Circolare ADM n. 22/2025

Determinazione direttoriale sugli standard minimi per la rappresentanza diretta in ambito doganale

La circolare aggiorna la disciplina della rappresentanza doganale alla luce dell’art. 31 del d.lgs. 141/2024 e della determinazione direttoriale ADM prot. n. 506849 del 25 luglio 2025. L’intervento integra la circolare n. 20/2024 e definisce i requisiti per l’abilitazione alla rappresentanza diretta, le modalità istruttorie, i criteri di mantenimento e i procedimenti di sospensione e revoca.

Quadro normativo e coordinamento con la disciplina unionale

La circolare richiama il principio dell’art. 18 CDU, secondo cui chiunque può nominare un rappresentante nei rapporti con le autorità doganali. La rappresentanza può essere:

• diretta, quando il rappresentante agisce in nome e per conto altrui;
• indiretta, quando il rappresentante agisce in nome proprio ma per conto altrui.

Il legislatore nazionale, con gli articoli 31, 32 e 33 delle disposizioni complementari, ha sostituito l’art. 40 del TULD e ha riallineato l’istituto alla disciplina unionale.

Per l’operatore non stabilito nel territorio unionale, la circolare ribadisce che l’operazione doganale deve essere svolta esclusivamente tramite un soggetto stabilito nell’Unione che agisca in rappresentanza indiretta. In tale assetto, il rappresentante indiretto non può a sua volta nominare una terza persona, perché la rappresentanza deve riferirsi a una sola persona, ossia l’effettivo importatore.

Abilitazione alla rappresentanza diretta per categorie già qualificate

Il nuovo impianto nazionale subordina la rappresentanza diretta al rilascio di una specifica abilitazione, ma considera già assolto il requisito per tre categorie:

• spedizionieri doganali;
• C.A.D. (Centri di Assistenza Doganale);
• operatori economici autorizzati AEO, intesi come soggetti autorizzati almeno ai sensi dell’art. 38, par. 2, lett. a) CDU.

Per tali soggetti, l’abilitazione può essere rilasciata contestualmente al conseguimento del titolo professionale, dell’autorizzazione o dello status, purché sia presentata apposita richiesta. La volontà di essere abilitati deve essere indicata già nell’istanza relativa al titolo, e, se la domanda è successiva, deve essere utilizzato il medesimo formulario previsto per l’abilitazione alla rappresentanza diretta.

La circolare specifica inoltre l’articolazione procedurale:

• per lo spedizioniere doganale, l’abilitazione è possibile dopo l’iscrizione all’albo, previa comunicazione del competente Consiglio territoriale all’Ufficio AEO, compliance e grandi imprese;
• per il C.A.D., la Direzione territoriale competente comunica l’esito positivo dell’autorizzazione all’Ufficio centrale, che procede all’abilitazione;
• per l’AEO, l’istanza è presentata nell’ambito dell’audit all’ufficio locale competente, che ne dà conto nella relazione conclusiva.

Istanza, documentazione e verifica dei requisiti

Se l’istanza di abilitazione è presentata a distanza di oltre tre anni dal conseguimento del titolo, autorizzazione o status, deve essere allegata una dichiarazione sostitutiva di certificazione, ai sensi dell’art. 46 del DPR 28 dicembre 2000, relativa a carichi pendenti e casellario giudiziale.

La documentazione varia a seconda del soggetto:

• per lo spedizioniere doganale, la dichiarazione è resa dalla persona fisica iscritta all’albo;
• per il C.A.D., da tutti i soci;
• per il titolare AEO, dai soggetti indicati dall’art. 24 del Regolamento di esecuzione (UE) n. 2447/2015.

Per i soggetti diversi da quelli già qualificati, l’istanza va presentata all’Ufficio delle dogane competente in relazione al domicilio fiscale. Anche in questo caso è richiesta la dichiarazione sostitutiva, riferita alla persona fisica o, in caso di persona giuridica, ai soggetti rilevanti ex art. 24 RE.

L’ufficio locale deve verificare tempestivamente la regolarità e completezza dell’istanza e, se necessario, richiedere integrazioni entro 30 giorni dalla presentazione.

Requisiti sostanziali per il rilascio dell’abilitazione

Ai fini dell’abilitazione, l’Ufficio deve verificare nei tre anni precedenti la domanda:

• l’assenza di condanne penali passate in giudicato per i delitti non colposi indicati nell’art. 33, comma 1, lett. c) e d);
• l’assenza di violazioni gravi o ripetute della normativa doganale e fiscale;
• il possesso degli standard minimi di competenza o delle qualifiche professionali richieste.

La circolare chiarisce che le violazioni fiscali assumono rilevanza solo se commesse nell’ambito di attività doganali. La valutazione viene effettuata consultando le banche dati dell’Agenzia e considerando le infrazioni in rapporto all’operatività del richiedente, sia in termini di numero di dichiarazioni presentate sia in termini di valore delle stesse. Sono richiamati come possibili esempi di condotte non ostative gli errori isolati o non ricorrenti nella compilazione delle dichiarazioni.

Standard minimi di competenza e qualifiche professionali

La determinazione direttoriale del 25 luglio 2025 disciplina due modalità alternative per soddisfare il requisito di cui all’art. 31, comma 2, lett. c):

• standard minimi di competenza: si considerano assolti se, nei tre anni antecedenti la richiesta, il soggetto ha svolto attività dichiarativa come rappresentante indiretto per almeno 300 dichiarazioni doganali, di cui almeno 100 nell’ultimo anno; almeno il 30% annuo delle 300 dichiarazioni deve riguardare il regime di immissione in libera pratica; le dichiarazioni semplificate H7 per merci di modico valore non rilevano nel computo del 30%;
• qualifiche professionali: il requisito è soddisfatto con un’abilitazione professionale e relativa iscrizione all’albo, ottenute sulla base di un titolo di studio in materie giuridiche o economiche e della frequenza di un percorso formativo accreditato dall’Agenzia finalizzato alla qualifica professionale ai fini AEO.

Esito dell’istruttoria, codice EORI e termini del procedimento

Le risultanze istruttorie sono trasmesse, tramite la Direzione territoriale competente, all’Ufficio AEO, compliance e grandi imprese della Direzione Dogane, che adotta il provvedimento entro 120 giorni, in coerenza con l’art. 22 CDU.

In caso di esito positivo, l’ufficio locale rilascia, se necessario, il codice EORI ai sensi dell’art. 9 CDU.

Se invece emergono criticità, l’Ufficio ne informa il richiedente e i termini del procedimento sono sospesi fino a 30 giorni per consentire osservazioni o azioni correttive. Decorso tale termine, in mancanza di replica o di variazioni, viene predisposta una relazione negativa con proposta di diniego, trasmessa alla Direzione territoriale e quindi all’Ufficio centrale per gli adempimenti di competenza.

Avverso il diniego sono ammessi:

• ricorso gerarchico al Direttore della Direzione Dogane entro 30 giorni dalla notifica;
• ricorso giurisdizionale al TAR del Lazio entro 60 giorni.

Ambito territoriale dell’abilitazione e requisiti per operare in altri Stati membri

Il provvedimento rilasciato abilita alla rappresentanza diretta esclusivamente sul territorio nazionale e attesta solo il possesso dei requisiti di cui all’art. 39, lett. a) e d) CDU.

Se un operatore nazionale non AEO, già abilitato o da abilitare, intende operare anche in uno Stato membro diverso da quello di stabilimento, deve essere sottoposto alla verifica dei requisiti ulteriori previsti dall’art. 39, lett. b) e c), ai sensi dell’art. 18, par. 3, CDU.

Per l’operatore stabilito in un altro Stato membro e intenzionato a prestare servizi in Italia, la domanda va presentata all’Ufficio AEO, compliance e grandi imprese della Direzione Dogane, con prova del possesso dei requisiti dell’art. 18, par. 3, CDU oppure con l’indicazione dell’autorizzazione AEO e del relativo numero identificativo.

Mantenimento dell’abilitazione, vigilanza e aggiornamento professionale

La determinazione richiede, per il mantenimento dell’abilitazione, che il titolare:

• svolga almeno 100 dichiarazioni doganali per ogni anno solare in qualità di rappresentante, usando il proprio codice EORI;
• frequenti, con cadenza biennale, corsi di aggiornamento di almeno 30 ore su materie oggetto dei corsi accreditati dall’ADM.

Inoltre, il titolare deve comunicare tempestivamente ogni elemento che possa comportare la perdita dei requisiti. L’Agenzia verifica la permanenza delle condizioni tramite attività ordinarie di controllo, anche a campione.

Sospensione e revoca della rappresentanza diretta

Per la sospensione della rappresentanza diretta la circolare segnala che l’organo competente resta sostanzialmente invariato, ma la durata della sospensione non può superare sei mesi nei casi in cui sia prevista per condanna non definitiva alla reclusione non superiore a un anno per delitti finanziari o per quelli indicati nell’art. 33, comma 1, lett. c) e d).

La revoca è avviata quando un ufficio locale segnala la sussistenza di una delle cause previste dall’art. 33, comma 1, lett. a), b), c) e d). L’avvio del procedimento è comunicato alla Direzione Dogane.

La competenza finale varia in base alla causa:

• nei casi di cui alle lett. a), c) e d), la revoca è adottata dal Direttore territoriale;
• nel caso della lett. b), la Direzione Dogane esprime un avviso sulla proposta, valutando la gravità e la reiterazione delle violazioni doganali o il rispetto degli standard minimi di competenza/qualifiche professionali.

Per gli spedizionieri doganali, la sospensione o revoca dell’abilitazione comporta, per effetto dell’art. 3, comma 6, della legge 213/2000 come modificata, anche la sospensione o revoca della patente di spedizioniere doganale. In tale ipotesi, il provvedimento di sospensione dell’abilitazione resta in capo al Direttore territoriale, mentre la revoca definitiva della patente è adottata dalla Direzione Dogane.

Divieto per personale dell’Amministrazione finanziaria e della Guardia di Finanza

Il comma 7 dell’art. 31 introduce il divieto per il personale dell’Amministrazione finanziaria, intesa come ADM, e della Guardia di Finanza, di esercitare funzioni di rappresentanza per i tre anni successivi alla cessazione del rapporto d’impiego.

Decorso tale periodo, tali soggetti possono chiedere l’abilitazione secondo la procedura ordinaria. Resta comunque ferma la possibilità, prevista dalla legge 213/2000 come modificata, di ottenere la patente di spedizioniere doganale in esonero dall’esame finale, con conseguente possibilità di esercitare anche la rappresentanza diretta.

Aggiornamento del modello di istanza e vigilanza applicativa

La circolare segnala infine la rettifica del modello di istanza e dei relativi allegati, resa necessaria dalle modifiche normative intervenute.

Le Direzioni territoriali sono incaricate di vigilare sull’uniforme applicazione della circolare presso gli uffici dipendenti, segnalando tempestivamente eventuali difficoltà applicative alla Direzione Dogane.