Circolare numero 180 del 23-12-2013

Chiusura contabilità esercizio 2013 e scadenze operative

La circolare disciplina i termini e le modalità operative per la chiusura dei conti dell’esercizio 2013 e per la trasmissione dei dati alla Direzione generale. Il testo coordina le scadenze del periodo suppletivo con quelle relative alle procedure automatizzate e richiama gli obblighi organizzativi dei responsabili territoriali.

Periodo suppletivo e data di chiusura

Il periodo suppletivo, destinato alle contabilizzazioni in conto precedente esercizio, è fissato con termine finale al 31 gennaio 2014. Tale termine riguarda esclusivamente gli adempimenti richiesti agli uffici competenti per la contabilità. Per le operazioni contabili relative ai flussi di cassa, invece, la chiusura è anticipata al 23 gennaio 2014.

Dopo il 23 gennaio 2014 non è più consentito effettuare registrazioni contabili relative ai conti correnti bancari e postali o alla contabilità speciale presso la Tesoreria provinciale dello Stato, fatta salva l’eccezione richiamata al punto I.04 dell’allegato A.

Procedure automatizzate e termine del 24 gennaio 2014

Le procedure automatizzate "conferenti" risultano adeguate in funzione del termine ultimo del 24 gennaio 2014, individuato come data di riferimento per l’elaborazione dei dati da inserire nel sistema contabile in conto esercizio 2013. La circolare richiama espressamente, a titolo esemplificativo, le procedure relative a:

• DM;
• artigiani;
• esercenti attività commerciali;
• agricoli;
• parasubordinati;
• domestici;
• volontari;
• riscatti e ricongiunzioni.

Documentazione manuale e controlli contabili

Gli eventuali documenti contabili prodotti manualmente devono essere trasmessi agli uffici competenti con un congruo anticipo rispetto al 31 gennaio 2014, in modo da consentire la registrazione entro il termine previsto. La circolare precisa che tale tempistica è necessaria anche per eventuali scritture di assestamento rese opportune dall’attivazione dei programmi di controllo destinati alla verifica delle concordanze e delle quadrature contabili.

Obblighi dei Direttori delle Sedi e dei Direttori regionali

Ai Direttori delle Sedi viene richiesto di garantire l’attuazione puntuale di tutti gli adempimenti connessi alla chiusura della contabilità dell’esercizio 2013, con particolare attenzione ai termini di invio dei rendiconti e dei prospetti di analisi indicati nella circolare. Essi devono adottare le opportune iniziative organizzative per il raggiungimento di tali obiettivi.

Ai Direttori regionali è richiesto un monitoraggio costante delle Sedi di competenza, anche tramite la procedura di controllo istituita con messaggio n. 2365 del 24 gennaio 2006, successivamente rivista e aggiornata. Il loro intervento diretto è previsto anche per contribuire alla soluzione di eventuali problemi applicativi o operativi.

Rilevanza per il bilancio consuntivo 2013

La circolare sottolinea che la puntualità nell’esecuzione degli adempimenti costituisce condizione essenziale per rispettare i termini fissati dalle disposizioni legislative e regolamentari per la predisposizione e l’approvazione del bilancio consuntivo dell’esercizio 2013 da parte degli Organi dell’Istituto.

Eventuale apertura della procedura "Ip Aut"

Dopo il termine del periodo suppletivo, il Direttore centrale bilanci e servizi fiscali potrà autorizzare, con apposito messaggio e qualora ne ravvisi l’esigenza, l’apertura della procedura denominata "Ip Aut" dal 10 al 21 febbraio 2014. Tale procedura è finalizzata ad acquisire su SAP R/3 ulteriori registrazioni contabili eventualmente necessarie per l’esercizio 2013.