Provvedimento del 30/04/2018

Regole tecniche per fatture elettroniche, note di variazione e dati transfrontalieri

Il provvedimento definisce le regole tecniche per l’emissione, la trasmissione, il recapito e la conservazione delle fatture elettroniche tra soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia, nonché per la trasmissione telematica dei dati delle operazioni con controparti non stabilite nel territorio dello Stato. Il documento disciplina inoltre i controlli del Sistema di Interscambio (SdI), l’uso degli intermediari e i servizi messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate.

Definizione e contenuto della fattura elettronica

La fattura elettronica è qualificata come documento informatico in formato strutturato, trasmesso per via telematica al SdI e da questo recapitato al destinatario. La trasmissione può riguardare una singola fattura oppure un lotto di fatture.

Il file deve contenere obbligatoriamente:

• le informazioni previste dall’articolo 21 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633, oppure, per la fattura semplificata, quelle dell’articolo 21-bis del medesimo decreto;
• le ulteriori informazioni richieste dalle specifiche tecniche di cui all’allegato A.

Il formato richiesto è XML, senza macroistruzioni o codici eseguibili idonei a modificare i dati rappresentati. Il file può includere anche dati facoltativi utili alla gestione del ciclo attivo e passivo.

Per la predisposizione del file l’Agenzia delle entrate mette gratuitamente a disposizione:

• una procedura web;
• un’app per dispositivi mobili;
• un software da installare su PC.

Per i file prodotti con software privati devono essere rispettate le specifiche tecniche dell’allegato A. Per le fatture elettroniche verso le Pubbliche Amministrazioni continuano a valere le regole del DM 3 aprile 2013, n. 55.

Trasmissione al SdI e controlli sui file

La fattura elettronica deve essere trasmessa al SdI dal soggetto obbligato all’emissione, cioè dal cedente/prestatore, oppure da un intermediario. La trasmissione richiede la corretta identificazione del soggetto trasmittente.

Le modalità di invio previste sono:

• PEC;
• servizi informatici dell’Agenzia delle entrate, come procedura web e app;
• web service su Internet;
• protocollo FTP tra terminali remoti.

Le modalità basate su web service e FTP richiedono un preventivo accreditamento al SdI, al termine del quale può essere assegnato un codice numerico di 7 cifre, il cosiddetto “codice destinatario”.

Per ogni file o lotto ricevuto correttamente il SdI rilascia riscontro secondo le specifiche tecniche. Il sistema effettua poi controlli sul file; in caso di esito negativo invia entro 5 giorni una “ricevuta di scarto” al trasmittente sullo stesso canale di invio. In tal caso la fattura si considera non emessa.

Se la fattura è firmata elettronicamente, il SdI controlla anche la validità del certificato di firma. Se il controllo fallisce, il file è scartato e la fattura si considera non emessa. I tipi di firma gestiti sono quelli indicati nell’allegato A.

Recapito della fattura al cessionario/committente

Il SdI recapita la fattura elettronica al cessionario/committente, anche tramite intermediario. Le modalità di recapito sono:

• PEC;
• web service;
• FTP.

Le modalità web service e FTP richiedono accreditamento. L’Agenzia delle entrate offre un servizio di registrazione dell’“indirizzo telematico” prescelto per la ricezione, cioè PEC o codice destinatario.

Se il destinatario ha effettuato la registrazione, le fatture sono sempre recapitate all’indirizzo registrato. Se il recapito non è possibile per cause tecniche non imputabili al SdI, la fattura è resa disponibile nell’area riservata del sito dell’Agenzia delle entrate e il trasmittente ne riceve comunicazione; il cedente/prestatore deve avvisare tempestivamente il destinatario con canali esterni al SdI, anche consegnando una copia informatica o analogica.

Se non è stata effettuata la registrazione, il campo “CodiceDestinatario” va compilato secondo diverse ipotesi:

• con il codice destinatario fornito dal cessionario/committente;
• con il codice convenzionale “0000000” e il campo “PECDestinatario” compilato con la PEC del destinatario;
• con il solo codice “0000000” se il destinatario è un consumatore finale;
• con il solo codice “0000000” se il destinatario è un soggetto in regime di vantaggio, forfettario o un produttore agricolo ex articolo 34, comma 6, DPR 633/1972;
• con il solo codice “0000000” se il soggetto passivo non ha comunicato PEC o codice destinatario.

Nei casi in cui il recapito non sia possibile per cause tecniche non imputabili al SdI, il documento è comunque messo a disposizione nell’area riservata del destinatario e il cedente/prestatore deve comunicarlo tempestivamente. Nei casi previsti, il SdI rende disponibile anche un duplicato informatico della fattura nelle aree riservate del cedente/prestatore e del cessionario/committente.

L’Agenzia non risponde di errori nella compilazione dell’indirizzo telematico da parte del cedente/prestatore.

Data di emissione, ricezione ed effetti fiscali

La data di emissione coincide con la data indicata nel campo “Data” della sezione “DatiGenerali” del file. Se la fattura è scartata dal SdI, si considera non emessa.

In caso di esito positivo dei controlli e del recapito, il SdI invia una “ricevuta di consegna” che indica anche la data di ricezione da parte del destinatario. Se la fattura è resa disponibile in area riservata, il SdI comunica al trasmittente la data di messa a disposizione.

Le ricevute di consegna e di messa a disposizione attestano che la fattura è emessa.

Ai fini fiscali:

• la data di ricezione coincide con quella comunicata dal canale di recapito, quando il recapito va a buon fine;
• quando la fattura è messa a disposizione in area riservata, la data di ricezione è la data di presa visione da parte del destinatario;
• per le ipotesi di messa a disposizione previste per consumatori finali, soggetti in regime di vantaggio/forfettario e produttori agricoli, la data di ricezione coincide con la data di messa a disposizione.

Per ogni file elaborato il SdI calcola inoltre un codice alfanumerico univoco del documento, il cosiddetto hash, inserito nelle ricevute.

Intermediari e servizi delegati

Il cedente/prestatore può trasmettere le fatture al SdI tramite intermediari. Il cessionario/committente può ricevere le fatture tramite intermediari, indicando l’indirizzo telematico dell’intermediario o registrandolo nel servizio apposito.

Gli intermediari possono essere anche soggetti diversi da quelli di cui all’articolo 3 del DPR 322/1998.

Se il canale di invio coincide con quello di ricezione, nei casi previsti dalle specifiche tecniche, può essere usato un “flusso semplificato”.

La consultazione e acquisizione delle fatture o dei duplicati informatici nell’area riservata è consentita anche agli intermediari ex articolo 3, comma 3, DPR 322/1998, purché delegati. La delega può essere conferita o revocata online oppure mediante apposito modulo presso un ufficio territoriale dell’Agenzia.

L’intermediario delegato può consultare anche i dati delle fatture transfrontaliere e i dati IVA relativi alle operazioni effettuate a partire dal 1° gennaio 2017, trasmessi secondo la normativa vigente.

Anche il servizio di registrazione dell’indirizzo telematico può essere gestito tramite intermediario delegato con le stesse modalità di conferimento e revoca della delega.

Note di variazione e autofattura per regolarizzazione

Le regole tecniche si applicano anche alle note di variazione emesse ai sensi dell’articolo 26 del DPR 633/1972, cioè note di credito e di debito.

Le richieste di variazione del cessionario/committente al cedente/prestatore non sono gestite dal SdI.

Se il cedente/prestatore ha già registrato contabilmente una fattura poi scartata dal SdI, può effettuare, se necessario, una variazione contabile valida solo ai fini interni, senza trasmettere alcuna nota di variazione al SdI.

Per la regolarizzazione prevista dall’articolo 6, comma 8, lettere a) e b), del DLgs 471/1997, il cessionario/committente trasmette l’autofattura al SdI compilando il campo “TipoDocumento” con il codice convenzionale previsto nelle specifiche tecniche e indicando nelle sezioni anagrafiche i dati del fornitore e i propri dati. Tale trasmissione sostituisce l’obbligo di presentare l’autofattura in formato analogico all’ufficio territorialmente competente.

Conservazione elettronica delle fatture

I cedenti/prestatori e i cessionari/committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia possono conservare elettronicamente le fatture e le note di variazione trasmesse e ricevute tramite SdI, ai sensi del DM 17 giugno 2014, utilizzando il servizio gratuito dell’Agenzia delle entrate, conforme al DPCM 3 dicembre 2013.

Per accedere al servizio è necessaria l’adesione preventiva all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito dell’Agenzia.

L’adesione e l’utilizzo del servizio possono avvenire anche tramite intermediari delegati, anche diversi da quelli ex articolo 3, DPR 322/1998.

Servizi di ausilio messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate

L’Agenzia offre agli operatori IVA una serie di strumenti per semplificare e automatizzare il processo di fatturazione elettronica:

• software installabile su PC per predisporre la fattura elettronica;
• procedura web e app per predisposizione e trasmissione al SdI;
• servizio web per generare un QR-Code, utile per acquisire automaticamente i dati anagrafici IVA del cessionario/committente e il relativo indirizzo telematico;
• servizio di registrazione del canale e dell’indirizzo telematico preferito per la ricezione di fatture e note di variazione;
• servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture emesse e ricevute nell’area riservata;
• servizi web informativi, di assistenza e di sperimentazione.

I servizi web sono accessibili con SPID, credenziali Fisconline/Entratel o CNS. L’app è accessibile con credenziali Fisconline/Entratel.

I file correttamente trasmessi al SdI restano disponibili nell’area riservata fino al 31 dicembre dell’anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI.

Trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere

Gli operatori IVA residenti devono trasmettere i dati delle operazioni di cessione di beni e prestazione di servizi effettuate e ricevute verso o da soggetti non stabiliti in Italia, secondo il tracciato delle specifiche tecniche.

I dati da trasmettere comprendono:

• identificativi del cedente/prestatore;
• identificativi del cessionario/committente;
• data del documento;
• data di registrazione per documenti ricevuti e relative note di variazione;
• numero del documento;
• base imponibile;
• aliquota IVA;
• imposta;
• oppure, se l’operazione non comporta l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.

La comunicazione è facoltativa per le operazioni con bolletta doganale e per quelle per le quali siano già state emesse o ricevute fatture elettroniche secondo le regole del provvedimento.

La trasmissione va effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo alla data del documento emesso o ricevuto; per data di ricezione si intende la data di registrazione dell’operazione ai fini della liquidazione IVA.

Per le sole fatture emesse, la comunicazione può essere effettuata trasmettendo l’intera fattura in formato XML, compilando solo il campo “CodiceDestinatario” con un codice convenzionale indicato nelle specifiche tecniche.

Trattamento dei dati e consultazione

Le fatture elettroniche e le note di variazione correttamente trasmesse al SdI sono archiviate dall’Agenzia delle entrate per consentire la consultazione, l’acquisizione e la conservazione.

La consultazione e l’acquisizione sono consentite solo al titolare dei dati o a un suo intermediario delegato. In caso di controlli, l’Agenzia delle entrate e la Guardia di Finanza possono consultare i documenti solo dopo apposita comunicazione al contribuente, nel rispetto dello Statuto del Contribuente e con la minore turbativa possibile.

I dati trasmessi con la comunicazione delle operazioni transfrontaliere e quelli contenuti nelle fatture e note di variazione sono trattati per controllarne la coerenza, supportare la liquidazione IVA, la predisposizione delle dichiarazioni dei redditi e dell’IVA e la valutazione della capacità contributiva, nel rispetto dei principi di liceità, trasparenza, correttezza, necessità, pertinenza e non eccedenza.

Solo gli operatori incaricati dei controlli, con operazioni tracciate, possono trattare i dati acquisiti.

Sicurezza dei dati e aggiornamento delle specifiche

Le modalità di trasmissione avvengono tramite protocolli sicuri su rete Internet. La consultazione degli archivi informatici è protetta da sistemi di profilazione, identificazione, autenticazione e autorizzazione, dalla tracciatura degli accessi e dalla conservazione delle copie di sicurezza.

Eventuali modifiche alle specifiche tecniche dell’allegato A sono pubblicate nella sezione dedicata del sito dell’Agenzia delle entrate, previa comunicazione.

Motivazioni del provvedimento

Il provvedimento dà attuazione alle modifiche introdotte dall’articolo 1, comma 909, della legge 27 dicembre 2017, n. 205, che ha previsto l’obbligo di fatturazione elettronica tra soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia e la trasmissione telematica dei dati delle operazioni con soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato.

Il sistema si basa sul formato XML e sul SdI, già utilizzato per le fatture verso la Pubblica Amministrazione. Per il settore privato introduce semplificazioni nel recapito e l’eliminazione delle notifiche d’esito committente.

Le disposizioni si applicano anche alle fatture relative a benzina e gasolio destinati ad autotrazione e alle prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera degli appalti pubblici, per le operazioni effettuate a partire dal 1° luglio 2018.

Per i carburanti, l’obbligo anticipato riguarda solo benzina e gasolio per autotrazione; nel file vanno indicati “CARB” e uno dei valori previsti per il tipo di carburante, mentre l’eventuale targa può essere inserita nel campo “MezzoTrasporto”. Per gli altri carburanti l’obbligo decorre dal 1° gennaio 2019, ferma la possibilità di emettere comunque la fattura elettronica.

Per gli appalti pubblici diretti e per i rapporti con i soggetti utilizzati dal contraente principale, nella fattura devono essere riportati obbligatoriamente CUP e CIG in uno dei blocchi informativi indicati.

Riferimenti normativi richiamati

Il provvedimento richiama, tra gli altri:

• DPR 26 ottobre 1972, n. 633;
• DPR 29 settembre 1973, n. 600;
• DPR 22 luglio 1998, n. 322;
• legge 27 luglio 2000, n. 212;
• DLgs 30 giugno 2003, n. 196;
• DLgs 7 marzo 2005, n. 82;
• legge 24 dicembre 2007, n. 244;
• DPCM 3 dicembre 2013;
• legge 11 marzo 2014, n. 23;
• DM 17 giugno 2014;
• DLgs 5 agosto 2015, n. 127;
• legge 27 dicembre 2017, n. 205;
• Regolamento UE 2016/679.

È inoltre precisato che la pubblicazione sul sito dell’Agenzia delle entrate sostituisce quella nella Gazzetta Ufficiale.