Circolare numero 174 del 8-7-1992

Revisione organizzativa dell’area informatica INPS e decentramento della produzione software

La circolare definisce un profondo riassetto del modello organizzativo dell’area automatizzata dell’INPS, finalizzato a rafforzare l’efficienza interna, la qualità dei processi e la capacità di risposta alle esigenze istituzionali. Il nuovo assetto si fonda su un maggiore decentramento delle attività di progettazione e programmazione, ma con una forte regia centrale affidata alla Direzione centrale per la tecnologia informatica.

Obiettivi generali della riorganizzazione

Il testo collega la revisione organizzativa alla necessità di adeguare continuamente le strutture centrali e periferiche all’evoluzione dei bisogni produttivi e tecnologici. Viene ribadita la volontà di migliorare la qualità dei processi operativi interni, aprendo il sistema verso l’esterno attraverso il decentramento funzionale e l’integrazione con le banche dati di altri enti e amministrazioni.

Centralità del software e integrazione tra centro e periferia

La produzione del software applicativo è qualificata come attività essenziale, assimilabile a beni strumentali di produzione, idonea a condizionare il raggiungimento degli obiettivi programmati. In tale quadro assume rilievo l’integrazione tra strutture centrali e periferiche, con la finalità di creare una relazione diretta tra i due livelli, fondata su:

• chiarezza nelle strategie e nei ruoli di progettazione e sviluppo;
• sviluppo di un processo comunicativo e interattivo costante tra centro e periferia.

Ruolo delle direzioni centrali di prodotto

Le direzioni centrali, ciascuna per il proprio ambito, sono chiamate a svolgere un ruolo di impulso e controllo nella formulazione delle esigenze informatiche. In particolare devono:

• trasmettere le proposte alla Direzione centrale per la tecnologia informatica e alle altre direzioni centrali competenti per l’esame congiunto delle richieste;
• fornire un’analisi funzionale e amministrativa dettagliata delle applicazioni richieste;
• individuare un responsabile interno come referente del capo progetto e, se necessario, referenti periferici;
• segnalare variazioni o integrazioni delle applicazioni in corso di sviluppo;
• quantificare eventuali esigenze formative del personale amministrativo e segnalarle alla direzione competente per le risorse umane;
• indicare i tempi di realizzazione richiesti, legati a scadenze di legge o esigenze operative;
• effettuare verifiche di qualità, validazione finale e collaudi congiuntamente alla Direzione centrale per la tecnologia informatica;
• rappresentare ogni altro problema organizzativo, funzionale e operativo derivante dalle applicazioni richieste;
• verificare il corretto utilizzo delle realizzazioni messe in produzione, mantenendo i rapporti con le strutture periferiche.

Competenze della Direzione centrale per la tecnologia informatica

La Direzione centrale per la tecnologia informatica assume la responsabilità esclusiva della realizzazione delle applicazioni software. Ad essa spettano funzioni di regia, coordinamento generale, supervisione e indirizzo tecnologico e applicativo. Le principali attribuzioni comprendono:

• scelta delle strutture periferiche da utilizzare per lo sviluppo, sulla base di criteri fissati dalla Direzione generale;
• valutazione complessiva del software prodotto;
• proposta della pianificazione evolutiva dell’intera attività informatica dell’INPS;
• individuazione dei capi progetto;
• definizione degli standard di sviluppo e di sicurezza;
• scelta dell’architettura delle applicazioni batch e interattive;
• distribuzione dei compiti di sviluppo;
• raccordo tra segmenti di procedura affidati a strutture periferiche diverse;
• diffusione delle informazioni sulle risorse di sistema e sulle innovazioni tecnologiche;
• predisposizione dei piani di formazione del personale e della pianificazione corsuale, d’intesa con la Direzione centrale per la gestione della risorsa umana;
• valutazione, con la Direzione centrale per la politica organizzativa, del dimensionamento e della distribuzione territoriale delle risorse strumentali necessarie.

La circolare afferma in modo tassativo che non possono essere avviate realizzazioni informatiche senza iniziativa, approvazione, pianificazione, coordinamento e validazione finale di tale Direzione centrale, alla quale spetta inoltre l’unica attribuzione di allocare e impegnare, sul territorio nazionale, le risorse necessarie allo sviluppo e alla produzione del software.

Coordinamento dei progetti e ricorso a supporti esterni

Il coordinamento della realizzazione delle specifiche procedure è demandato agli uffici competenti della Direzione centrale per la tecnologia informatica. Quando le risorse interne non consentano di rispettare specifiche o tempi richiesti, la Direzione centrale deve formulare una proposta motivata al Direttore generale per richiedere eventuali supporti esterni.

Il supporto esterno è configurato come assistenza specialistica allo sviluppo e persegue un duplice obiettivo:

• favorire l’arricchimento professionale del personale dell’Istituto;
• garantire una collaborazione costante di specialisti esterni, utile anche a predisporre sin dalla progettazione la manutenzione delle applicazioni, che resta comunque interna.

Struttura del progetto e figura del capo progetto

Per prodotti complessi o strategicamente rilevanti può essere costituito un progetto come struttura operativa temporanea, inserita in un ufficio della Direzione centrale per la tecnologia informatica e sottoposta alla supervisione del dirigente dell’ufficio. A tale struttura viene preposto un capo progetto, individuato in base a specifica professionalità ed esperienza, la cui nomina è di competenza esclusiva del Direttore centrale per la tecnologia informatica, su proposta del dirigente del reparto o dell’area di competenza.

Il capo progetto è responsabile diretto del progetto e risponde dell’avanzamento e dei risultati al dirigente dell’ufficio in cui è inserito. Le sue funzioni comprendono:

• formulazione del piano di attività con le singole fasi e i tempi programmati;
• verifica della compatibilità delle procedure con le risorse disponibili;
• proposta delle risorse e delle strutture periferiche da coinvolgere;
• trasmissione delle specifiche funzionali e tecniche alle strutture esecutrici;
• controllo della realizzazione rispetto a tempi, modalità e requisiti di sicurezza;
• supporto ai collaudi prima della messa in produzione.

Il capo progetto deve riferire sullo stato di avanzamento almeno ogni due mesi, con una relazione aggiornata che evidenzi gli scostamenti rispetto al piano originario. Al termine del progetto, l’ufficio competente deve assicurare la manutenzione delle applicazioni, tramite le strutture centrali o periferiche che le hanno realizzate. Nelle strutture permanenti previste per i principali compiti dell’Istituto, la figura del capo progetto può essere avvicendata in funzione delle esigenze organizzative.

Ruolo delle sedi regionali

Le sedi regionali sono chiamate a collaborare attivamente con la Direzione centrale per la tecnologia informatica, contribuendo al raggiungimento degli obiettivi stabiliti. Esse svolgono funzioni di supporto nel territorio di competenza, garantiscono l’impiego ottimale delle risorse dedicate alla progettazione e programmazione e assicurano il necessario raccordo direzionale.

Sono inoltre direttamente responsabili dell’attivazione e operatività delle strutture informatiche hardware e software sul territorio regionale, nonché del coordinamento e della diffusione delle isole di sviluppo e dell’estensione del telelavoro, d’intesa con la Direzione centrale per la tecnologia informatica.

L’ufficio informatico regionale deve essere organizzato prevedendo:

• un responsabile delle attività di supporto alla progettazione nel territorio regionale, con riferimento alla disponibilità e al corretto funzionamento degli strumenti hardware e software;
• un responsabile delle attività di produzione;
• un responsabile dell’assistenza e delle installazioni periferiche nelle S.A.P. e nei centri operativi.

A regime, la struttura regionale assumerà anche la configurazione di "software house", con un direttore tecnico dirigente incaricato del coordinamento delle procedure commissionate e della supervisione dei progetti assegnati. Anche in tale ambito, il direttore tecnico dovrà assicurare la manutenzione delle applicazioni una volta conclusa la realizzazione dei progetti.

Sedi autonome di produzione e isole di sviluppo

Presso le singole S.A.P. è prevista la costituzione di isole di sviluppo, intese come postazioni di lavoro individuali, omogenee, autosufficienti e separate dal centro elaborazione dati della sede. Esse hanno compiti di progettazione, analisi e programmazione di applicazioni sulla base degli incarichi affidati dalla Direzione centrale per la tecnologia informatica.

La direzione di sede deve agevolare la costituzione e il funzionamento delle isole di sviluppo, sulla base delle indicazioni della sede regionale. Il personale dedicato allo sviluppo deve operare in ambienti idonei e con orari di lavoro tali da migliorare le sinergie tra le dotazioni hardware dell’isola di sviluppo e i sistemi di sede.

Pur restando unica la qualifica a livello di mansionario, che comprende sia l’addetto alla gestione del sottosistema di sede sia l’analista-programmatore, le risorse assegnate allo sviluppo delle applicazioni vengono individuate congiuntamente da direzione di sede, sede regionale e Direzione centrale per la tecnologia informatica. Tali risorse sono impegnate a tempo pieno, con carattere di stabilità ed esclusività.

Ogni diversa destinazione del personale assegnato alla produzione software richiede l’autorizzazione del Direttore centrale per la tecnologia informatica. Il passaggio di operatori di controllo dalla gestione dei sistemi di produzione allo sviluppo applicativo è subordinato a specifiche fasi di selezione e a idonei interventi formativi.

Strumenti informativi e gestionali di supporto

La circolare prevede diversi strumenti a supporto del nuovo modello organizzativo:

• un database centrale, gestito dalla Direzione centrale per la tecnologia informatica e consultabile online, contenente dati sulle risorse dedicate, sulle isole di produzione, sugli operatori coinvolti, sulle professionalità disponibili, sullo stato dei progetti e sulle procedure esistenti;
• convention e teleconferenze aperte agli operatori dell’area automatizzata su temi monografici o di interesse generale;
• attività di monitoraggio per verificare costantemente il rapporto costi/benefici delle iniziative, nell’ambito di un sistema budgetario con obiettivi assegnati a centri di responsabilità e misurazione dei risultati collegata al sistema incentivante.

Lo stato dei rapporti tra centro e periferia e delle attività di progettazione in corso sarà oggetto di analisi e verifica in apposite riunioni e conferenze da programmare con periodicità almeno quadrimestrale.

Risorse finanziarie, formazione e compensi

Per assicurare un adeguato livello di operatività nello sviluppo decentralizzato del software, i direttori delle sedi regionali devono utilizzare l’apposito fondo previsto dall’Accordo nazionale, recepito con deliberazione C.E. n. 386 del 2/4/92, destinando una quota parte alle attività di progettazione e programmazione. La circolare precisa che tali attività possono essere svolte anche nel pomeriggio per un migliore utilizzo delle risorse tecnologiche.

Se la ripartizione dei fondi è già stata effettuata, i direttori delle S.A.P. devono provvedere direttamente al soddisfacimento delle esigenze rappresentate, nell’ambito delle assegnazioni aggiuntive.

Ai fini della corresponsione dei compensi relativi ai progetti speciali, viene chiarito che il personale coinvolto nella progettazione e nella programmazione partecipa in forma diretta ai progetti speciali ex art. 18 della legge n. 88/89.