Circolare numero 317 del 29-12-1995

Rifornimento fondi dei Centri Operativi e aggiornamento contabile

La circolare introduce una nuova disciplina per il rifornimento dei conti correnti bancari dei Centri Operativi, che sono qualificati come sedi passive poiché non svolgono attività di riscossione dei contributi. L’obiettivo è semplificare le operazioni di trasferimento fondi, ridurre gli spostamenti del personale incaricato dei prelievi e aggiornare conseguentemente le procedure contabili e di flusso di cassa.

Ambito e razionale dell’intervento

Finora la disponibilità di fondi sui conti bancari e/o di Tesoreria dei Centri Operativi era garantita mediante rimesse periodiche curate dalla Direzione Generale, sulla base delle esigenze di volta in volta rappresentate. La nuova impostazione consente invece alla Sede madre di provvedere direttamente al rifornimento, su richiesta del Centro Operativo, evitando passaggi intermedi e agevolando la gestione operativa delle unita funzionali situate fuori del capoluogo provinciale.

Modalità di trasferimento dei fondi

Il trasferimento può avvenire con due modalità:

• in via principale, dal conto di contabilita speciale di Tesoreria Provinciale della Sede madre al conto corrente bancario del Centro Operativo, tramite mod. IP6quinques;
• in via eccezionale, dal conto corrente bancario della Sede madre al conto corrente bancario del Centro Operativo, tramite mod. IP6bis con valuta compensata, assumendo che si tratti della medesima banca.

I conti speciali di Tesoreria già istituiti per i Centri Operativi restano comunque attivi per eventuali future esigenze; le disponibilità già esistenti su tali conti devono essere impiegate gradualmente per le necessità correnti.

Nuovo conto e nuove causali

Per dare attuazione alla nuova procedura viene istituito il conto di interferenza GPA 55/27, denominato "Fondi trasferiti dalle Sedi ai Centri Operativi". Il conto è utilizzabile:

• in sezione dare, dalla Sede madre, in contropartita del conto polo del canale 1 o di uno dei conti polo del canale 3;
• in sezione avere, dal Centro Operativo, in contropartita del conto polo del canale 3.

Al conto è associata la causale 09802 "Rifornimento fondi ai C.O.", con funzionamento analogo alla causale 09801 già esistente, e precisamente:

• 19802, in sezione avere del conto, per i movimenti eseguiti dai Centri Operativi;
• 29802, in sezione dare del conto, per i movimenti eseguiti dalla Sede madre.

Rilevazione contabile

La rilevazione del nuovo fenomeno contabile utilizza i tipi operazione già previsti:

• 7 "Trasferimento fondi";
• 8 "Storno trasferimento fondi".

Per le scritture in partita doppia sono indicati i seguenti codici documento:

• Sede madre, tipo operazione 7: codice documento conto polo 60, registrazione al conto GPA 55/27 movimentabile solo in sezione dare, sottoconto corrispondente al codice del Centro Operativo, con numero operazioni determinato automaticamente pari a 1;
• Centro Operativo, tipo operazione 7: codice documento conto polo 70, registrazione al conto GPA 55/27 movimentabile solo in sezione avere, sottoconto pari al numero delle operazioni;
• Sede madre, tipo operazione 8: codice documento conto polo 36, registrazione al conto GPA 55/27 movimentabile solo in sezione avere, sottoconto corrispondente al codice del Centro Operativo, con numero operazioni determinato automaticamente pari a 1;
• Centro Operativo, tipo operazione 8: codice documento conto polo 37, registrazione al conto GPA 55/27 movimentabile solo in sezione dare, sottoconto pari al numero delle operazioni.

Per gli altri campi delle registrazioni contabili restano ferme le istruzioni già fornite ai punti 3.2.6 e 3.2.7 del manuale d’uso trasmesso con la circolare n. 82 del 24 marzo 1995.

Flussi di cassa e sistema centrale

I movimenti associati alle nuove causali 19802 e 29802 devono essere esposti separatamente sui modelli FL02 e FL02bis e, di conseguenza, raccordati separatamente anche sul mod. MF1, sotto la voce "Rifornimento fondi C.O.". Sul sistema centrale è inoltre istituito un raggruppamento specifico denominato "RF Rifornimento fondi C.O." con causali MF1 19802 e 29802.

Adempimenti della Sede madre

La Sede madre, in presenza del nuovo meccanismo di trasferimento fondi, deve ridimensionare l’ammontare mensile dei fondi da versare sul conto di Tesoreria Centrale oppure determinare il proprio fabbisogno di fondi da richiedere alla Direzione Generale, secondo le regole già vigenti. L’adeguamento deve tenere conto dei nuovi trasferimenti diretti ai Centri Operativi.

Controlli delle Sedi regionali

Le Sedi regionali, prima di autorizzare la chiusura mensile dei flussi di cassa, devono verificare la corrispondenza tra:

• gli importi attribuiti da una o più Sedi madre alla causale di uscita 29802;
• gli importi attribuiti dai Centri Operativi alla causale di entrata 19802.

Se emerge un disallineamento nel mod. MF1 regionale online, occorre accertarne le cause e intervenire con i dati integrativi necessari per ottenere la quadratura degli importi.

Allegato: variazione al piano dei conti

L’allegato conferma la variazione del piano dei conti relativa al conto GPA 55/27, con tipo variazione I, denominazione completa "Fondi trasferiti dalle Sedi ai Centri Operativi" e denominazione abbreviata "Fondi trasferiti dalle Sedi ai Centri Operativi".