Sentenza n. 690/2026 - Milano, Sezione 5

Esito

La controversia

La ricorrente, docente presso l’Istituto scolastico, aveva chiesto il 28 luglio 2025 di ottenere copia dell’esposto da lei presentato il 24 marzo 2025 presso la sede dell’Istituto, con le firme di rito e gli estremi della protocollazione. L’istanza era rimasta senza risposta, anche dopo il sollecito del 26 agosto 2025, determinando il silenzio-diniego previsto dall’art. 25, comma 4, l. 241/1990. Con il primo motivo sono state dedotte la violazione e falsa applicazione degli artt. 22, 24 e 25 l. 241/1990, nonché l’eccesso di potere per difetto di motivazione e sviamento, sostenendo il diritto di accesso in quanto autrice e firmataria del documento e in funzione della possibile tutela, anche giudiziale o stragiudiziale, della propria professionalità e del risarcimento dei danni asseritamente subiti. È stato inoltre richiamato l’art. 40 d.lgs. 82/2005 sulla formazione informatica degli originali dei documenti amministrativi e il manuale per la gestione dei flussi documentali delle istituzioni scolastiche. Con il secondo motivo sono state dedotte la violazione dell’art. 25, comma 4, l. 241/1990 e dell’art. 116 c.p.a., nonché la violazione dei principi di trasparenza e buon andamento, per avere l’amministrazione mantenuto un silenzio equivalente a un diniego immotivato. A seguito di ordinanza istruttoria, la ricorrente ha prodotto i chiarimenti e i documenti richiesti, mentre il resistente non ha adempiuto all’incombente istruttorio disposto nei suoi confronti.

La decisione

Il TAR ha esaminato congiuntamente i motivi e li ha ritenuti fondati. Ha annullato il silenzio-diniego perché l’amministrazione non aveva dato evidenza della sussistenza di alcuna causa ostativa prevista dagli artt. 22 e ss. l. 241/1990 e aveva integralmente negato l’accesso senza motivazione. Il giudice ha riconosciuto che l’accesso difensivo è strumentale a ogni forma di tutela, giudiziale o stragiudiziale, anche meramente prospettica e potenziale, e che la scelta dei rimedi da eventualmente attivare non può essere anticipatamente rimessa all’amministrazione o al depositario dei documenti. Qualora sussistano esigenze di protezione di interessi contrapposti, l’amministrazione deve valutare modalità meno restrittive, come la sola visione, l’oscuramento parziale dei dati o il differimento, anziché negare integralmente l’ostensione. È stato quindi ordinato al Ministero dell’Istruzione e del Merito, quale amministrazione riferibile all’Istituto scolastico, di consentire l’accesso alla documentazione richiesta entro trenta giorni dalla comunicazione o notificazione della sentenza. Le spese, pari a euro 1.500,00 oltre accessori e rimborso del contributo unificato, sono state poste a carico del resistente.

Norme richiamate

• artt. 22-25 l. 241/1990

  La disciplina dell’accesso impone all’amministrazione di verificare e motivare concretamente eventuali cause ostative; in mancanza, il diniego tacito è illegittimo.

• art. 25, comma 4, l. 241/1990

  Il mancato riscontro entro il termine previsto determina il silenzio-diniego impugnabile mediante il rito sull’accesso.

• art. 116 c.p.a.

  La disposizione costituisce il riferimento processuale per la tutela avverso il diniego o il silenzio sull’istanza di accesso.

• art. 40 d.lgs. 82/2005

  le pubbliche amministrazioni “formano gli originali dei propri documenti, inclusi quelli inerenti ad albi, elenchi e pubblici registri, con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71”

  La ricorrente lo ha richiamato a sostegno della necessità che il documento amministrativo sia conservato in forma idonea a garantirne sicurezza, immodificabilità e integrità; il giudice ha fondato la decisione soprattutto sulla disciplina generale dell’accesso.

• art. 52, commi 1 e 2, d.lgs. 196/2003

  Richiamato nel dispositivo quale fondamento dell’oscuramento delle generalità e dei dati identificativi della ricorrente.

• art. 9, paragrafo 1, Regolamento (UE) 2016/679

  Richiamato nel dispositivo, unitamente alla normativa nazionale sulla privacy, a tutela dei diritti o della dignità della parte interessata.

Massime di principio

• L’accesso documentale deve essere riconosciuto quando è strumentale a una possibile tutela giudiziale o stragiudiziale, anche soltanto prospettica e potenziale; l’interessato non deve avere già scelto o dimostrato in modo definitivo il rimedio da intraprendere.
• L’amministrazione non può negare tacitamente o immotivatamente l’accesso senza indicare la concreta sussistenza di una causa ostativa prevista dalla disciplina degli artt. 22 e ss. l. 241/1990.
• Quando siano ipotizzabili esigenze di tutela di interessi contrapposti, l’amministrazione deve valutare misure meno restrittive del diniego integrale, quali la sola visione, l’oscuramento parziale dei dati o il differimento dell’accesso.

Come è indicizzato