Regolamento (UE) 2018/1637

Norme tecniche sulla funzione di sorveglianza degli amministratori di benchmark

Il regolamento delegato (UE) 2018/1637 integra il regolamento (UE) 2016/1011 definendo, in termini tecnici, come deve essere organizzata e gestita la funzione di sorveglianza degli amministratori di indici di riferimento. La finalità è rafforzare la governance dei benchmark, assicurare un controllo effettivo sull’attività dell’amministratore e ridurre i rischi di conflitto di interesse, soprattutto per gli indici critici.

Ambito e finalità

Le norme si applicano agli amministratori di indici di riferimento soggetti al quadro del regolamento (UE) 2016/1011, con prescrizioni che variano in funzione della tipologia di benchmark. Il testo prevede un approccio proporzionato: l’organizzazione della sorveglianza deve tenere conto dell’assetto proprietario e di controllo dell’amministratore, della natura dell’indice e della presenza di rischi specifici, come conflitti di interesse o vulnerabilità del benchmark.

Composizione della funzione di sorveglianza

La composizione della funzione deve garantire competenze adeguate sia sul processo di fornitura del benchmark sia sul mercato o sulla realtà economica sottostante. In generale, gli amministratori possono scegliere tra diversi meccanismi di governance idonei, indicati nell’allegato, ma devono giustificare alle autorità competenti eventuali scostamenti.

Per gli indici di riferimento critici, la funzione di sorveglianza deve essere esercitata da un comitato composto da almeno due membri indipendenti, intesi come persone fisiche non direttamente collegate all’amministratore, salvo il loro coinvolgimento nella funzione stessa, e prive di conflitti di interesse. Per i benchmark basati su dati regolamentati devono essere inclusi i rappresentanti delle entità richiamate dalla definizione di cui all’articolo 3, paragrafo 1, punto 24, lettera a), del regolamento (UE) 2016/1011 e, se del caso, delle entità che forniscono i valori patrimoniali netti dei fondi di investimento.

Conflitti di interesse e limitazioni soggettive

Il regolamento disciplina in modo puntuale i conflitti di interesse. Se il benchmark si basa su contribuzioni e nella funzione di sorveglianza siedono rappresentanti dei contributori o delle entità sottoposte a vigilanza che utilizzano l’indice, l’amministratore deve evitare che i membri portatori di conflitti raggiungano la maggioranza semplice. Prima della nomina vanno inoltre individuati e considerati i conflitti derivanti dai rapporti con altre parti interessate esterne.

Le persone direttamente coinvolte nella fornitura dell’indice possono partecipare alla funzione di sorveglianza, ma senza diritto di voto. I rappresentanti dell’organo di gestione non possono essere membri o osservatori, ma possono essere invitati alle riunioni senza voto. È inoltre vietata la partecipazione di soggetti già sanzionati in via amministrativa o penale per violazioni in materia di servizi finanziari, specie per manipolazione o tentativo di manipolazione ai sensi del regolamento (UE) n. 596/2014.

Collocazione organizzativa e ruolo decisionale

La funzione di sorveglianza deve essere inserita nella struttura dell’amministratore o della sua società madre, ma distinta dall’organo di gestione e dalle altre funzioni di governance. Il suo compito è valutare e, se necessario, contestare le decisioni dell’organo di gestione in relazione alla fornitura degli indici di riferimento. Le raccomandazioni della funzione devono essere rivolte all’organo di gestione e, se quest’ultimo si discosta da esse, la circostanza deve essere espressamente riportata nel verbale della riunione successiva o nel verbale delle decisioni.

Procedure obbligatorie

L’articolo 3 elenca un nucleo minimo di procedure che la funzione di sorveglianza deve adottare. Tra queste figurano:

• il mandato, la frequenza delle riunioni, la verbalizzazione e lo scambio periodico di informazioni con l’organo di gestione;
• criteri di selezione, nomina, revoca e sostituzione dei membri;
• criteri per la selezione degli osservatori;
• regole per la direzione e il coordinamento della funzione, anche nei modelli con più comitati;
• pubblicazione di informazioni sintetiche sui membri, incluse le dichiarazioni di conflitto e le misure di mitigazione;
• sospensione del diritto di voto dei membri esterni nelle decisioni che incidono direttamente sulle organizzazioni rappresentate;
• obbligo di disclosure preventiva dei conflitti di interesse e relativa registrazione nei verbali;
• esclusione dalle discussioni specifiche in cui sussista un conflitto;
• accesso a tutta la documentazione necessaria;
• gestione delle controversie interne;
• misure in caso di violazione del codice di condotta;
• notifica all’autorità competente di negligenze sospette da parte di contributori o amministratori e di dati anomali o sospetti;
• prevenzione della divulgazione impropria di informazioni riservate o sensibili.

Ipotesi di funzione affidata a una persona fisica

Quando la sorveglianza è affidata a una persona fisica, alcune procedure pensate per i comitati non si applicano: in particolare quelle concernenti la direzione e il coordinamento di più comitati, la sospensione dei voti dei membri esterni, l’esclusione da discussioni confliggenti e la gestione delle controversie interne. In tale ipotesi l’amministratore deve comunque designare un sostituto idoneo, così da assicurare la continuità della funzione in caso di assenza del responsabile.

Meccanismi di governance idonei nell’allegato

L’allegato fornisce un elenco non esaustivo di assetti organizzativi considerati idonei. Vi rientrano, tra gli altri, un comitato di sorveglianza indipendente con rappresentanza equilibrata di utilizzatori, contributori, altre parti interessate esterne, membri indipendenti e personale dell’amministratore non coinvolto nella fornitura del benchmark; un comitato con composizione minima predeterminata se l’amministratore non è controllato da contributori o utilizzatori e non vi sono altri conflitti; una funzione di sorveglianza affidata a una persona fisica per benchmark non critici, salvo che complessità, grado di utilizzo o vulnerabilità suggeriscano il contrario; e modelli con più comitati, purché un’unica persona o un unico comitato sia responsabile della direzione generale, del coordinamento e dei rapporti con organo di gestione e autorità competente.

Entrata in vigore e applicazione

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e si applica dal 25 gennaio 2019. È direttamente applicabile in tutti gli Stati membri e vincolante in tutti i suoi elementi.