Circolare numero 98 del 7-4-1995

Nuovi criteri di finanziamento degli Istituti di patronato

La circolare dà attuazione al decreto interministeriale 13 dicembre 1994, n. 764, che revisione i criteri di erogazione del contributo di finanziamento agli Istituti di patronato e di assistenza sociale. L’obiettivo è quello di commisurare la ripartizione delle somme alla reale attività svolta e alla consistenza organizzativa degli enti, introducendo regole più puntuali per la rilevazione delle pratiche, la documentazione e i controlli.

Ambito della disciplina e finalità della circolare

Il provvedimento non modifica l’attività istituzionale dei patronati, ma interviene sulla disciplina del finanziamento e sugli adempimenti connessi. La circolare richiama le sedi a prestare attenzione agli aspetti con maggiori riflessi operativi: criteri di statistica delle pratiche, gratuità degli interventi, mandato di patrocinio, gestione delle deleghe, soggetti abilitati e attività di informazione.

Criteri di finanziamento e ripartizione del contributo

A decorrere dall’esercizio 1994, la ripartizione definitiva delle somme è effettuata secondo le percentuali stabilite dall’art. 2 del decreto:

• 72% per l’attività svolta in Italia;
• 8% per l’attività svolta all’estero;
• 17% per l’organizzazione degli uffici in Italia;
• 3% per l’organizzazione degli uffici all’estero.

La logica del sistema è quella di premiare, da un lato, l’attività effettivamente resa e, dall’altro, l’idonea struttura organizzativa. Il decreto ridetermina i criteri già previsti dalla normativa precedente e sostituisce il decreto interministeriale 26 giugno 1981.

Pratiche utili ai fini della ripartizione

La circolare evidenzia che il numero delle pratiche utili alla determinazione del punteggio è stato ridotto rispetto al passato. Sono pertanto rilevanti solo gli interventi elencati nella Tabella A allegata al decreto, se conclusi con esito positivo per l’assicurato.

Le sedi devono comunque continuare a rilevare tutte le pratiche patrocinate, distinte per Patronato, al fine di fornire al Ministero del lavoro il dato complessivo degli interventi. Tuttavia, per la verifica utile alla ripartizione del contributo, vanno statisticate con particolare accuratezza le sole pratiche definite positivamente e rientranti nella tabella.

La circolare richiama inoltre l’esigenza di acquisire correttamente i codici degli enti di patronato, poiché errori di imputazione avrebbero un effetto amplificato proprio a causa della minore platea di interventi valutabili. La rilevazione sarà effettuata tramite la procedura "Onda Patronati", in corso di adeguamento.

Gratuità degli interventi e divieto di compensi

L’art. 3 del decreto ribadisce che gli istituti di patronato non possono pretendere né accettare versamenti di alcun tipo per l’attività svolta gratuitamente, anche se tale attività è o non è espressamente indicata nelle tabelle allegate.

L’unica eccezione è rappresentata da forme di partecipazione alle spese legali sostenute per l’assistenza in sede giudiziaria, da definire in via generale con modalità previste dal regolamento e poi con specifiche disposizioni ministeriali.

In caso di violazione del divieto, accertata in via definitiva dall’Ispettorato del lavoro competente, è prevista la perdita del contributo dovuto per la sede presso la quale si è verificata l’infrazione.

Mandato di patrocinio: contenuto, trasmissione e ricevuta

Il mandato di assistenza deve contenere elementi essenziali tassativi:

• indicazione del mandatario;
• data;
• oggetto del mandato;
• firma leggibile del mandante;
• firma leggibile dell’operatore di patronato abilitato a riceverlo.

Il mandato deve essere trasmesso all’amministrazione che eroga la prestazione richiesta e una copia, o documentazione idonea che attesti il conferimento, deve essere consegnata all’assistito.

La circolare precisa che il mandato può essere contenuto direttamente nei moduli di domanda predisposti dall’Istituto, evitando così modifiche immediate della modulistica. Per garantire trasparenza, sulla ricevuta allegata alla domanda deve essere apposta un’annotazione prestampata o timbrata del seguente tenore: "La domanda non contiene/contiene mandato di patrocinio a favore del Patronato ...".

La sede deve sempre:

• annotare sulla ricevuta la presenza o l’assenza del mandato, anche quando la domanda sia presentata direttamente dall’assicurato;
• barrare il riquadro relativo al mandato qualora la pratica non sia patrocinata;
• seguire una procedura analoga per le deleghe sindacali, annotando il sindacato delegato se la delega è presente e barrando il riquadro in caso contrario.

Per le domande di pensione presentate da lavoratori residenti all’estero, il mandato deve comunque risultare su foglio separato, di cui va consegnata copia all’interessato.

Gestione delle deleghe, revoche e subentro di un nuovo patronato

Se il mandato di patrocinio è presentato dopo la domanda di prestazione, deve essere inserito nel fascicolo relativo e acquisito nelle procedure automatizzate. Quando la domanda risulta già patrocinata, va verificato che il precedente mandato sia stato formalmente revocato.

Il nuovo mandato produce effetti soltanto per le fasi del procedimento amministrativo non ancora definite. Se il patronato revocato ha già concluso positivamente l’intervento, la pratica resta attribuita a quel patronato; se invece l’intervento non si è ancora definito, la pratica deve essere statisticata a favore del patronato subentrante.

La circolare disciplina anche l’ipotesi di chiusura della sede, scioglimento o revoca del patronato: in tal caso vi è l’obbligo di comunicarlo all’assistito e, su richiesta, di restituire la documentazione relativa alla pratica patrocinata, nonché di informare la sede INPS competente, che dovrà eliminare il codice del patronato cessato e inserire quello del nuovo mandatario eventualmente conferito.

Comunicazione dell’esito della pratica

L’art. 4 del decreto impone all’amministrazione erogatrice di comunicare l’esaurimento del procedimento amministrativo, con esito positivo o negativo, sia al patronato sia all’interessato.

Le procedure relative alle domande pensionistiche consentono la stampa automatica delle comunicazioni in triplice copia. In caso di pratica patrocinata:

• una copia va inviata, con raccomandata A.R., al patronato mandatario presso il quale l’interessato ha eletto domicilio;
• una copia va inviata all’indirizzo dell’assistito;
• la terza copia resta agli atti della sede.

Se la pratica non è patrocinata, la copia da inviare con raccomandata A.R. deve essere recapitata direttamente al domicilio dell’interessato.

Soggetti abilitati alla trattazione delle pratiche

Sono abilitati a controfirmare i mandati e a trattare direttamente le pratiche con le amministrazioni erogatrici solo:

• gli operatori con regolare rapporto di lavoro con l’Istituto di patronato o, per l’estero, con organismi promossi dai medesimi nel rispetto degli ordinamenti locali;
• gli operatori in regolare rapporto di lavoro con l’organizzazione promotrice, collocati in posizione di comando presso le strutture dell’Istituto con provvedimento soggetto al visto dell’Ispettorato del lavoro.

I collaboratori volontari e saltuari non possono trattare direttamente le pratiche. Il loro compito è limitato all’istruzione delle pratiche, alla fornitura di informazioni, alla raccolta territoriale della documentazione e alla consegna delle pratiche agli operatori del patronato o, su indicazione dell’Istituto, alle amministrazioni erogatrici.

Le sedi devono consentire e disciplinare l’accesso degli operatori e dei volontari tenendo ferma la riserva esclusiva della trattazione in capo agli operatori. L’individuazione degli operatori e dei collaboratori avviene sulla base degli elenchi acquisiti presso il locale Ispettorato del lavoro, da aggiornare periodicamente.

Organizzazione delle sedi e requisiti strutturali

Ai fini del finanziamento, la struttura organizzativa deve articolarsi in:

• sede centrale;
• sedi regionali;
• sedi provinciali.

Il decreto disciplina anche le sedi zonali. Per ciascun livello sono previsti compiti specifici e requisiti minimi di personale e apertura al pubblico.

In sintesi:

• la sede centrale programma, coordina e controlla l’attività dell’intera struttura periferica e deve avere almeno 12 operatori, di cui non meno di 6 a tempo pieno;
• la sede regionale coordina l’attività interprovinciale e deve avere almeno 2 operatori, di cui uno a tempo pieno responsabile;
• la sede provinciale deve essere un’unità operativa chiaramente identificabile, con almeno 2 operatori, di cui uno a tempo pieno responsabile, e un’apertura minima di 5 giorni a settimana per 6 ore giornaliere;
• la sede zonale, ove istituita, deve avere almeno un operatore, anche part-time, con apertura minima di 3 giorni a settimana per 3 ore giornaliere;
• l’operatore part-time deve lavorare almeno 20 ore settimanali.

Le sedi devono essere strutturalmente e funzionalmente autonome sia tra loro sia rispetto all’organizzazione promotrice.

Valutazione dell’organizzazione e punteggi

L’organizzazione territoriale è valutata con un punteggio specifico:

• sede centrale: 10 punti;
• ogni sede regionale: 2 punti;
• ogni sede provinciale: 2 punti;
• ogni sede zonale: 1 punto.

Per il riconoscimento del punteggio sono richiesti livelli minimi di attività:

• sede provinciale: almeno 400 punti-attività prodotti direttamente;
• sede zonale: almeno 200 punti-attività prodotti direttamente.

Se i requisiti strutturali e quantitativi non risultano rispettati, non viene attribuito alcun punteggio all’organizzazione, ferma restando la valutazione dell’attività svolta.

Gli ispettorati provinciali del lavoro verificano anche il possesso dei requisiti delle sedi centrali e regionali, fornendo gli elementi nella relazione prevista dal decreto.

Criteri di valutazione dell’attività in Italia e all’estero

Per l’attività in sede amministrativa vengono considerate le prestazioni e gli interventi tassativamente indicati nelle tabelle allegate. Per l’attività in sede giudiziaria vengono valutati gli interventi relativi alle medesime voci, con punteggi differenziati:

• 20 punti per il giudizio di merito concluso positivamente;
• 30 punti per il giudizio di legittimità concluso positivamente.

È considerato positivo anche il giudizio concluso con transazione o quello abbandonato dall’amministrazione erogatrice. Nei giudizi plurimi iniziati con unico atto o definiti con unica sentenza, il punteggio è unico, con il limite minimo indicato dal decreto.

Per l’estero valgono criteri analoghi a quelli nazionali; ai fini organizzativi, in ciascuno Stato la sede centrale è equiparata alla sede regionale e ogni sede decentrata alla sede provinciale.

Documentazione, controlli e obblighi di trasmissione

La valutazione dell’attività e dell’organizzazione si fonda su una documentazione obbligatoria. Sul territorio nazionale devono essere tenuti:

• registri di apertura e chiusura delle pratiche, o tabulati sostitutivi;
• tabelle di riepilogo annuale dei dati statistici per provincia;
• relazione dell’ispettorato provinciale del lavoro;
• tabelle statistiche compilate dagli istituti con dichiarazione del legale rappresentante sulla veridicità dei dati.

Le amministrazioni erogatrici devono trasmettere annualmente agli ispettorati provinciali e alle sedi competenti dei patronati elenchi nominativi e tabelle statistiche utili ai controlli.

Per l’estero, gli istituti devono produrre tabelle statistiche per sede e per Stato, una tabella riepilogativa complessiva e una relazione illustrativa con dichiarazione del legale rappresentante. La mancata sottoscrizione delle dichiarazioni richieste comporta la perdita del punteggio per l’organizzazione e/o per l’attività riferibile alla sede interessata.

Termini e scadenze procedurali

Il decreto fissa una sequenza temporale precisa per gli adempimenti annuali:

• entro il 30 aprile: trasmissione al Ministero delle tabelle previste per l’attività nazionale e all’Ispettorato delle tabelle provinciali;
• entro il 31 maggio: emanazione del decreto che determina l’aliquota di prelievo sui contributi incassati dagli enti previdenziali;
• entro il 30 giugno: corresponsione delle anticipazioni, nei limiti dei nove decimi dei fondi affluiti, salvo inadempimenti;
• entro il 31 ottobre: verifiche periferiche degli ispettorati provinciali;
• entro il mese successivo: trasmissione al Ministero degli atti di verifica;
• entro il 31 marzo dell’anno successivo: decreto di ripartizione definitiva delle somme.

Obblighi contabili e conservazione documentale

Gli istituti devono:

• tenere regolare registrazione di tutti i proventi e le spese, con documentazione contabile;
• relazionare al Ministero sull’attività assistenziale svolta e sull’utilizzo del contributo;
• trasmettere entro tre mesi dalla chiusura dell’esercizio il conto consuntivo, corredato da relazione illustrativa, nominativi degli organi di amministrazione e controllo e elenco degli operatori e delle persone comunque impiegate;
• mettere a disposizione dei funzionari ispettivi tutti i libri e registri;
• conservare per cinque anni la documentazione utile ai controlli.

Vigilanza e commissione ministeriale

La vigilanza sugli istituti di patronato compete al Ministero del lavoro e della previdenza sociale, normalmente tramite gli ispettorati del lavoro; per l’estero può intervenire anche attraverso le rappresentanze diplomatiche e consolari, d’intesa con il Ministero degli affari esteri.

È inoltre istituita presso il Ministero una commissione con funzioni consultive e di supporto, composta da rappresentanti ministeriali, dell’ispettorato del lavoro, degli enti previdenziali e degli istituti di patronato. La commissione dura in carica tre anni e svolge compiti di aggiornamento delle tabelle, espressione di pareri sulle modalità di rilevazione e sulla congruità dei dati, controllo delle trasmissioni statistiche e valutazione del grado di attuazione del decreto.

Attività di informazione

La circolare invita le sedi a richiamare l’attenzione degli enti di patronato sui nuovi contenuti e a fornire ogni utile chiarimento. Deve inoltre essere garantita un’ampia informazione ai lavoratori e ai pensionati, soprattutto sui profili di trasparenza relativi ai mandati di patrocinio e alle deleghe.

Le relazioni esterne sono chiamate a diffondere le novità anche attraverso stampa locale ed emittenti radio-televisive, così da assicurare la massima conoscenza della nuova disciplina.