserisce password, anno contabile, voce di spesa e numero dell’impegno, scegliendo se ripartire per importi o per pezzi. Nel caso di ripartizione per pezzi, il sistema richiede il totale dei pezzi e calcola automaticamente gli importi da attribuire alle SAP; eventuali resti, derivanti dall’arrotondamento all’unità, sono imputati al magazzino.

La funzione di variazione specifica serve a correggere o modificare una specifica già acquisita, soprattutto per ridistribuire eventuali resti imputati al magazzino. La visualizzazione specifica consente invece di vedere a quali SAP è stato attribuito l’impegno e per quale quota di importo.

La funzione "lista impegni assunti" consente di consultare gli impegni già contabilizzati nel sottosistema Spese di funzionamento, con indicazione degli importi e dei dati amministrativi utili a identificarli, nonché dell’eventuale natura di spesa accentrata e della presenza della specifica.

Specifica delle previsioni

Il manuale contempla anche la gestione delle previsioni. La funzione di acquisizione della specifica previsioni è accessibile a SAP, Regione e Direzione centrale e richiede password, anno di competenza e voce di spesa. Il sistema visualizza l’importo di previsione risultante nel sottosistema Spese di funzionamento e propone automaticamente le SAP future fruitrici della spesa accentrata.

Le modalità operative sono sostanzialmente analoghe a quelle previste per la specifica degli impegni, con la differenza che per le previsioni non è prevista la specifica per pezzi. È inoltre prevista la funzione di variazione della specifica previsioni per adeguarla in caso di modifica del dato previsionale del centro di costo di appartenenza. La visualizzazione della specifica previsioni permette di verificare come il dato previsionale sia stato ripartito sulle SAP future utilizzatrici del bene o servizio.

Report riassuntivi e consultazione dei dati

I report riassuntivi relativi alla situazione di effettiva spesa delle SAP, delle Regioni e della Direzione generale non richiedono note operative particolari. La consultazione avviene tramite inquiry a video, le cui modalità di accesso sono guidate dai dati identificativi dell’utente e della spesa da trattare. Un’impostazione analoga è prevista per i report sulla situazione di effettiva previsione.

Collaborazione organizzativa e formazione

La circolare conclude evidenziando che il buon funzionamento del nuovo sistema dipende dalla collaborazione tra tutti i soggetti coinvolti e dalla verifica dell’esattezza dei dati riportati nella scheda di rilevazione dei costi di gestione. È inoltre annunciata una successiva azione di informazione e formazione, oltre a disposizioni operative specifiche per completare l’attuazione del sistema.