Circolare numero 26 del 08-02-2011

Data Mining e certificazione telematica delle assenze per malattia

La circolare interviene nel quadro del passaggio definitivo alla certificazione telematica delle malattie e della conseguente riorganizzazione delle attività dell’Istituto in materia di controlli. Il documento, oltre a richiamare i riferimenti normativi che hanno esteso il sistema sia al settore privato sia al pubblico, illustra l’avvio operativo del progetto "Data Mining" per la selezione delle visite mediche di controllo domiciliare e la redistribuzione delle funzioni tra area medico-legale, personale infermieristico e linee amministrative.

Quadro normativo di riferimento

Il testo richiama anzitutto il decreto interministeriale 26 febbraio 2010, con cui è stato disposto il collegamento in rete dei medici del Servizio sanitario nazionale e la trasmissione telematica all’INPS delle certificazioni di malattia per i lavoratori del settore privato, secondo le regole tecniche del Sistema pubblico di connettività. Per il settore pubblico viene richiamato l’art. 55-septies del D.Lgs. 165/2001, introdotto dall’art. 69 del D.Lgs. 150/2009, che prevede la trasmissione telematica delle certificazioni di malattia all’INPS secondo le modalità stabilite per il settore privato.

La circolare ricorda inoltre la precedente circolare INPS n. 60 del 16.04.2010, con cui erano state fornite le prime istruzioni operative sulla nuova procedura, e la legge 4 novembre 2010, n. 183, richiamata per l’obiettivo di assicurare un quadro completo delle assenze per malattia nei settori pubblico e privato e un più efficace sistema di controllo. Viene infine precisato che, in alcuni casi codificati, resta per un periodo transitorio la possibilità di certificazione cartacea, che dovrà essere gestita secondo successive indicazioni.

Innovazioni operative e telematizzazione del processo

La trasmissione telematica dei certificati di malattia consente di automatizzare e digitalizzare integralmente il processo, ridisegnandone il flusso. La circolare sottolinea che ciò permette di distinguere le attività proprie della funzione medico-legale, che comprende la valutazione tecnico-professionale dei certificati e la gestione delle visite mediche di controllo, dalle attività delle linee di servizio amministrative.

Tale evoluzione si inserisce in un programma più ampio di razionalizzazione e integrazione delle procedure gestionali esistenti, finalizzato a conseguire progressivi benefici in termini di efficienza ed efficacia e a svincolare risorse da attività ripetitive e routinarie. In questo contesto si colloca anche il processo di ridisegno dell’Area professionale Medico Legale, già avviato con la determinazione commissariale n. 108 del 25.06.2009 e con la circolare n. 92 del 17.07.2009, che valorizza il ruolo dei medici legali su attività di accertamento sulla persona, valutative e consulenziali in materia di visite ambulatoriali, invalidità, inabilità e invalidità civile.

Avvio del progetto Data Mining per le visite di controllo domiciliare

La circolare dà atto dell’avvio del progetto "Data Mining" per la disposizione delle visite mediche di controllo, già anticipato dalla circolare n. 92 del 17.07.2009 e accompagnato dalle prime istruzioni operative fornite con il messaggio n. 4711 del 15.02.2010. A partire dal 10.02.2010 le sedi di produzione hanno dovuto garantire la disponibilità immediata di tutti i certificati di malattia pervenuti, così da costituire la base storica necessaria al funzionamento del sistema.

Con il rilascio in produzione dell’applicativo, i Centri Medico-legali dispongono di uno strumento informatico per individuare gli eventi di malattia da sottoporre a visita di controllo domiciliare. Il sistema è descritto come un "sistema informatico esperto" che assicura oggettività, conservazione e riproducibilità delle scelte, grazie all’elaborazione costante dei certificati acquisiti e storicizzati nei database centrali.

Criteri di analisi, score e selezione dei casi

Il modello di analisi si basa su una tecnica statistica di analisi multivariata che consente di segnalare i certificati più "a rischio" in termini di adeguatezza della prognosi, mediante un indicatore di probabilità o score. Il rischio non riguarda solo i casi di idoneità, cioè i lavoratori in grado di riprendere il servizio per conclusione della malattia indennizzabile, ma anche le ipotesi di insussistenza della malattia o di decorso prognostico più favorevole di quello previsto.

Il Data Mining verifica tutti i certificati attivi al momento dell’analisi, non soltanto quelli appena pervenuti. La graduatoria degli score viene espressa in ordine decrescente e segnalata cromaticamente in base all’intensità del rischio, così da evidenziare sia la probabilità medio-alta di esito A1 - idoneità sia le casistiche che richiedono una verifica della sussistenza della malattia, dalle quali l’operatore può estrarre ulteriori certificati da sottoporre a visita di controllo.

Visite richieste dai datori di lavoro e integrazione con le altre modalità di selezione

Per le visite richieste dai datori di lavoro, la circolare precisa che quelle già acquisite preventivamente nelle procedure gestionali vengono proposte automaticamente dal Data Mining al primo "Calcola score" utile, con punteggio prioritario pari a 1.00. La lista delle visite generate dal sistema si affianca quindi alle visite richieste dai datori di lavoro, a quelle obbligatorie e a quelle ritenute comunque necessarie dal dirigente medico di sede sulla base delle analisi proposte a livello centrale.

Il sistema, dunque, non sostituisce in modo assoluto ogni altra modalità di attivazione del controllo, ma si integra con esse secondo una logica di priorità e supporto decisionale.

Presupposti di funzionamento e alimentazione dei dati

La circolare insiste sulla necessità che il sistema sia alimentato in tempo reale, con immediata disponibilità di tutta la certificazione di malattia comunque pervenuta, anche quando la prognosi appare già conclusa o il certificato ricada nella carenza, come già previsto dal messaggio n. 4711 del 15.02.2010. La tempestiva disponibilità degli esiti delle visite mediche di controllo domiciliare contribuisce inoltre alla costruzione della probabilità o score.

Ne deriva che l’efficacia del sistema esperto dipende dalla completezza e dall’aggiornamento costante della base informativa, condizione ritenuta indispensabile per garantire economicità ed efficacia nell’individuazione dei casi da controllare.

Nuova ripartizione dei compiti e valorizzazione del profilo infermieristico

Con la riorganizzazione introdotta, i certificati assegnati alle singole strutture operative vengono prelevati quotidianamente in automatico e resi disponibili al medico di sede, che li esamina per adottare le misure di controllo secondo il manuale d’uso richiamato nella circolare. In questo assetto, al profilo infermieristico viene affidato l’uso quotidiano del Data Mining per gli adempimenti connessi alle visite mediche di controllo domiciliare.

Le figure infermieristiche operano non solo sulla base dello score proposto dalla procedura, ma anche attraverso la capacità di analisi e l’impiego più sofisticato dei filtri disponibili. A tali figure è affidato anche il costante aggiornamento della procedura dei certificati di malattia con riferimento a specifici codici di lavorazione, tra cui RT, INAIL, anomalie e gravidanza. La circolare collega questa scelta a una più ampia politica di valorizzazione delle figure infermieristiche, coerente con le rispettive responsabilità e qualifiche.

Effetti organizzativi, cessazione delle modalità territoriali e monitoraggio

Con la messa in produzione del Data Mining cessano le precedenti modalità, variamente adottate sul territorio, di selezione delle visite mediche di controllo domiciliare. Il Coordinamento Generale medico-legale dovrà fornire periodiche indicazioni in tema di priorità nell’uso dei filtri o di campagne di verifica sulla sussistenza dello stato di malattia.

L’intera attività sarà monitorata a livello provinciale, regionale e centrale, mediante strumenti capaci di rilevare i dati di interesse. L’obiettivo è anche quello di liberare risorse dalla gestione manuale, orientandole verso processi più automatizzati e verso un impiego più efficiente delle professionalità coinvolte.