Sentenza n. 2306/2026 - Palermo, Sezione 3

Esito

La controversia

La società ricorrente, in vista di una controversia pendente dinanzi al giudice ordinario contro la proprietaria del Centro Commerciale Poseidon, ha chiesto al Comune di Carini, al relativo S.U.A.P. e all’Assessorato regionale alle Attività Produttive l’accesso alla documentazione concernente il procedimento di realizzazione del centro commerciale: istanza e allegati, progetto e allegati, verbali delle conferenze di servizi e provvedimento autorizzatorio. Ha dedotto la violazione degli artt. 22 e seguenti della legge n. 241/1990 e l’eccesso di potere per difetto di motivazione, arbitrio e ingiustizia manifesta. Il Comune ha trasmesso soltanto la documentazione rimasta presso gli uffici, dichiarando che parte dell’archivio era stata trasferita in altra sede e che dovevano ancora essere svolte ulteriori ricerche. La Regione ha negato l’accesso sostenendo di non essere legittimata passivamente, pur avendo partecipato alla fase istruttoria del procedimento e alla conferenza di servizi.

La decisione

Il TAR ha accolto il ricorso nei limiti indicati in motivazione e ha ordinato alle amministrazioni resistenti di fornire entro trenta giorni copia integrale della documentazione richiesta, imponendo alla Regione l’ostensione nei limiti dei documenti effettivamente in suo possesso. Il riscontro comunale è stato ritenuto insufficiente perché la documentazione trasmessa non era pertinente a quella richiesta e le difficoltà organizzative derivanti dal trasferimento degli archivi non possono essere opposte all’istante. L’amministrazione competente deve svolgere ricerche effettive e, ove non reperisca i documenti, rendere una dichiarazione formalmente responsabile circa la loro inesistenza, perdita o mancato reperimento, indicando le ricerche eseguite e le ragioni dell’esito negativo. Quanto alla Regione, il TAR ha ritenuto sussistente l’obbligo di ostensione in relazione alla documentazione detenuta, poiché l’Assessorato aveva partecipato alla fase istruttoria del procedimento edilizio e aveva espresso il proprio assenso nella conferenza di servizi. Le amministrazioni sono state condannate in solido al pagamento di euro 1.500,00 oltre accessori, con distrazione in favore del difensore antistatario.

Norme richiamate

• artt. 22 ss. l. 241/1990

  Fondano il diritto di accesso documentale e l’obbligo dell’amministrazione di consentire l’ostensione dei documenti pertinenti, detenuti o che avrebbero dovuto essere detenuti in relazione alle proprie competenze.

• art. 25, comma 4, l. 241/1990

  Disciplina l’impugnazione del silenzio-diniego o del diniego espresso sull’istanza di accesso.

• art. 24, comma 3, l. 241/1990

  Vieta le richieste di accesso meramente esplorative o di controllo; tale divieto impone all’amministrazione, quando l’istanza è puntuale, di chiarire responsabilmente l’eventuale mancata detenzione dei documenti.

• art. 1, comma 2-bis, l. 241/1990

  Esprime il principio di leale collaborazione tra amministrazione e privato, che impone all’amministrazione di assumersi la responsabilità delle dichiarazioni sulla detenzione o sul mancato reperimento dei documenti.

• artt. 3 e 7 d.P.R.S. n. 176/2000

  Sono richiamati quali disposizioni in forza delle quali l’Assessorato regionale ha partecipato alla fase istruttoria e alla fissazione della conferenza di servizi relativa all’intervento edilizio.

• art. 116 c.p.a.

  Disciplina il rito speciale per le controversie in materia di accesso ai documenti amministrativi.

Massime di principio

• Le difficoltà organizzative o meramente fattuali nel reperimento dei documenti, compreso il trasferimento degli archivi, non possono essere opposte all’istante per negare l’accesso quando i documenti sono riconducibili alle competenze dell’amministrazione e avrebbero dovuto essere detenuti dalla stessa.
• Quando l’istanza di accesso individua puntualmente, anche per categorie, i documenti richiesti e dimostra il collegamento con le competenze dell’amministrazione, l’onere di allegazione dell’istante è assolto; spetta quindi all’amministrazione dichiarare responsabilmente se i documenti non esistono, sono andati perduti o non sono stati reperiti, indicando le ricerche concretamente svolte e le ragioni del mancato reperimento.
• L’amministrazione non può limitarsi a trasmettere la documentazione casualmente disponibile presso gli uffici se essa non corrisponde a quella richiesta; deve fornire un riscontro effettivo e integrale oppure motivare, con attestazione responsabile, l’inesistenza o l’indisponibilità materiale dei documenti.
• Un’amministrazione che abbia partecipato, in ragione delle proprie competenze, alla fase istruttoria di un procedimento amministrativo è tenuta a consentire l’accesso ai documenti effettivamente detenuti relativi a tale procedimento, anche se non è l’amministrazione procedente o titolare dell’intero fascicolo.
• Il divieto di formulare istanze meramente esplorative non esonera l’amministrazione dal dovere di cooperare lealmente con il richiedente e di chiarire la sorte dei documenti puntualmente individuati, evitando che l’istante debba presentare una richiesta di accesso al buio.

Come è indicizzato