Regolamento (UE) 2018/1724

Istituzione dello sportello e accesso centralizzato

La Commissione e gli Stati membri istituiscono uno sportello digitale unico composto da un’interfaccia utenti comune integrata nel portale "La tua Europa" (art. 2). Lo sportello dà accesso a informazioni sui diritti, obblighi e norme applicabili nel mercato interno, a procedure online e non online, e ai servizi di assistenza e risoluzione dei problemi elencati nell’allegato III o richiamati dall’art. 7. L’interfaccia utenti comune deve essere accessibile in tutte le lingue ufficiali dell’Unione.

Ambito delle informazioni e requisiti di qualità

Gli Stati membri devono garantire accesso facile, sui propri siti web, alle informazioni nazionali sui diritti, obblighi, norme, procedure e servizi di assistenza pertinenti (art. 4). Le informazioni devono essere accurate, aggiornate, strutturate, comprensibili, complete e redatte in linguaggio semplice, includendo riferimenti, contatti dell’autorità competente e data di aggiornamento (art. 9). La Commissione assicura analogo accesso per le informazioni di livello unionale tramite il portale "La tua Europa".

Procedure interamente online e accesso transfrontaliero

Le procedure elencate nell’allegato II devono essere accessibili e completabili interamente online, se istituite nello Stato membro interessato (art. 6). La nozione di procedura interamente online richiede identificazione, presentazione di prove, firma e invio a distanza, ricevuta automatica, esito elettronico e notifica di completamento. Gli utenti transfrontalieri devono poter accedere alle procedure in modo non discriminatorio e, quando i non transfrontalieri possono usare certe soluzioni tecniche o copie digitali di documenti, tali possibilità devono essere estese anche ai transfrontalieri (art. 13).

Eccezioni alla piena digitalizzazione

La presenza fisica può essere richiesta solo in casi eccezionali, giustificati da motivi imperativi di interesse pubblico relativi a sicurezza pubblica, salute pubblica o lotta alla frode, e limitatamente a quanto strettamente necessario (art. 6, par. 3). Gli Stati membri devono notificare e spiegare alla Commissione e agli altri Stati membri i motivi e le circostanze di tali eccezioni, mediante un repertorio comune accessibile. Restano possibili procedure ulteriori non online o contatti diretti con l’utente (art. 6, par. 5).

Servizi di assistenza e risoluzione dei problemi

Gli utenti devono poter accedere facilmente ai servizi di assistenza e risoluzione dei problemi, anche transfrontalieri (art. 7). Sono inclusi, tra gli altri, sportelli unici, punti di contatto per i prodotti, qualifiche professionali, assistenza sanitaria transfrontaliera, EURES e ODR, elencati nell’allegato III. Possono essere aggiunti servizi ulteriori, anche privati o semiprivati, se complementari, gratuiti o a prezzo accessibile per microimprese, enti senza scopo di lucro e cittadini, e conformi ai requisiti di qualità.

Requisiti di accessibilità e traduzioni

La Commissione deve garantire che i siti e le pagine web di accesso siano percepibili, utilizzabili, comprensibili e solidi, in coerenza con l’accessibilità web (art. 8). Le informazioni, spiegazioni e istruzioni principali devono essere rese accessibili in una lingua ufficiale dell’Unione ampiamente compresa dagli utenti transfrontalieri; se lo Stato membro non può fornirle in tale lingua, può chiedere alla Commissione una traduzione entro i limiti del bilancio disponibile (art. 12). La lingua di riferimento è, di regola, quella più studiata come lingua straniera nell’Unione, salvo eccezioni motivate.

Scambio automatizzato di prove e principio "una tantum"

Per le procedure dell’allegato II e per quelle previste dalle direttive 2005/36/CE, 2006/123/CE, 2014/24/UE e 2014/25/UE, la Commissione, in cooperazione con gli Stati membri, istituisce un sistema tecnico per lo scambio automatizzato di prove tra autorità competenti di diversi Stati membri (art. 14). Il sistema opera su richiesta esplicita, libera, specifica, informata e inequivocabile dell’utente, che può sempre scegliere di non utilizzarlo e presentare prove con altri mezzi. Le prove scambiate sono limitate a quanto richiesto, usabili solo per la procedura in questione e considerate autentiche ai fini dell’autorità richiedente.

Verifica delle prove tramite IMI

Quando il sistema tecnico o altri sistemi di scambio/verifica non sono disponibili o non applicabili, oppure quando l’utente non richiede il sistema tecnico, le autorità competenti cooperano mediante IMI per verificare l’autenticità delle prove elettroniche presentate (art. 15). Il regolamento modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012 per includere gli organi e organismi dell’Unione tra i partecipanti all’IMI e adeguare le basi giuridiche e le funzioni del sistema.

Monitoraggio della qualità e misure correttive

I coordinatori nazionali e la Commissione monitorano periodicamente la conformità ai requisiti di qualità delle informazioni, procedure e servizi (art. 17). In caso di deterioramento della qualità, la Commissione può chiedere azioni correttive, discutere misure nel gruppo di coordinamento, inviare una lettera di raccomandazioni o scollegare temporaneamente contenuti o servizi dallo sportello. Per i servizi di assistenza o risoluzione dei problemi, è possibile lo scollegamento se non rispettano sistematicamente i requisiti o non soddisfano più le esigenze degli utenti.

Governance, coordinatori nazionali e gruppo di coordinamento

Ogni Stato membro nomina un coordinatore nazionale, punto di contatto interno e responsabile del collegamento con la Commissione; può nominare coordinatori aggiuntivi secondo la propria struttura amministrativa (art. 28). È istituito un gruppo di coordinamento dello sportello, composto da un coordinatore per Stato membro e presieduto dalla Commissione (artt. 29-30). Il gruppo sostiene l’attuazione del regolamento, scambia buone prassi, discute promozione, qualità, duplicazioni, raccolta dati e orientamenti linguistici.

Promozione, nome e logo

Il nome pubblico dello sportello è "Your Europe"; la Commissione deve decidere il logo entro il 12 giugno 2019 (art. 22). Nome e logo fungono anche da marchio di qualità per le pagine web conformi, e devono essere visibili sui siti pertinenti. Stati membri e Commissione devono coordinare le attività promozionali e garantire visibilità e reperibilità tramite motori di ricerca (art. 23).

Statistiche, riscontri degli utenti e trasparenza

Le autorità competenti e la Commissione raccolgono statistiche anonime su visite, origine degli utenti, richieste e tempi di risposta, nonché dati su fruibilità e qualità (art. 24). La Commissione mette a disposizione uno strumento di riscontro anonimo per valutare informazioni, procedure, servizi e interfaccia, e pubblica panoramiche sintetiche anonime sui problemi emersi (artt. 25-27). Gli utenti possono anche segnalare anonimamente ostacoli nel mercato interno (art. 26).

Protezione dei dati e principi di sicurezza

Il trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti è soggetto al regolamento (UE) 2016/679; quello della Commissione al regolamento (UE) 2018/1725 (art. 33). Il regolamento richiama inoltre il rispetto dei principi di minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza, necessità, proporzionalità e limitazione della finalità, nonché la sicurezza e la tutela della vita privata fin dalla progettazione.

Entrata in vigore e applicazione differita

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione in Gazzetta ufficiale (art. 39). Le disposizioni principali sullo sportello, sulle informazioni, sui servizi e sulla raccolta dati si applicano dal 12 dicembre 2020; quelle sulle procedure interamente online, sull’accesso transfrontaliero e sul sistema tecnico per le prove dal 12 dicembre 2023. Le autorità municipali devono rendere accessibili le informazioni rilevanti non oltre il 12 dicembre 2022.