Circolare numero 28 del 08-02-2011

Modalità di accesso telematico e gestione delle deleghe per gli adempimenti verso l’INPS

La circolare chiarisce il nuovo assetto delle abilitazioni e delle deleghe per operare nei servizi telematici INPS in materia di adempimenti lavoristici, previdenziali e assistenziali. Il documento si inserisce nel processo di progressiva informatizzazione dei rapporti con l’Istituto e definisce i soggetti che possono operare in nome e per conto dei datori di lavoro, le modalità di autenticazione e le tempistiche di entrata a regime del sistema.

Premessa e quadro di riferimento

La circolare richiama il processo di modernizzazione della disciplina del lavoro e la determinazione del Presidente INPS n. 75 del 2010, adottata in attuazione dell’art. 38, comma 5, del d.l. n. 78/2010 convertito dalla legge n. 122/2010, che impone l’utilizzo esclusivo del canale telematico per specifiche istanze di servizio. In tale scenario assumono rilievo l’accesso al fascicolo aziendale e il potenziamento delle funzionalità di comunicazione bidirezionale con datori di lavoro e intermediari. La circolare precisa quindi le modalità di individuazione dei titoli ad operare per conto dei datori di lavoro, anche alla luce della nota ministeriale 29 aprile 2010, n. 7857, che valorizza il ruolo degli intermediari abilitati.

Datori di lavoro: autenticazione e accesso ai servizi

Per i datori di lavoro che intendano adempiere direttamente oppure tramite propri dipendenti delegati, restano ferme le istruzioni già emanate in materia di rilascio del PIN, da ultimo con circolare n. 32 del 17 febbraio 2004. I datori di lavoro già abilitati al servizio di trasmissione telematica delle Denunce Aziendali e già collegati all’azienda non devono ripetere l’accreditamento. Accanto al PIN, la circolare conferma l’operatività della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) rilasciata da una Pubblica Amministrazione ai sensi del DPR n. 117/2004. I datori di lavoro privi di entrambe le credenziali possono richiedere il PIN alla sede competente mediante l’apposito modulo allegato.

Sub-abilitazioni ai dipendenti del datore di lavoro

Qualora il datore di lavoro intenda delegare uno o più dipendenti alla cura degli adempimenti verso l’Istituto, dopo l’autenticazione tramite PIN o CNS deve utilizzare l’applicazione dedicata per attribuire le sub-abilitazioni. La delega può essere conferita solo a lavoratori dipendenti dello stesso datore di lavoro. La circolare precisa che, a decorrere dalle denunce contributive relative al periodo di paga "aprile 2011", il nuovo sistema sarà pienamente a regime e non sarà più possibile operare in nome e per conto di un datore di lavoro al di fuori delle ipotesi espressamente ammesse.

Gruppi di impresa e consorzi di società cooperative

Per i gruppi di impresa, la circolare richiama l’art. 31, comma 1, del D.Lgs. n. 276/2003, che consente di delegare lo svolgimento degli adempimenti alla società capogruppo per tutte le società controllate e collegate. È inoltre ribadito, in linea con il vademecum ministeriale sul libro unico, che la capogruppo può delegare una qualsiasi società del gruppo, ma resta comunque direttamente responsabile. La delega non modifica la titolarità delle obbligazioni contrattuali e legislative, che rimane in capo alle singole società datrici di lavoro. La procedura di attivazione è telematica: il rappresentante legale, dopo autenticazione con PIN o CNS, seleziona la funzione dedicata, indica il codice fiscale della società del gruppo destinataria della delega e autocertifica la sussistenza dei requisiti di cui all’art. 2359 c.c.

Analogo meccanismo è previsto per i consorzi di società cooperative ai sensi dell’art. 31, comma 2, del D.Lgs. n. 276/2003. Il consorzio può svolgere gli adempimenti per conto delle consorziate o delegarli a una società consorziata. Anche in questo caso la delega si attiva tramite i servizi telematici, con indicazione del codice fiscale della società cooperativa delegata e autocertificazione dell’appartenenza al consorzio.

Intermediari autorizzati e soggetti esclusi

La circolare ribadisce la centralità della legge n. 12/1979 nella disciplina degli intermediari abilitati a svolgere adempimenti in materia di lavoro, previdenza e assistenza sociale dei lavoratori dipendenti. Sulla base della nota ministeriale 29 aprile 2010, n. 7857, la predisposizione e trasmissione della documentazione non può essere svolta dai CED, che possono effettuare soltanto attività esecutive e di servizio, né dai soggetti che operano esclusivamente in ambito fiscale, quali tributaristi, esperti tributaristi, consulenti fiscali e revisori contabili. In relazione a tali soggetti vengono considerate superate le precedenti istruzioni richiamate dalla circolare n. 32/2004.

Identificazione e profilazione degli intermediari

Per una più precisa identificazione degli intermediari autorizzati, l’INPS introduce un sistema di profilazione. I consulenti del lavoro e gli altri professionisti indicati dall’art. 1, comma 1, della legge n. 12/1979 sono abilitati con identificazione personale, sulla base dello scambio di informazioni con gli albi professionali di riferimento. Per i servizi o centri di assistenza fiscale istituiti dalle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, di cui all’art. 1, comma 4, della medesima legge, viene invece predisposta una profilazione di struttura, alla quale si associano uno o più soggetti responsabili.

I professionisti abilitati e i responsabili di struttura accedono ai servizi online INPS tramite CNS o PIN rilasciato dall’Istituto. Se già in possesso di PIN, possono continuare a utilizzare quello già assegnato; inoltre, i PIN non ancora abilitati ai servizi aziendali vengono automaticamente estesi a tali servizi. I soggetti non ancora titolari di PIN o CNS possono richiederne il rilascio alla sede competente tramite i moduli allegati alla circolare.

Gestione delle deleghe da parte degli intermediari

Gli intermediari autorizzati, una volta individuati secondo le modalità indicate, possono operare per conto dei datori di lavoro solo sulla base di una delega scritta. La delega è gestita tramite l’applicazione disponibile sul sito INPS nella sezione "servizi per le aziende e i consulenti" e l’accesso avviene mediante CNS o PIN rilasciato dall’Istituto. L’intermediario compila il testo della delega con i dati propri e del delegante, la stampa per la firma del datore di lavoro e, successivamente, la valida sotto la propria responsabilità attestando l’avvenuta sottoscrizione.

L’intermediario deve conservare la delega e copia di un documento di identità valido del delegante per tutta la durata della delega e nei 5 anni successivi, con obbligo di esibizione a richiesta. È inoltre prevista l’attribuzione di sub-abilitazioni a uno o più dipendenti dell’intermediario, ma esclusivamente nei confronti di dipendenti del medesimo intermediario.

Tempistica di entrata in vigore

L’applicazione di gestione delle deleghe è resa disponibile dal 7 febbraio 2011, data dalla quale gli intermediari autorizzati possono inserire le proprie deleghe nel sistema. Nella fase iniziale resta comunque possibile l’invio dei flussi UniEmens secondo il sistema in uso. Dal periodo di paga "aprile 2011" il nuovo sistema è pienamente operativo: per operare in nome e per conto di un datore di lavoro è necessario che il soggetto incaricato rientri in una delle categorie espressamente ammesse, ossia datore di lavoro, dipendente delegato, società del gruppo o del consorzio delegata, oppure intermediario autorizzato munito di delega espressa.

Datori di lavoro agricoli

Le medesime regole si applicano anche ai datori di lavoro che assumono operai agricoli. Per i soli adempimenti connessi a tali datori di lavoro e alle aziende da essi amministrate, la circolare riconosce l’abilitazione anche ai professionisti iscritti agli albi dei periti agrari e degli agrotecnici, secondo quanto già indicato nella circolare n. 45 del 7 aprile 2008. Restano invece esclusi i CED e i soggetti che possono svolgere solo attività fiscali, con superamento delle istruzioni precedenti richiamate dalla circolare n. 32/2004 e dalla circolare n. 100/2006.

Nelle more del rilascio della procedura generale di gestione deleghe, per il settore agricolo continuano ad applicarsi le normali procedure di abilitazione previste dallo specifico comparto. È inoltre consentito alle associazioni di categoria dei datori di lavoro abilitati di utilizzare il sistema delle sub-abilitazioni nei confronti dei propri dipendenti.