Risposta n. 374 del 10/09/2019

Adempimenti per la registrazione telematica dei contratti di locazione relativi a siti per antenne di telefonia mobile

La risposta affronta gli adempimenti connessi alla registrazione telematica di contratti di locazione stipulati da una società che gestisce siti per antenne di telefonia mobile. Il tema principale riguarda il formato della documentazione da allegare alla procedura telematica, in particolare quando il contratto è firmato digitalmente e il file disponibile non mostra in modo immediato firme e data di sottoscrizione.

Fattispecie rappresentata dall’istante

La società istante dichiara di stipulare un numero elevato di contratti di locazione con soggetti di diversa natura giuridica, tra cui:

• persone fisiche non soggetti passivi IVA;
• società;
• enti pubblici.

Nella registrazione telematica di tali contratti, l’istante segnala un dubbio operativo: quando viene richiesta la copia in PDF del contratto, nel file non apparirebbero né le firme delle parti contraenti né la data in cui le firme sono state apposte.

Quesito del contribuente

L’interpellante chiede chiarimenti su quale documentazione debba essere allegata alla pratica di registrazione telematica dei contratti di locazione, con particolare riferimento al caso in cui il contratto sia in formato elettronico e non consenta, nella copia PDF, di visualizzare le sottoscrizioni e la data.

Soluzione interpretativa prospettata dal contribuente

La società ritiene che sia possibile allegare, qualificandolo come "allegato al contratto - scritture private ed inventari", il rapporto di verifica delle firme. Tale documento, secondo l’istante, consentirebbe di evincere sia la validità delle firme sia la data di stipula dell’atto.

Normativa e prassi richiamate

L’Agenzia richiama l’articolo 23 del Decreto del Ministero delle Finanze del 31 luglio 1998, che impone al contribuente che effettua la registrazione telematica di conservare l’originale dei documenti, anche in formato digitale, affinché possa essere esibito su richiesta dell’Amministrazione finanziaria in sede di verifica.

Parere dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia precisa che gli applicativi informatici utilizzati per la presentazione, il controllo e la gestione delle attività connesse alla registrazione dei contratti di locazione, nel caso concreto il software RLI-web, ammettono come documenti allegati soltanto file nei formati PDF/A o TIFF.

Con riferimento al caso esposto, in cui il contratto è stato firmato digitalmente ma è in un formato elettronico diverso da quelli consentiti, l’Agenzia afferma che:

• il documento può essere allegato estrapolandone il contenuto in formato PDF/A;
• in alternativa, se esiste una copia cartacea del documento, questa può essere scannerizzata e trasformata in un file con caratteristiche idonee all’allegazione.

L’Agenzia non accoglie l’idea di sostituire il contratto con il solo rapporto di verifica delle firme come soluzione generale della problematica, concentrando invece la risposta sulla necessità di presentare un file conforme ai formati ammessi dal sistema.

Conclusioni operative

Dal parere emerge che, ai fini della registrazione telematica:

• gli allegati devono rispettare i formati tecnici consentiti dal sistema, cioè PDF/A o TIFF;
• un contratto firmato digitalmente va convertito in PDF/A oppure acquisito da una copia cartacea tramite scansione;
• l’originale del documento deve essere conservato, anche in formato digitale, per eventuali controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate.

In sintesi, la risposta si concentra sugli aspetti tecnici di allegazione e conservazione documentale, chiarendo che la correttezza della registrazione telematica dipende dall’utilizzo di formati compatibili con la procedura e dal rispetto dell’obbligo di conservazione dell’originale.