Tribunale, Sentenza T-200/21

Conservazione dei dati personali nel fascicolo del personale: legittimità del diniego dell’EDPS

La pronuncia riguarda un ricorso diretto proposto da un ex agente temporaneo della SRB contro due decisioni dell’EDPS, una di rigetto della denuncia e una di diniego del riesame. La controversia verte sulla conservazione e il trattamento dei dati personali contenuti nel fascicolo del personale del ricorrente, alla luce del regolamento (UE) 2018/1725 e dello Statuto dei funzionari.

Fatti e svolgimento del procedimento

JS ha lavorato presso la SRB come membro del personale temporaneo dal 1º novembre 2017 al 30 settembre 2019. Dopo le dimissioni, ha chiesto alla SRB copia di tutti i suoi dati personali, la cancellazione dei dati conservati, la limitazione del trattamento e l’opposizione al trattamento, contestando anche l’accesso al suo profilo nel sistema Sysper 2 e una presunta conservazione eccessiva dei dati fino a 120 anni dalla nascita.

La SRB, tramite il proprio Data Protection Officer, ha respinto la richiesta di cancellazione richiamando l’obbligo legale di conservazione del fascicolo personale derivante dall’articolo 26 dello Statuto dei funzionari e dalle norme applicabili al personale dell’Unione. JS ha allora presentato denuncia all’EDPS ai sensi dell’articolo 63(1) del regolamento 2018/1725. L’EDPS ha respinto la denuncia con decisione del 18 gennaio 2021 e ha poi negato il riesame con decisione del 9 marzo 2021.

Domande proposte davanti al Tribunale

Il ricorrente chiedeva l’annullamento delle due decisioni dell’EDPS e il risarcimento di EUR 20 000 per il preteso danno subito. Sosteneva che l’EDPS non avesse verificato la necessità e la proporzionalità del periodo di conservazione di 120 anni e che tale durata rendesse ineffettivi i diritti riconosciuti dal regolamento 2018/1725, in particolare cancellazione, opposizione e limitazione del trattamento.

Quadro normativo richiamato

Il Tribunale richiama, in particolare:

• l’articolo 4, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725, sui principi di liceità, correttezza, trasparenza e limitazione della finalità;
• l’articolo 5, paragrafo 1, lettera b), dello stesso regolamento, sulla liceità del trattamento necessario per adempiere un obbligo legale;
• l’articolo 19 sul diritto alla cancellazione e la sua eccezione per obbligo legale;
• l’articolo 20 sulla limitazione del trattamento;
• l’articolo 23 sul diritto di opposizione;
• l’articolo 57, paragrafo 1, lettera e), sui compiti dell’EDPS;
• l’articolo 63 sulla denuncia all’EDPS.

Sono inoltre richiamati l’articolo 26 dello Statuto dei funzionari, che impone la conservazione del fascicolo personale e garantisce l’accesso al fascicolo anche dopo la cessazione del servizio, e le disposizioni della Carta, in particolare gli articoli 7, 8 e 41, nonché l’articolo 52, paragrafo 1.

Ragionamento del Tribunale sul diritto alla cancellazione e all’opposizione

Il Tribunale osserva che l’articolo 26 dello Statuto dei funzionari impone all’istituzione di conservare tutti i documenti relativi alla posizione amministrativa e alle valutazioni del personale. In combinato disposto con l’articolo 19, paragrafo 3, lettera b), del regolamento 2018/1725, tale obbligo legale esclude il diritto alla cancellazione dei dati contenuti nel fascicolo personale.

Per la stessa ragione, il trattamento è considerato lecito ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 1, lettera b), e il ricorrente non poteva invocare validamente il diritto di opposizione ex articolo 23, che presuppone un trattamento fondato su altre basi giuridiche non ricorrenti nel caso di specie. Il Tribunale precisa inoltre che la conservazione del fascicolo può servire anche a finalità connesse ai diritti pensionistici o ad altre pretese di natura finanziaria, oltre a consentire all’ex dipendente di accedere ai documenti del proprio fascicolo.

Ragionamento sulla limitazione del trattamento

Quanto alla richiesta di limitazione del trattamento, il Tribunale rileva che il ricorrente non ha dimostrato i presupposti dell’articolo 20 del regolamento 2018/1725, né ha indicato con sufficiente precisione quale forma di limitazione pretendesse. Non risulta provato, in particolare, che i dati fossero inesatti o incompleti, né che ricorressero gli altri casi previsti dalla norma.

Questione del periodo di conservazione di 120 anni

Uno dei profili centrali del ricorso riguardava la tesi secondo cui la conservazione per 120 anni sarebbe sproporzionata e priva di base funzionale, specialmente per un ex agente senza diritti pensionistici. Il Tribunale, però, ritiene che l’oggetto della denuncia iniziale all’EDPS fosse limitato alla richiesta di cancellazione, opposizione e limitazione del trattamento, e non comprendesse autonomamente un sindacato specifico sulla legittimità del periodo di conservazione in sé.

Ne consegue che l’EDPS non ha commesso errore di diritto nel non esaminare nel merito la proporzionalità del periodo di conservazione di 120 anni nell’ambito di quella denuncia. Il Tribunale aggiunge che tale profilo poteva essere fatto valere mediante una nuova denuncia all’EDPS, soluzione coerente con il contraddittorio e i diritti di difesa delle parti interessate.

Principio di buona amministrazione e diligenza dell’EDPS

JS lamentava anche una violazione dell’articolo 41 della Carta, sostenendo che l’EDPS non avesse agito con sufficiente diligenza. Il Tribunale respinge l’argomento, osservando che la procedura si è svolta in un termine non irragionevole e che l’EDPS ha invitato entrambe le parti a presentare osservazioni. Non emerge, inoltre, un dovere di indagine più esteso rispetto a quello imposto dall’oggetto concreto della denuncia.

Il Tribunale sottolinea anche che, pur avendo richiamato nella prima decisione la lista comune di conservazione e le linee guida EDPS, tali documenti non erano direttamente applicabili al caso del ricorrente; essi servivano tuttavia a indicare che, in altri contesti, periodi molto più brevi venivano considerati ragionevoli.

Decisione sul riesame

Quanto alla seconda decisione, il Tribunale osserva che, ai sensi dell’articolo 18 del regolamento interno dell’EDPS, il riesame presuppone la presentazione di nuovi elementi di fatto o di diritto pertinenti rispetto all’oggetto della denuncia già esaminata. Nel caso di JS, i nuovi argomenti relativi alla proporzionalità del termine di conservazione e al momento in cui i diritti di cancellazione, opposizione e limitazione potrebbero essere esercitati concernevano un profilo diverso da quello trattato nella denuncia iniziale. L’EDPS ha quindi correttamente ritenuto che tali elementi non potessero essere esaminati nel quadro del riesame.

Domanda risarcitoria

Poiché il Tribunale non ha ravvisato alcuna illegittimità nelle decisioni impugnate, è stata esclusa anche la responsabilità extracontrattuale dell’Unione. In assenza del requisito dell’illegittimità della condotta, la domanda di risarcimento fondata sull’articolo 340 TFUE è stata respinta senza esaminare oltre gli altri presupposti.

Dispositivo e portata pratica

Il Tribunale ha quindi respinto integralmente il ricorso e condannato JS alle spese. La pronuncia conferma che, in materia di protezione dei dati nel contesto del pubblico impiego UE, l’esistenza di un obbligo normativo di conservazione del fascicolo personale può prevalere sulle richieste di cancellazione e opposizione, mentre i profili concernenti la durata concreta della conservazione devono essere contestati con una denuncia specifica e adeguatamente circostanziata.