Circolare numero 27 del 08-02-2011

Monitoraggio del contenzioso e definizione del flusso operativo

La circolare si inserisce nel più ampio processo di riorganizzazione delle funzioni dell’Istituto, con particolare riferimento alla gestione del contenzioso e al rafforzamento della funzione legale. L’obiettivo dichiarato è quello di migliorare l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa attraverso una più corretta gestione dei procedimenti giudiziari, una migliore alimentazione dei sistemi informatici e un monitoraggio più puntuale delle situazioni critiche.

Contesto e interventi già avviati

Nella premessa vengono richiamate le principali iniziative già intraprese in materia: la rivisitazione della funzione legale, le circolari interne sulla gestione del contenzioso, le sollecitazioni in tema di autotutela, le disposizioni sulla gestione dei pignoramenti e l’acquisizione al sistema informatico di tutti i procedimenti notificati. Quest’ultimo intervento viene qualificato come essenziale per una corretta gestione del fenomeno e delle anomalie, superando la prassi di presa in carico solo in prossimità delle scadenze processuali.

Esigenza di un flusso di lavoro formalizzato

Sulla base delle esperienze maturate e delle segnalazioni provenienti dalle sedi, si ritiene necessario definire un flusso di lavoro che individui con chiarezza competenze e attività delle diverse strutture coinvolte nella gestione del contenzioso, in coerenza con la normativa e i regolamenti vigenti. Tale flusso è concepito come supporto alla corretta alimentazione del SISCO e come strumento per:

• ottimizzare la gestione dei procedimenti;
• consentire attività di monitoraggio utili a prevenire fenomeni seriali;
• intervenire tempestivamente in presenza di anomalie.

Fascicolo elettronico, SISCO e SISCOM

La circolare attribuisce rilievo alla condivisione del flusso operativo, alla costituzione del fascicolo elettronico già prevista dalla circolare n. 106/2009 e alle funzionalità del SISCO, comprese quelle che consentono lo scambio di richieste e atti tra funzione amministrativa e funzione legale tramite SISCOM. Tali strumenti sono descritti come un insieme integrato di prescrizioni e comportamenti idonei a sostenere il miglioramento della gestione del contenzioso.

Sperimentazione del flusso sul territorio

L’estensione del flusso operativo non è immediata, ma viene subordinata a una sperimentazione sul territorio. La sperimentazione interesserà sedi diverse per dimensioni e grado di criticità, nonché sedi in cui sia già stato avviato il processo telematico con i Tribunali locali. L’esito della sperimentazione dovrà consentire di raccogliere indicazioni migliorative prima della formalizzazione definitiva del flusso. L’avvio sarà comunicato con apposito messaggio.

Azione di approfondimento nelle sedi critiche

In parallelo, viene avviata un’azione specifica presso alcune sedi considerate critiche in relazione al volume degli affari giudiziari trattati. Le sedi individuate, sulla base dei dati del cruscotto del contenzioso e d’intesa con il Coordinamento Generale Legale, sono:

• Bari;
• Caserta;
• Catania;
• Lecce;
• Messina;
• Napoli;
• Roma;
• Reggio Calabria;
• Taranto.

L’intervento riproduce l’approccio già sperimentato in un’altra realtà territoriale particolarmente problematica, con l’obiettivo di verificarne le specificità sul campo e di individuare eventuali esigenze di supporto o intervento straordinario.

Modalità esecutive del monitoraggio

L’attività di monitoraggio delle sedi critiche decorre dal 10 febbraio 2011. I direttori delle sedi interessate, d’intesa con l’avvocato coordinatore locale, devono garantire gli approfondimenti sullo stato del contenzioso. Ai direttori regionali è attribuito il compito di seguire direttamente gli sviluppi, coordinando gli interventi necessari e individuando una risorsa operativa di riferimento, di regola il responsabile del team Organizzazione della direzione regionale o, per motivate ragioni, altro funzionario della sede regionale.

Le risorse individuate saranno convocate presso la Direzione Centrale Audit per un briefing informativo sulle attività da svolgere e sul corretto utilizzo degli strumenti di audit. I nominativi saranno richiesti con successivo messaggio.

Strumenti di audit e supporto centrale

Per la rilevazione vengono trasmessi gli strumenti di audit allegati, denominati Total check Co.Leg, che comprendono:

• carta di lavoro per il dimensionamento e l’analisi del fenomeno;
• questionario per l’analisi qualitativa dei comportamenti;
• guida all’utilizzo.

Le informazioni inserite potranno essere integrate con ulteriori iniziative ritenute utili in relazione alle singole realtà esaminate. A livello centrale è inoltre costituito un pool di dirigenti, avvocati e funzionari incaricato di monitorare l’andamento delle attività anche tramite accessi diretti, che costituiranno occasione per una valutazione congiunta delle risultanze e delle eventuali necessità di intervento centrale.

Report iniziale e verifiche documentali

Il primo passaggio operativo consiste nell’invio di un report sulle iniziative avviate, integrato dall’allegato 1 debitamente compilato, da trasmettere entro il 10 marzo p.v. tramite P.E.I. alla DC Audit. In tale occasione, ogni sede regionale deve confermare, dopo le opportune verifiche, la piena corrispondenza tra gli atti giudiziari presenti presso la sede e le relative registrazioni in SISCO, così da rendere note eventuali anomalie prima dell’avvio degli accessi centrali.

La circolare precisa infine che il flusso operativo sarà oggetto di successiva diramazione, con indicazioni sulla sperimentazione e sulle sedi interessate.