Regolamento (UE) 2018/1640

Norme tecniche di regolamentazione sui requisiti di governance e controllo dei contributori sottoposti a vigilanza

Il regolamento delegato (UE) 2018/1640 integra il regolamento (UE) 2016/1011 sui benchmark, specificando i requisiti organizzativi e di controllo che i contributori sottoposti a vigilanza devono adottare quando forniscono dati per indici di riferimento. La finalità, emergente anche dai considerando, è rafforzare l’integrità, l’accuratezza e l’affidabilità delle contribuzioni, ridurre il rischio di manipolazione e assicurare maggiore coerenza operativa, soprattutto nei casi in cui intervenga discrezionalità o valutazione di esperti.

Ambito di applicazione e coordinamento normativo

Il regolamento si applica ai contributori sottoposti a vigilanza ai sensi del regolamento (UE) 2016/1011, ma non riguarda quelli che forniscono dati solo per indici di riferimento non significativi. Le disposizioni introdotte non sostituiscono gli articoli 11 e 15 del regolamento base né le relative norme tecniche di regolamentazione, ma si aggiungono ad essi come integrazione ulteriore.

Sistema dei controlli interni

L’articolo 2 richiede che il contributore istituisca e mantenga almeno quattro presidi essenziali: un efficace meccanismo di sorveglianza del processo di contribuzione, comprensivo di gestione del rischio, individuazione di personale di alto livello responsabile e coinvolgimento delle funzioni di compliance e audit interno; una policy di whistleblowing con garanzie per i segnalanti; una procedura per identificare e gestire violazioni del regolamento (UE) 2016/1011 e del codice di condotta; e riesami periodici del processo di contribuzione, da svolgersi almeno annualmente e ogni volta che il codice di condotta sia modificato.

Controlli sui notificatori e processo di contribuzione

L’articolo 3 richiede un processo documentato ed efficace per la contribuzione dei dati. Devono essere previste regole per la designazione dei notificatori e per i casi di loro indisponibilità improvvisa, con designazione di supplenti, oltre a procedure e sistemi di monitoraggio capaci di generare allarmi sulla base di parametri predefiniti. Se il contributore ritiene necessario un processo di approvazione da parte di una persona in posizione superiore al notificatore, deve valutare se ciò sia proporzionato considerando il livello di discrezionalità, la natura, portata e complessità dell’attività e il possibile conflitto con altre attività del contributore. In caso di approvazione successiva alla trasmissione, devono essere fissate le condizioni di ammissibilità e il termine massimo per l’approvazione.

Formazione e verifica periodica dei notificatori

L’articolo 4 impone programmi di formazione che assicurino a ciascun notificatore una conoscenza ed esperienza adeguate sul modo in cui l’indice di riferimento misura il mercato o la realtà economica sottostanti e, se del caso, su tutti gli elementi del codice di condotta applicabile. Le competenze dei notificatori e la loro conoscenza dei requisiti del regolamento (UE) 2016/1011 e del regolamento (UE) n. 596/2014, nella misura rilevante per i compiti svolti, devono essere riesaminate almeno una volta l’anno per verificare l’idoneità alla funzione. Questa verifica annuale non si applica ai contributori per gli indici di riferimento significativi sottoposti a vigilanza.

Conflitti di interesse

L’articolo 5 dettaglia le misure minime di gestione dei conflitti di interesse. È richiesto un registro aggiornato dei conflitti, accessibile ai revisori interni o esterni; la separazione fisica dei notificatori dagli altri dipendenti quando appropriata in relazione alla discrezionalità e al rischio di conflitto; e adeguate procedure di sorveglianza interna, comprese regole specifiche sulle interazioni con i dipendenti del front office in assenza di separazione organizzativa o fisica. Inoltre, la remunerazione dei notificatori non può dipendere dal valore dell’indice di riferimento, dai valori specifici delle trasmissioni di dati o dall’esecuzione di attività del contributore suscettibili di generare conflitti.

Conservazione delle registrazioni

L’articolo 6 disciplina i documenti da conservare. Per le comunicazioni relative alla fornitura di dati devono essere conservate le registrazioni delle contribuzioni e il nome e cognome dei notificatori. Per l’esposizione del contributore a strumenti finanziari che utilizzano il benchmark devono essere conservate le registrazioni del tipo di attività che genera tale esposizione. Per le revisioni interne ed esterne devono essere conservati il mandato di revisione, la relazione di revisione e le azioni intraprese a seguito della revisione. L’obbligo relativo alle revisioni non si applica ai contributori per gli indici di riferimento significativi sottoposti a vigilanza.

Valutazione di esperti e uso della discrezionalità

L’articolo 7 interviene quando i dati si fondano su valutazioni di esperti. Le politiche interne devono assicurare coerenza tra i notificatori e nel tempo nell’uso della discrezionalità, definire quali tipi di informazioni possano o non possano essere considerati e prevedere procedure di riesame di ogni valutazione o esercizio di discrezionalità. Il considerando sottolinea che tali presidi servono a limitare la variabilità delle valutazioni e il rischio di manipolazione dell’indice di riferimento.

Entrata in vigore e applicazione

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e si applica dal 25 gennaio 2019. Trattandosi di regolamento, è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno Stato membro.