Regolamento (UE) 2026/1565

Oggetto e finalità del sistema di informazione

L’articolo 1 del regolamento di esecuzione 2024/3084 è sostituito per precisare che il regolamento disciplina il funzionamento del sistema di informazione, incluse le norme sulla protezione dei dati personali, sullo scambio di dati con altri sistemi informatici e sui dispositivi di emergenza in caso di indisponibilità delle funzionalità.

Utilizzo del sistema e assegnazione delle dichiarazioni

L’articolo 2 è modificato per stabilire che il sistema è usato da operatori e mandatari per presentare e gestire dichiarazioni di dovuta diligenza e dichiarazioni semplificate, dagli Stati membri per rendere disponibili le informazioni ex articolo 4 bis, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2023/1115, e da operatori a valle e commercianti per adempiere ai rispettivi obblighi. Le dichiarazioni di dovuta diligenza sono assegnate alle autorità competenti dello Stato membro di stabilimento dell’operatore, o, se stabilito fuori dall’Unione, allo Stato membro associato all’identificativo unico. Le dichiarazioni semplificate sono assegnate allo Stato membro di stabilimento del micro o piccolo operatore primario, oppure, se stabilito fuori dall’Unione, allo Stato membro associato all’identificativo unico; se le informazioni sono messe a disposizione da uno Stato membro ai sensi dell’articolo 4 bis, paragrafo 4, esse sono assegnate a tale Stato membro.

Definizioni aggiornate

L’articolo 3 aggiorna le definizioni di partecipante al sistema di informazione, utilizzatore del sistema di informazione, dichiarazione semplificata, numero di riferimento, identificativo della dichiarazione semplificata, numero di verifica e definizione del profilo di rischio, per riflettere la nuova disciplina introdotta nel regolamento (UE) 2023/1115.

Contenuto delle dichiarazioni di dovuta diligenza

L’articolo 4 precisa che, se il prodotto contiene o è stato fabbricato utilizzando legno, nella dichiarazione di dovuta diligenza devono essere inseriti i nomi scientifici completi delle specie legnose contenute nel prodotto o usate nella fabbricazione.

Dichiarazioni semplificate: presentazione, aggiornamento e ritiro

È inserito l’articolo 4 bis, che disciplina la presentazione della dichiarazione semplificata nel sistema di informazione, salvo il caso in cui tutte le informazioni dell’allegato III del regolamento (UE) 2023/1115 siano già disponibili in sistemi o banche dati esistenti e rese disponibili dagli Stati membri nel sistema. In tale ipotesi il sistema attribuisce un identificativo della dichiarazione semplificata, comunicato al micro o piccolo operatore primario e utilizzato ai fini del regolamento. Gli aggiornamenti seguono la stessa procedura e mantengono l’identificativo originario. Il sistema tiene traccia delle dichiarazioni e degli aggiornamenti, ricalcola il profilo di rischio dopo ogni aggiornamento e consente il ritiro, salvo che la dichiarazione sia già stata usata come riferimento ai sensi dell’articolo 8 bis.

Modifiche e limiti alla modifica/ritiro delle dichiarazioni di dovuta diligenza

L’articolo 5 stabilisce che una dichiarazione di dovuta diligenza non può essere modificata o ritirata se è già stata usata come riferimento in una dichiarazione presentata dallo stesso utilizzatore ai sensi dell’articolo 8 bis. È inoltre precisato che il ritiro resta possibile solo se il prodotto interessato è stato immesso sul mercato dell’Unione o esportato in conformità al regolamento (UE) 2023/1115.

Profili di rischio e riesame da parte delle autorità competenti

L’articolo 6 prevede che le autorità competenti possano predisporre profili di rischio nel sistema per selezionare operatori, operatori a valle, commercianti o prodotti da controllare, basandosi anche sui criteri di rischio dei piani annuali di controllo ex articolo 16, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2023/1115. All’inserimento, ogni dichiarazione è automaticamente sottoposta al profilo di rischio elettronico e riceve uno status non visibile all’utilizzatore. Le autorità possono riesaminare in qualsiasi momento dichiarazioni e raggruppamenti e attribuire un nuovo status di rischio prevalente, con tracciamento delle modifiche; lo status è visibile solo ai partecipanti al sistema.

Attribuzione di numeri di riferimento, identificativi e numeri di verifica; respingimento

Gli articoli 7 e 8 sono riscritti. Dopo la definizione del profilo di rischio il sistema attribuisce senza indebito ritardo un numero di riferimento alle dichiarazioni di dovuta diligenza e un identificativo alle dichiarazioni semplificate, oltre a un numero di verifica associato. Tali dati sono messi a disposizione dell’utilizzatore, salvo posticipo da parte dell’autorità competente per svolgere controlli, nel limite di cui all’articolo 17, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2023/1115, con eventuali proroghe consentite da tale disposizione. Le autorità competenti possono respingere le dichiarazioni durante tale periodo se emerge un rischio elevato di non conformità; dopo la messa a disposizione del numero di riferimento il respingimento della dichiarazione di dovuta diligenza non è più possibile. Il respingimento produce uno status specifico nel sistema e comporta che il prodotto non sia considerato coperto dalla dichiarazione ai fini dell’articolo 3, lettera c), del regolamento (UE) 2023/1115.

Raggruppamento delle dichiarazioni

È introdotto l’articolo 8 bis, che consente agli utilizzatori di raggruppare singole dichiarazioni di dovuta diligenza o dichiarazioni semplificate mediante una nuova dichiarazione che vi faccia riferimento. Le dichiarazioni originarie ricevono uno status che segnala la loro sostituzione dal raggruppamento. La dichiarazione raggruppata assume rilievo ai fini della conformità al regolamento (UE) 2023/1115 e copre l’immissione sul mercato o l’esportazione dei prodotti ivi inclusi; per gli obblighi di comunicazione previsti dagli articoli 4, paragrafo 7, e 26, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2023/1115, si utilizzano i numeri di riferimento o identificativi della dichiarazione raggruppata.

Compiti della Commissione, interoperabilità e servizi web

L’articolo 9 rafforza i compiti della Commissione: assistenza tecnica e supporto, collaborazione con le autorità competenti per verifiche nazionali, sviluppo di una funzione per la gestione degli utilizzatori e per l’estrazione dei dati, nonché offerta di servizi web con specifiche tecniche comuni per la presentazione e gestione automatizzata delle dichiarazioni e dei raggruppamenti. La Commissione può inoltre sospendere e revocare l’accesso degli utilizzatori su richiesta delle autorità competenti dello Stato membro interessato o, per i soggetti stabiliti fuori dall’Unione, dello Stato membro associato tramite identificativo unico.

Registrazione, accesso e account degli utilizzatori

L’articolo 10 prevede che l’accesso sia riservato agli utilizzatori registrati, ciascuno dei quali crea un unico account nel sistema, con possibilità di impostare ruoli diversi nello stesso account. Gli utilizzatori accedono ai dati che hanno inserito o che hanno ottenuto tramite i numeri di riferimento, i numeri di verifica, gli identificativi e i numeri di verifica delle dichiarazioni associate, comprese quelle raggruppate. È inoltre previsto l’aggiornamento continuo delle informazioni di registrazione.

Accesso della Commissione e conservazione dei dati personali

L’articolo 11, paragrafo 1, attribuisce alla Commissione accesso a tutti i dati, informazioni e documenti del sistema per il trattamento ai fini degli articoli 21 e 27, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2023/1115, per la relazione e per lo sviluppo, il funzionamento e la manutenzione del sistema. L’articolo 12, paragrafo 5, limita la conservazione dei dati personali a non oltre cinque anni dalla presentazione della dichiarazione di dovuta diligenza o, per i raggruppamenti, dalla data del raggruppamento; per le dichiarazioni semplificate il termine di cinque anni decorre dal ritiro.

Misure tecniche per disponibilità continua e prevenzione di errori

L’articolo 15, paragrafo 4, consente alla Commissione di adottare misure per garantire la disponibilità continua del sistema, specificando condizioni per le singole interazioni, limiti tecnici alle dimensioni dei file e alla frequenza delle interazioni, nonché misure per evitare l’invio di dati errati, superflui o duplicati. Le autorità competenti e gli utilizzatori devono essere informati senza indugio.

Dispositivi di emergenza

È inserito l’articolo 15 bis, che impone alla Commissione di pubblicare entro il 30 dicembre 2026, su un sito web pubblico, informazioni sulla disponibilità e sul funzionamento del sistema e sulle misure di emergenza da adottare se le funzionalità risultano indisponibili non programmativamente per oltre 60 minuti. Le misure devono includere almeno una notifica digitale ai partecipanti e l’indicazione di un numero di riferimento di emergenza e di un identificativo di emergenza della dichiarazione semplificata per i prodotti per i quali non sia possibile presentare la dichiarazione né attribuire i relativi numeri a causa dell’indisponibilità del sistema.

Entrata in vigore e applicazione differita di alcune norme

Il regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. L’articolo 1, punto 2, lettera c), si applica dal 15 ottobre 2026, per consentire l’allineamento tecnico del sistema alle nuove regole di assegnazione delle dichiarazioni di dovuta diligenza.