Regolamento (UE) 2023/2667

Digitalizzazione della procedura di visto

Il regolamento costituisce il passaggio normativo centrale verso una procedura di visto Schengen digitalizzata, con abbandono progressivo del supporto cartaceo e del visto adesivo. La finalità dichiarata è ridurre gli oneri per richiedenti e amministrazioni, migliorare l’efficienza, la sicurezza e l’accessibilità, e allineare la politica dei visti alla trasformazione digitale dell’Unione.

Finalità e contesto

Il testo si inserisce nella continuità della riforma del codice visti e del rafforzamento del sistema VIS, già avviato con la digitalizzazione delle registrazioni interne ma ancora caratterizzato da fasi cartacee nella presentazione della domanda e nel rilascio del visto adesivo. I considerando richiamano inoltre la pandemia da COVID-19, che ha accelerato l’esigenza di procedure a distanza, e il nuovo patto migrazione e asilo, che indicava l’obiettivo della completa digitalizzazione entro il 2025.

Piattaforma EU Visa Application Platform (EU VAP)

Il regolamento istituisce la piattaforma EU VAP come soluzione tecnica unica per la presentazione online delle domande di visto. La piattaforma deve fornire informazioni aggiornate sulle condizioni di ingresso, guidare il richiedente nella procedura, consentire la comunicazione elettronica sicura con consolare o autorità centrali, ospitare un chatbot e offrire strumenti per la stampa dei documenti, la prenotazione degli appuntamenti, il pagamento dei diritti e la verifica dei visti digitali.

La piattaforma riutilizza, nella massima misura possibile, componenti già esistenti del quadro di interoperabilità, in particolare EES ed ETIAS, e deve essere progettata per collegarsi senza soluzione di continuità anche agli Stati membri che non applicano ancora integralmente l’acquis di Schengen.

Presentazione della domanda e flusso procedurale

In linea generale, la domanda deve essere presentata tramite EU VAP. Il richiedente inserisce i dati del modulo armonizzato, carica la copia elettronica del documento di viaggio, i documenti giustificativi e l’eventuale assicurazione sanitaria di viaggio, e presta le dichiarazioni di autenticità, completezza ed esattezza dei dati. La piattaforma memorizza temporaneamente i dati solo per il tempo necessario al completamento della procedura; in caso di accettazione della competenza, i dati vengono trasferiti nel sistema nazionale dello Stato membro competente e cancellati dallo spazio temporaneo, salvo i dati di contatto collegati all’account sicuro.

La piattaforma effettua due controlli preliminari automatizzati: uno sulla competenza dello Stato membro e uno sulla ricevibilità della domanda. Se la domanda è incompleta o non ricevibile, il sistema informa il richiedente della parte mancante; se il richiedente non ripresenta la domanda allo Stato competente entro 15 giorni dalla notifica, i dati sono cancellati e i diritti rimborsati.

Deroghe, categorie protette e presentazione cartacea

L’obbligo di utilizzo della piattaforma non è assoluto. Gli Stati membri possono autorizzare la presentazione senza EU VAP per motivi umanitari, in casi individuali giustificati o di forza maggiore, nonché per talune categorie istituzionali e diplomatiche (capi di Stato o di governo, membri di governi nazionali, delegazioni ufficiali, sovrani e membri di famiglie reali invitati in missione ufficiale).

Una disciplina speciale è riservata ai familiari di cittadini dell’Unione cui si applica la direttiva 2004/38/CE e ai familiari beneficiari dell’accordo di recesso UE-Regno Unito. Per tali soggetti la piattaforma deve rispettare integralmente il regime agevolato: nessun diritto per il visto, procedure accelerate, esenzione da taluni dati e documenti, facoltà di presentazione anche di persona e applicazione mutatis mutandis delle medesime garanzie anche nelle richieste di proroga o conferma del visto.

Documenti di viaggio, biometria e documenti giustificativi

Il regolamento conferma che il richiedente deve fornire prova di un documento di viaggio valido, rilasciato nei 10 anni precedenti e valido per almeno tre mesi dopo la data prevista di partenza, salvo casi di emergenza giustificati. La presentazione fisica del documento è richiesta di regola solo alla prima domanda con quel documento, oppure quando occorra procedere al rilevamento biometrico; resta sempre possibile richiederla in caso di dubbi sul documento o sui giustificativi, o in contesti con elevata incidenza di frodi documentali.

Sono precisate le prove richieste per il visto uniforme e per il visto di transito aeroportuale, includendo finalità del viaggio, alloggio o risorse sufficienti, mezzi di sussistenza e intenzione di lasciare il territorio prima della scadenza del visto. La Commissione deve adottare norme minime tecniche per il controllo dei documenti e per il trattamento dei dati del chip del documento di viaggio.

Visto digitale e notifica elettronica

La principale innovazione sostanziale è l’introduzione del visto digitale, rilasciato nel formato previsto dal regolamento (CE) n. 1683/95 e registrato nel VIS con un numero unico. Il regolamento è costruito per superare il modello del visto adesivo, che viene relegato a ipotesi residue; se un visto adesivo presenta errori, esso viene annullato e sostituito da un visto digitale corretto.

La notifica del rilascio, del rifiuto, della conferma, della proroga, dell’annullamento o della revoca avviene tramite account sicuro e messaggio elettronico. Il richiedente o titolare del visto può consultare la decisione nell’account sicuro; il termine per ricorrere decorre dall’accesso alla decisione, o si presume maturato l’ottavo giorno successivo all’invio del messaggio che informa della disponibilità dell’atto. Il sistema deve comunque prevedere rimedi in caso di impossibilità tecnica di accesso all’account.

Conferma del visto in nuovo documento di viaggio e proroga

Il regolamento introduce una procedura digitale semplificata per la conferma di un visto ancora valido in un nuovo documento di viaggio, ad esempio se il precedente è smarrito, rubato, scaduto o annullato. La richiesta avviene tramite EU VAP con un modulo semplificato, il pagamento di 20 EUR e la presentazione di dati anagrafici, numero del visto, dati del vecchio e del nuovo documento, prova della perdita o del furto e, se necessario, dei cambi di identità. La decisione è notificata in via digitale e viene attestata da un numero di conferma.

È prevista anche una procedura digitale per la proroga del visto, quando lo Stato membro la consenta. Il modulo semplificato richiede i dati personali, il numero del visto e del documento di viaggio, nonché i documenti che provano forza maggiore, motivi umanitari o ragioni personali serie. Il diritto è fissato a 30 EUR solo per le ragioni personali serie.

Diritti per i visti e revisione degli importi

Il regolamento disciplina in modo dettagliato la riscossione dei diritti per i visti, che avviene in euro o nella valuta locale/abituale del Paese terzo. È previsto l’uso dello strumento di pagamento della piattaforma; se il pagamento elettronico non è possibile, i diritti possono essere riscossi dal consolato o dal fornitore esterno di servizi.

Gli importi in valuta diversa dall’euro sono aggiornati periodicamente sulla base del tasso di cambio BCE. Ogni tre anni la Commissione valuta se rivedere gli importi dei diritti per i visti, tenendo conto di criteri oggettivi come inflazione UE e retribuzioni medie dei funzionari degli Stati membri; ove opportuno, può adottare atti delegati per modificarli.

Ruolo di Stati membri, eu-LISA e fornitori esterni di servizi

La distribuzione delle responsabilità è molto precisa. Gli Stati membri sono i decisori finali sulle domande e fungono da contitolari del trattamento per la memorizzazione temporanea dei dati; ciascuno designa un’autorità competente che svolge il ruolo di titolare del trattamento a livello nazionale. eu-LISA è responsabile dello sviluppo tecnico e della gestione operativa della piattaforma, e opera come responsabile del trattamento per i dati trattati in EU VAP.

I fornitori esterni di servizi hanno un ruolo meramente esecutivo e limitato: possono verificare i dati caricati, raccogliere biometrie, caricare documenti, gestire appuntamenti e inoltrare la pratica, ma non accedono al VIS e non decidono sulle domande. Devono operare con sistemi di autenticazione sicuri, cifratura e controlli di qualità, sotto supervisione dei consolati o delle autorità centrali.

Integrazione con VIS, EES e procedure di frontiera

Il regolamento modifica anche il regolamento VIS e il regolamento EES per adattare l’intero ecosistema alla digitalizzazione. La verifica dei visti digitali alle frontiere si fonda sui dati VIS e sul confronto biometrico; se il VIS o l’infrastruttura nazionale non sono accessibili, si applicano piani di emergenza nazionali basati su modelli tipo adottati dalla Commissione. In caso di conferma di un visto in un nuovo documento di viaggio, i dati sono trasferiti anche nell’EES.

Sono inoltre adeguate le regole sulle interrogazioni all’interno del territorio, sulla strutturazione dei dati relativi al visto e sull’inserimento di dati aggiuntivi, compresi indirizzo IP ed e-mail del richiedente in alcune procedure VIS collegate alla nuova piattaforma.

Visti di lunga durata e documenti di transito agevolato

La digitalizzazione non riguarda solo i visti Schengen di breve durata. La Convenzione di applicazione dell’Accordo di Schengen è modificata per rendere digitali anche i visti per soggiorni di lunga durata, che devono essere comunicati ai richiedenti con mezzi elettronici sicuri. Parallelamente, i documenti di transito agevolato FTD e FRTD sono convertiti al formato digitale, con domanda online e nuovi allegati che elencano i campi dati obbligatori.

Entrata in funzione, transizione e applicazione nel tempo

L’entrata in funzione della piattaforma EU VAP è subordinata a una decisione della Commissione, adottabile solo dopo il completamento di specifiche condizioni tecniche e giuridiche, tra cui l’adozione degli atti attuativi necessari e il collaudo generale di eu-LISA. La Commissione deve inoltre presentare relazioni annuali sullo stato di attuazione fino alla decisione di entrata in funzione.

Dopo l’entrata in funzione, uno Stato membro può decidere per un massimo di 7 anni di non utilizzare EU VAP, pur dovendo comunque emettere visti in formato digitale. Durante tale periodo, i titolari possono verificare i visti tramite il servizio web della piattaforma. Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione e si applica dalla data fissata dalla Commissione, con talune disposizioni anticipate al 27 dicembre 2023 e al 28 giugno 2024.