Regolamento (UE) 2018/1639

Codice di condotta per i contributori di indici di riferimento

Il regolamento delegato (UE) 2018/1639 integra il regolamento (UE) 2016/1011 precisando il contenuto minimo del codice di condotta che gli amministratori di indici di riferimento basati su dati ottenuti da contributori devono predisporre. La finalità è rafforzare l’integrità, l’accuratezza, la tracciabilità e la controllabilità delle contribuzioni, riducendo il rischio di errori, abusi e manipolazioni.

Ambito di applicazione

La disciplina riguarda gli amministratori di benchmark basati su contributi e, per riflesso, i contributori di dati e le persone autorizzate a trasmetterli per loro conto. Il codice di condotta è richiesto ai sensi dell’articolo 15 del regolamento (UE) 2016/1011, ma non quando il benchmark è un indice di riferimento basato su dati regolamentati ai sensi dell’articolo 3, paragrafo 1, punto 24, di tale regolamento. Il testo contempla inoltre un approccio proporzionato: per gli indici di riferimento significativi e non significativi possono essere omesse alcune prescrizioni più dettagliate rispetto a quelle previste per gli indici critici.

Descrizione dei dati e requisiti di trasmissione

L’articolo 1 richiede che il codice di condotta contenga una descrizione chiara dei dati da fornire, comprensiva almeno di:

• tipologia dei dati;
• standard di qualità e accuratezza;
• quantità minima;
• eventuale ordine di priorità tra diverse categorie di dati;
• formato di trasmissione;
• frequenza e tempi di invio;
• procedure di rettifica e standardizzazione.

La logica sottesa, richiamata nei considerando, è che il benchmark possa essere determinato correttamente solo se i dati rispettano pienamente la metodologia applicabile e siano completi.

Notificatori: autorizzazione, verifica e comunicazione all’amministratore

L’articolo 2 subordina l’autorizzazione del notificatore alla verifica, da parte del contributore, di competenze, conoscenze, formazione ed esperienza adeguate. La procedura di diligenza deve includere controlli su:

• identità;
• qualifiche;
• reputazione, anche in relazione a eventuali precedenti interdizioni dalla trasmissione di dati per benchmark.

Il codice deve inoltre disciplinare come il contributore comunica all’amministratore l’identità dei notificatori, così da consentire all’amministratore di verificare che chi trasmette i dati sia effettivamente autorizzato.

Politiche per garantire la completezza e la sicurezza della contribuzione

L’articolo 3 impone al contributore di adottare almeno due politiche: una politica sui dati e una politica sulla trasmissione dei dati. La prima deve indicare quali dati debbano essere considerati per la contribuzione e quali possano essere esclusi, specificandone le ragioni. La seconda deve prevedere una procedura per il trasferimento sicuro dei dati e piani di emergenza in caso di difficoltà tecniche o operative, assenza temporanea del notificatore o indisponibilità dei dati richiesti dalla metodologia.

Sistemi e controlli prima e dopo la contribuzione

L’articolo 4 richiede controlli ex ante ed ex post sulla contribuzione. In particolare, il codice deve prevedere:

• controlli precedenti alla contribuzione per individuare dati sospetti, inclusa la revisione da parte di una seconda persona;
• controlli successivi per verificare la conformità dei dati trasmessi e individuare eventuali anomalie;
• monitoraggio del trasferimento dei dati all’amministratore secondo le politiche applicabili.

È ammesso l’uso di un sistema automatizzato nel quale le persone fisiche non possano modificare la contribuzione solo se il contributore ne monitora continuamente il funzionamento e lo controlla dopo ogni aggiornamento o modifica software prima di trasmettere nuovi dati. In tale ipotesi, i controlli manuali di cui al paragrafo 1 non sono necessari. Il codice deve inoltre prevedere procedure per far fronte a eventuali errori nei dati forniti e imporre un riesame regolare dei sistemi e controlli, in ogni caso almeno una volta l’anno.

Discrezionalità nella contribuzione

L’articolo 5 disciplina i casi in cui la metodologia consenta al contributore di esercitare discrezionalità. Il codice di condotta deve allora imporre politiche che precisino almeno:

• le circostanze in cui la discrezionalità può essere esercitata;
• le persone autorizzate a esercitarla;
• i controlli interni applicabili;
• le persone incaricate della valutazione ex post dell’esercizio della discrezionalità.

Conservazione delle registrazioni

L’articolo 6 contiene un articolato regime di conservazione documentale. Il contributore deve conservare tutte le informazioni pertinenti per dimostrare il rispetto del codice di condotta, tra cui:

• politiche e procedure sulla contribuzione e loro modifiche rilevanti;
• registro dei conflitti di interesse;
• eventuali misure disciplinari adottate;
• elenco dei notificatori e dei soggetti che effettuano i controlli, con nome, ruolo, date di autorizzazione e, se del caso, cessazione dell’autorizzazione;
• per ciascuna contribuzione: dati forniti, dati considerati ed esclusi, eventuale discrezionalità esercitata, controlli effettuati, comunicazioni tra notificatore e soggetti interni incaricati dei controlli.

Le informazioni devono essere conservate per almeno cinque anni, o per tre anni se si tratta di conversazioni telefoniche o comunicazioni elettroniche, e archiviate su un supporto che ne consenta la futura consultazione. Per i contributori di benchmark significativi l’amministratore può omettere il requisito relativo ai controlli effettuati di cui al paragrafo 1, lettera e), punto iv); per i benchmark non significativi può omettere anche il requisito relativo alle comunicazioni interne di cui al punto v).

Segnalazione dei dati sospetti

L’articolo 7 impone procedure interne documentate affinché il personale segnali i dati sospetti alla funzione di controllo della conformità, ove esistente, e all’alta dirigenza. Il codice deve inoltre stabilire le condizioni per la segnalazione all’amministratore e il mezzo di comunicazione da utilizzare.

Conflitti di interesse e formazione del personale

L’articolo 8 richiede sistemi e controlli specifici per la gestione dei conflitti di interesse, comprensivi di una politica che disciplini:

• il processo di individuazione e gestione, inclusa l’eventuale escalation interna;
• misure preventive nella selezione dei notificatori;
• misure nelle politiche di remunerazione;
• misure connesse alla struttura di gestione;
• regole sulle comunicazioni tra notificatori e altro personale;
• separazione fisica o organizzativa ove necessaria;
• gestione dell’esposizione finanziaria del contributore verso strumenti o contratti finanziari che fanno riferimento al benchmark.

Deve inoltre essere istituito un registro dei conflitti di interesse, aggiornato e accessibile ai revisori interni o esterni. Il personale coinvolto nel processo di contribuzione deve ricevere formazione sulle politiche, procedure e controlli relativi all’individuazione, prevenzione e gestione dei conflitti. Per i benchmark non significativi l’amministratore può omettere alcune prescrizioni specifiche, in particolare quelle di cui all’articolo 8, paragrafo 1, lettera a), punti iii), v), vi) e vii).

Entrata in vigore e applicazione

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e si applica dal 25 gennaio 2019. È obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.