Risoluzione n. 318 del 7/11/2007

IVA - numerazione delle fatture di acquisto e conservazione dei protocolli

La risoluzione esamina una procedura organizzativa e informatica proposta da una società del gruppo ALFA per la gestione, in outsourcing, delle fatture passive e delle note di credito relative agli acquisti. L’Amministrazione finanziaria verifica se tale sistema sia compatibile con gli articoli 25 e 39 del dPR 26 ottobre 1972, n. 633, in tema di numerazione, registrazione e conservazione dei documenti IVA.

Contesto e quesito

ALFA ITALIA S.r.l., capogruppo del Gruppo ALFA, intende affidare a una società terza le attività di:

• ricezione dei documenti di acquisto;
• protocollazione di arrivo;
• registrazione contabile;
• archiviazione delle fatture passive e delle note di credito.

La società chiede se sia conforme alla disciplina IVA una procedura nella quale i documenti ricevuti vengono acquisiti in formato immagine, protocollati con un numero progressivo di arrivo e successivamente registrati nei registri IVA acquisti delle singole società con un distinto numero progressivo IVA.

Procedura descritta dall’istante

La procedura proposta prevede, al momento della ricezione dei documenti:

• acquisizione tramite scanner delle fatture e degli altri documenti inviati dai fornitori;
• attribuzione di un "protocollo di arrivo" progressivo, formato da una serie alfanumerica distinta e univoca per ciascuna bobina dello scanner, senza distinzione immediata tra le società destinatarie;
• elaborazione ai fini contabili dei soli documenti qualificati come fatture, con esclusione degli altri documenti protocollati;
• registrazione delle fatture nei registri IVA acquisti delle singole società con un ulteriore numero progressivo, denominato "protocollo IVA";
• indicazione nei registri IVA anche del numero di protocollo di arrivo assegnato al momento della ricezione;
• tenuta di un apposito registro dei protocolli contenente:
  • il numero univoco del protocollo di arrivo, distinto per società;
  • il numero di protocollo IVA, distinto per società;
  • la data di registrazione nel registro IVA acquisti;
  • l’indicazione della società interessata;
• conservazione degli originali cartacei con il solo protocollo di arrivo riportato sul documento.

Soluzione interpretativa del contribuente

Secondo la società istante, la procedura sarebbe conforme all’articolo 25 del dPR n. 633/1972 perché:

• assicura la numerazione progressiva delle fatture ricevute;
• garantisce che la registrazione avvenga prima dell’esercizio del diritto alla detrazione;
• consente una correlazione univoca tra protocollo di arrivo e protocollo IVA;
• permette di evitare duplicazioni di registrazione;
• rende possibile, tramite il sistema di gestione documentale, visualizzare in qualsiasi momento l’immagine del documento.

L’istante sostiene quindi che il sistema garantirebbe la rintracciabilità della fattura annotata e la correttezza delle registrazioni.

Valutazione dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia ritiene la procedura, nella sostanza, conforme al sistema di contabilizzazione già autorizzato con la risoluzione 10 ottobre 2000, n. 153/E.

Richiamando gli articoli 25 e 39 del dPR n. 633/1972, l’Amministrazione chiarisce che ciò che conta è assicurare:

• l’ordinata rilevazione del documento di acquisto;
• l’univocità dell’annotazione nei registri contabili.

Tale obiettivo è ritenuto raggiunto quando:

• al momento della ricezione viene attribuito un numero di protocollo di corrispondenza;
• al momento della registrazione viene attribuito un distinto numero progressivo IVA;
• entrambi i numeri sono riportati nei registri pertinenti, così da consentire la correlazione tra documento, protocollo di arrivo e registrazione IVA.

Rapporto tra protocollo di arrivo e protocollo IVA

La risoluzione precisa che non è necessario che:

• il numero progressivo di registrazione nel registro IVA coincida con il numero di protocollo di ricezione;
• il numero progressivo IVA sia apposto fisicamente sul documento originale.

È invece necessario che:

• il registro dei protocolli di arrivo consenta di risalire alla registrazione nel registro IVA acquisti;
• dal registro IVA acquisti sia possibile risalire al protocollo di arrivo;
• nel registro IVA sia indicato, per ciascun documento, anche il numero di protocollo di arrivo.

Conservazione e reperibilità dei documenti

L’Agenzia sottolinea che è comunque indispensabile che, tramite la consultazione dell’archivio informatico, sia possibile reperire agevolmente qualunque documento originale contraddistinto dal numero di protocollo di arrivo e conservato nell’archivio cartaceo.

Conclusione operativa

La soluzione accolta è quindi favorevole al contribuente: il sistema è considerato compatibile con la disciplina IVA se garantisce la perfetta corrispondenza tra documenti, registri e archivi e l’agevole rintracciabilità dei documenti. Il punto essenziale non è la coincidenza materiale dei due numeri, ma la certezza dell’associazione tra il protocollo di ricezione, la registrazione IVA e il documento conservato.