Circolare ADM n. 21/2025

Istruzioni operative sperimentali per l’acquisizione delle conclusioni di esperti sui criteri ex art. 39 CDU

La circolare disciplina, in via sperimentale, l’impiego delle conclusioni rese da esperti professionali nell’istruttoria delle autorizzazioni doganali condizionate al possesso dei requisiti di cui all’art. 39, lettere b) ed e), del codice doganale dell’Unione. Le indicazioni si collocano nel quadro dell’art. 29 del regolamento di esecuzione (UE) 2015/2447 e dell’art. 22 del regolamento (UE) n. 952/2013, come interpretati dalla Commissione europea e come già anticipati dalla circolare ADM n. 14/2024.

Quadro normativo e finalità

La circolare chiarisce che le conclusioni degli esperti possono essere considerate nel corso dei procedimenti di rilascio o mantenimento di autorizzazioni doganali, al fine di accertare la sussistenza dei criteri di cui all’art. 39 CDU. La Commissione europea ha precisato che le regole sull’assenza di collegamento tra esperto e richiedente previste dall’art. 127 RE si applicano non solo alle istanze per status AEO, ma anche alle altre ipotesi di autorizzazioni o semplificazioni doganali che presuppongono gli stessi requisiti sostanziali.

La finalità dichiarata è quella di snellire l’istruttoria, velocizzare il processo decisionale e rafforzare un modello di cooperazione trasparente tra operatori e amministrazione.

Ambito della fase sperimentale

La fase sperimentale è limitata ai requisiti di cui:

• all’art. 39, lett. b), CDU, relativo al soddisfacente sistema di gestione delle scritture commerciali e, se del caso, dei trasporti;
• all’art. 39, lett. e), CDU, relativo agli adeguati standard di sicurezza.

Per il criterio di cui all’art. 39, lett. c), CDU, relativo alla solvibilità, la circolare non introduce una metodologia operativa immediata, ma rinvia a un apposito gruppo di lavoro incaricato di rivedere le modalità di valutazione della solvibilità finanziaria.

Soggetti che possono rendere le conclusioni

Possono fornire le conclusioni gli esperti professionali che, ratione materiae, operano nelle discipline pertinenti ai requisiti da verificare e che risultano:

• iscritti all’albo o ordine professionale da almeno tre anni;
• in possesso dei requisiti specificamente richiamati dalla circolare n. 14/2024;
• non collegati al richiedente ai sensi dell’art. 127 RE.

La circolare richiama, a titolo esemplificativo, spedizionieri doganali, dottori commercialisti ed esperti contabili, revisori legali e avvocati, purché competenti rispetto alla materia oggetto di valutazione.

Adempimenti a carico dell’operatore richiedente

È onere dell’operatore economico o del titolare dell’autorizzazione da riesaminare:

• individuare con attenzione il professionista esperto, verificandone competenza ed esperienza;
• richiedere e produrre l’attestazione di effettiva partecipazione ad adeguata attività formativa di aggiornamento negli ultimi tre anni e il regolare pagamento delle quote di iscrizione all’albo;
• allegare all’istanza le conclusioni dell’esperto;
• compilare e presentare la check-list di cui all’allegato 1;
• rendere la dichiarazione di assenza di collegamento con l’esperto mediante il modulo di cui all’allegato 2, uno per ciascun professionista incaricato.

In mancanza della documentazione probatoria relativa ai requisiti professionali, il parere non può essere considerato ai fini istruttori.

Contenuto delle conclusioni per l’art. 39, lett. b), CDU

Le valutazioni tecniche devono riguardare, in modo motivato e documentato, almeno i seguenti profili:

• idoneità del sistema di gestione delle scritture contabili rispetto al controllo delle operazioni, del flusso delle merci e delle attività doganali;
• correttezza della tenuta e conservazione delle scritture contabili e degli atti relativi alle operazioni doganali e alle merci;
• tracciabilità delle operazioni doganali, intesa come audit trail tra ordine, operazione doganale, gestione della merce, fatturazione, pagamento dei diritti e rilevazione contabile;
• correttezza delle modalità di identificazione, anche fisica, delle merci in magazzino, mediante adeguati sistemi di codifica;
• idoneità del sistema di controllo interno a prevenire, individuare e correggere errori tramite analisi e supervisione costante.

Contenuto delle conclusioni per l’art. 39, lett. e), CDU

Le valutazioni devono coprire gli standard di sicurezza dell’operatore, con riferimento a:

• livello di sicurezza della catena di approvvigionamento e selezione dei partner commerciali, inclusa la verifica di contratti e documenti aventi valore legale a supporto del rapporto di fornitura;
• efficacia e integrità delle unità di trasporto e dei processi logistici, anche rispetto a misure per impedire accessi non autorizzati, per selezionare correttamente vettore e mezzo di trasporto e per disciplinare procedure interne e istruzioni aziendali sulla gestione e movimentazione delle merci e dei magazzini;
• adeguatezza delle modalità di verifica di qualità e quantità delle merci e degli eventuali sigilli in entrata e in uscita presso gli stabilimenti dell’operatore.

Modello organizzativo ex d.lgs. 231/2001

La circolare ammette anche valutazioni relative all’adozione, da parte dell’operatore, di un modello organizzativo e di gestione ai sensi del d.lgs. 231/2001. Le conclusioni possono riguardare:

• l’adeguatezza del modello già adottato;
• l’opportunità di adottarlo, qualora non ancora presente;
• eventuali procedure aziendali alternative implementate per prevenire reati connessi all’attività d’impresa, inclusi quelli rilevanti in ambito doganale e fiscale.

Valutazione istruttoria e competenza finale dell’Agenzia

L’Agenzia può tener conto delle conclusioni degli esperti nell’ambito delle verifiche istruttorie e deve darne espressa menzione nella relazione circostanziata prevista dall’art. 29, par. 5, RE, che deve riportare l’esame dei criteri dell’art. 39 CDU e le relative conclusioni.

Resta però ferma la competenza esclusiva dell’Agenzia a formulare la valutazione finale e a decidere sul rilascio o sul mantenimento dell’autorizzazione.

Verifiche ulteriori, errori e conseguenze

La circolare precisa che l’Amministrazione conserva la facoltà di effettuare ulteriori approfondimenti o verifiche sugli aspetti trattati nelle conclusioni degli esperti. Qualora emergano gravi inesattezze o errori nei documenti prodotti:

• ciò può incidere sul giudizio di affidabilità professionale e di compliance dell’esperto, se titolare di autorizzazione AEO, nell’ambito dei monitoraggi periodici;
• può essere effettuata una segnalazione all’ordine professionale di appartenenza.

Le medesime considerazioni si applicano anche all’operatore economico che abbia incaricato l’esperto e presentato le relative conclusioni, poiché la responsabilità di quanto dichiarato in istanza ricade integralmente sul richiedente.

Vigilanza applicativa

Le Direzioni territoriali sono chiamate a vigilare sull’uniforme applicazione della circolare da parte degli uffici dipendenti e a segnalare tempestivamente eventuali difficoltà applicative alla Direzione centrale, secondo la direttiva interna richiamata dal documento.