Circolare numero 106 del 7-5-1990

Operazione "Pensionesubito": estensione nazionale e organizzazione periferica

La circolare comunica l’estensione dell’operazione "Pensionesubito" a tutto il territorio nazionale a partire dal mese di giugno 1990. L’iniziativa, già sperimentata in alcune sedi pilota, è presentata come uno strumento attraverso cui l’Istituto intende rafforzare l’immagine di efficienza, efficacia e qualità del servizio nei confronti dell’utenza.

Obiettivi e indirizzi organizzativi generali

L’operazione si fonda su una logica di centralità del rapporto con il cittadino e di superamento dell’organizzazione tradizionale per adempimenti. I dirigenti periferici, a tutti i livelli di competenza, sono chiamati a completare e consolidare gli assetti organizzativi già definiti con la circolare n. 23 del 25 gennaio 1990, attivando tempestivamente gli interventi ancora necessari.

Particolare rilievo viene attribuito:

• alla coerenza dell’"isola" con l’assetto organizzativo dell’area pensioni;
• all’impiego di risorse umane adeguate a una struttura deverticalizzata, nella quale ogni operatore risponde dell’intero ciclo di prodotto;
• alla promozione di una nuova cultura del servizio, orientata non alla quantità delle lavorazioni ma alla qualità complessiva dell’output erogato.

Ruolo dei dirigenti periferici e della logistica

I dirigenti delle SAP devono garantire che il centro di responsabilità costituito dall’"isola" sia funzionalmente integrato nell’area pensioni e dotato di personale capace di operare secondo le nuove logiche di servizio.

I dirigenti regionali sono invece individuati come responsabili diretti degli interventi logistici e devono assicurare:

• la corretta dislocazione delle aree destinate all’"isola";
• un adeguato dimensionamento degli spazi, nei limiti delle strutture edilizie esistenti;
• eventuali iniziative di ristrutturazione;
• l’attivazione delle linee telefoniche dirette;
• la predisposizione di una segnaletica efficace per orientare l’utenza;
• la dotazione di mobilio confortevole negli ambienti di contatto;
• l’assistenza tecnico-operativa nella fase di rilascio della procedura.

La collocazione logico-funzionale dell’"isola" è individuata nel Reparto Liquidazione Pensioni, nel rispetto anche dei criteri generali già fissati dalla circolare n. 233 del 13 novembre 1989 per l’allocazione dei servizi all’utenza.

Qualità del servizio e rapporti con l’utenza

L’operazione viene descritta come la prima iniziativa interamente costruita su una procedura pensata in funzione della qualità del servizio. Per questo la circolare insiste in modo particolare sulla necessità di coinvolgere non solo il personale addetto all’"isola", ma tutti gli operatori di sede.

La sensibilizzazione deve concentrarsi sui principali fattori che determinano la qualità del servizio reso al pubblico:

• capacità di adottare comportamenti rispondenti alle attese dell’utente;
• capacità di trasmettere le proprie conoscenze;
• gentilezza e considerazione verso il cittadino;
• capacità di rispondere in modo esatto ed esaustivo già al primo contatto;
• capacità di fornire informazioni con linguaggio chiaro e comprensibile;
• capacità di comprendere bisogni ed esigenze dell’utenza.

L’obiettivo è trasformare il contatto con l’utente, in precedenza percepito in modo spersonalizzato, in un rapporto collaborativo nel quale la soddisfazione dell’utente costituisca anche motivo di gratificazione per l’operatore.

Responsabili dei rapporti esterni

Ai responsabili dei rapporti con l’utenza e delle relazioni esterne viene richiesto di seguire con massima attenzione tutte le fasi del ciclo operativo. Il loro intervento deve essere finalizzato a proporre soluzioni, rimuovere difficoltà e garantire comunque la validità dei risultati dell’operazione.

Flusso operativo e scadenze principali

Le informazioni relative ai pensionandi, già individuate secondo i criteri della precedente circolare, sono trasmesse dal sistema centrale alle sedi territorialmente competenti tramite la procedura DATA-SWITCH entro la fine di maggio 1990. Contestualmente viene rilasciata la procedura automatizzata per:

• il trasferimento dei dati contributivi dei pensionandi da 8100 a PS2;
• la gestione dei conti assicurativi;
• la stampa degli estratti conto e delle domande;
• il ritorno delle informazioni al sottosistema di sede.

Una volta caricati i nominativi in EAD75, l’"isola" deve pianificare le attività propedeutiche all’invio delle domande e degli estratti conto. Le sedi devono procedere, entro la fine di giugno, all’invio delle domande agli assicurati interessati al pensionamento con decorrenza massima dal 1° settembre 1990.

Verifiche anagrafiche ed esclusione dei soggetti deceduti

Prima dell’invio della documentazione, le sedi devono svolgere una verifica particolarmente delicata: escludere gli assicurati nel frattempo deceduti. La circolare ricorda che, a partire dal messaggio n. 26132 del 19 febbraio 1990, per le domande di pensione indirette è obbligatoria l’acquisizione dei dati anagrafici del dante causa; tuttavia, per l’operazione in esame, l’informazione può non essere ancora disponibile.

Per questo gli addetti all’"isola" devono:

• collegarsi alle anagrafi comunali, via telematica ove possibile oppure con accesso diretto;
• verificare l’esistenza in vita dei pensionandi già caricati in EAD75;
• utilizzare, se utile, le liste predisposte dal programma LISTADO, che consente anche la selezione per comune di residenza.

I dirigenti possono inoltre instaurare contatti preliminari con le autorità comunali per sensibilizzarle sul valore sociale dell’operazione e favorire la collaborazione nella fornitura delle informazioni richieste.

Controlli sulle posizioni e esclusione dei non interessati

Dopo la ricezione delle posizioni dal centro, le sedi devono confrontarle con gli archivi locali per eliminare gli assicurati che nel frattempo abbiano già liquidato la pensione o presentato domanda. Devono altresì essere esclusi:

• i soggetti non effettivamente interessati alla pensione di vecchiaia al compimento dell’età pensionabile;
• gli assicurati con scarsa consistenza contributiva;
• coloro che abbiano optato per il mantenimento in servizio;
• coloro che abbiano richiesto la ricongiunzione dei periodi assicurativi presso altri fondi.

La circolare richiama infine la necessità di un costante controllo della funzionalità dei contesti operativi che supportano l’"isola", con specifico riferimento al Reparto GPA, la cui efficienza e il cui aggiornamento sono indicati come condizioni indispensabili per la fluidità del ciclo di produzione.

Procedura informatica: architettura generale

L’allegato tecnico descrive la procedura "Pensionesubito" su tre livelli:

• elaborazione sul sistema centrale;
• elaborazione sui sottosistemi di sede;
• elaborazione sulle stazioni di lavoro PS/2.

Il flusso generale parte dall’estrazione dagli archivi magnetici dei dati anagrafici degli assicurati prossimi al pensionamento per vecchiaia. Le posizioni vengono confrontate tra loro per unificare eventuali duplicazioni e poi confrontate con il data base centrale delle pensioni per eliminare i titolari di pensione diretta.

L’archivio risultante costituisce l’archivio dei pensionandi, che viene poi attribuito alla sede competente sulla base del comune di residenza e/o del CAP. I dati sono trasmessi alle sedi con la procedura DATA SWITCHING.

Elaborazioni presso le sedi e sulla stazione PS/2

Nella sede territoriale le posizioni ricevute vengono ulteriormente confrontate con la base informativa locale e con l’archivio pensioni per escludere chi abbia già presentato domanda o ottenuto la pensione. Le posizioni valide sono inserite:

• nell’archivio EAD75, per la gestione delle ulteriori attività;
• nell’archivio A1, per il prelievo automatico dei contributi dagli archivi centrali e regionali.

I dati contributivi vengono poi trasferiti sulla stazione PS/2, dove sono gestiti i dati del conto assicurativo e predisposti gli elaborati da inviare agli assicurati.

Programmi, archivi e funzioni operative

La circolare contiene un elenco dettagliato dei programmi da ricevere e caricare sul sottosistema periferico e dei programmi da installare sulle stazioni PS/2. Tra le funzioni descritte figurano:

• ricezione delle posizioni dal centro;
• trasferimento delle posizioni ad altre sedi;
• caricamento nell’archivio EAD75 e nell’archivio A1;
• stampa delle liste dei pensionandi;
• gestione delle duplicazioni;
• apertura della fase istruttoria;
• gestione della numerazione automatica;
• gestione della procedura LP1;
• aggiornamento delle fasi istruttorie.

Sono inoltre richiamati gli archivi utilizzati nella procedura, in particolare l’archivio 60 come archivio A1 e l’archivio 04 come archivio A2, in sostituzione degli archivi 65 e 66 impiegati nel Progetto pensioni.

Gestione dei trasferimenti tra sedi e liste operative

Le posizioni che non competono a una determinata sede devono essere reindirizzate e trasferite alla sede corretta tramite le funzioni del programma 4317 e la procedura DATA SWITCHING. Le liste stampate consentono di controllare:

• le posizioni ricevute dal sistema centrale;
• le posizioni trasferite ad altre sedi;
• le posizioni inserite nell’archivio EAD75;
• le posizioni scartate per la presenza di domande o pensioni negli archivi locali.

Il programma LISTADO è stato aggiornato per consentire anche la produzione di liste delle posizioni inserite automaticamente in EAD75 con la procedura "Pensionesubito", con possibilità di selezione per mese di nascita e, in fase di realizzazione, per comune di residenza.

Prelievo dei contributi dagli archivi magnetici

Il prelievo automatico dei dati contributivi è gestito dalla transazione PEGX, attivabile dal programma 4317. Tale transazione dialoga con gli archivi centrali ART, COM, LA, LD, O1/M e VV e con i 15 sistemi regionali ARPA indicati nella circolare.

La sede può chiedere il prelievo:

• per i pensionandi che compiono l’età pensionabile nel mese in lavorazione;
• per una singola posizione, indicando il relativo numero EAD75.

In caso di errori di rete o di indisponibilità dei sistemi o degli archivi, sono indicati i codici 107 e 112; se l’anomalia persiste, la sede deve segnalarla al Centro di assistenza del Servizio EAD, ai numeri telefonici indicati nella circolare.

Accesso agli archivi e verifica della situazione del conto

Nelle more della piena disponibilità delle funzioni PS/2, sono stati realizzati due programmi sul sottosistema periferico che consentono la gestione degli accessi agli archivi degli assicurati e la visualizzazione dello stato delle operazioni di prelievo contributivo. Con il programma 592 è possibile:

• riaccedere agli archivi magnetici per le posizioni dell’operazione;
• interrompere accessi ancora in corso;
• verificare lo stato del prelievo dei contributi per ciascun archivio.

La situazione del conto viene rappresentata con codici che indicano se i contributi sono stati prelevati, se il sistema o l’archivio non sono disponibili, oppure se il soggetto non è presente negli archivi contributivi.

Numerazione automatica e stampa della documentazione

Prima dell’inserimento in EAD75 deve essere attivata la numerazione automatica delle posizioni. La procedura prevede la definizione di una serie unica, con eventuale sostituzione automatica delle lettere "AA" e/o "MM" con anno e mese della data di elaborazione.

La stampa può riguardare:

• estratto conto;
• pacchetto completo (domanda ed etichetta);
• sola domanda;
• etichetta autoadesiva.

La stampa è progettata per gestire la ripartenza in caso di interruzione e, ove richiesto, per aggiornare automaticamente la fase istruttoria delle posizioni.

Esiti della procedura e codici di chiusura

La circolare disciplina anche le fasi conclusive:

• se il pensionando non presenta domanda, la posizione viene definita con codice esito "A" e il programma inserisce automaticamente il codice "W" nel record di gestione istruttoria;
• se il pensionando presenta domanda, va inserito il codice esito "9", che trasforma la posizione in domanda di pensione e comporta l’aggiornamento di numerosi campi dell’archivio EAD75, oltre all’inserimento del codice "A" nel record di gestione istruttoria.

Per le posizioni con contribuzione insufficiente ai fini del diritto alla pensione, la circolare ricorda che non devono essere inviati il modulo di domanda e gli estratti conto: tali posizioni vanno chiuse con codice esito "S" e con conseguente inserimento del codice "W".

Modulistica di accoglimento e reiezione

Per le pensioni accolte, l’interessato riceve:

• la lettera di comunicazione di accoglimento;
• il modulo "Liquidazione" con i principali dati della pensione;
• il modulo "Retr. Pens." per i lavoratori dipendenti;
• il libretto di pensione;
• l’opuscolo "Il libretto di pensione" in nuova edizione.

La lettera di accoglimento, redatta in linguaggio semplice, informa sulla liquidazione della pensione, sulle modalità di riscossione, sulla documentazione inviata e sul calendario dei pagamenti.

Per le domande respinte è prevista una nuova comunicazione di reiezione, aggiornata nello stile e nei contenuti in base alle più recenti disposizioni legislative. Tutta la modulistica è oggetto di stampa centralizzata e distribuzione a cura della Sede Centrale.

Rilevazioni statistiche

Le posizioni trattate con "Pensionesubito" sono oggetto di rilevazioni statistiche autonome, da riportare al rigo 22 del modello STAT/PENS/TP. Le statistiche riguardano:

• giacenza di inizio periodo;
• posizioni costituite nel mese;
• posizioni accolte con codice esito 9;
• posizioni respinte con codice esito A o S;
• posizioni trasferite;
• posizioni duplicate;
• giacenza finale.

Sono inoltre previste rilevazioni separate sui tempi di definizione e sui tempi medi di attesa tra inserimento in EAD75 ed elaborazione.

Contenuti dell’allegato operativo

L’allegato tecnico riporta, con livello di dettaglio informatico, i flussi, i programmi, gli archivi e le modalità di utilizzo delle schermate per la ricezione, il reindirizzamento, il caricamento, il prelievo contributivo, la gestione degli accessi agli archivi e la stampa. Si tratta di istruzioni operative destinate alle strutture periferiche e agli operatori di controllo incaricati dell’installazione e della gestione delle procedure su PS/2 e sui sottosistemi di sede.