Circolare numero 198 del 29-7-1991

Procedura informatica per la gestione delle offerte logistiche e l'acquisizione di immobili strumentali

La circolare disciplina l'introduzione di una procedura informatica centralizzata destinata a monitorare l'intero iter di acquisizione di immobili ad uso strumentale. L'iniziativa si inserisce nel più ampio processo di decentramento territoriale e risponde all'esigenza di controllare in modo costante lo stato delle istruttorie, ridurre i tempi amministrativi e intervenire rapidamente in presenza di ritardi o criticità.

Finalità e contesto organizzativo

La logistica viene considerata una variabile strategica perché incide sulla funzionalità degli uffici, sulla produttività e sull'immagine esterna dell'Ente. Il nuovo piano di decentramento, approvato dal Consiglio di Amministrazione, prevede la realizzazione entro il 31 dicembre 1993 di 308 nuove strutture tra Centri Operativi e Agenzie Urbane. Per supportare tale obiettivo, la Direzione Generale ritiene indispensabile disporre di un sistema informatico in grado di fornire una visione aggiornata e completa dell'andamento delle acquisizioni immobiliari.

Ambito della procedura

La procedura riguarda tutte le offerte di immobili che pervengono alle Sedi in risposta alle esigenze logistiche pubblicizzate secondo le modalità previste dalla circolare n. 55 del 28 febbraio 1991. Le offerte devono essere trasmesse alla Sede Regionale competente, che è tenuta a caricarle nella procedura entro due giorni dalla ricezione e a curarne gli aggiornamenti successivi.

Fase istruttoria periferica

L'istruttoria periferica è attribuita alla Sede Regionale, Settore Tecnico Edilizio. Nel pannello "lista bandi/esigenze" devono essere registrate tutte le esigenze logistiche per le quali sia stata effettuata la pubblicità, con l'indicazione della data. Nel pannello "OFFREG1" vengono annotati i dati della proprietà offerente; nel pannello "OFFREG2" si registrano il nominativo del tecnico regionale incaricato, gli elementi utili alla valutazione dell'immobile e l'esito circa l'idoneità dell'offerta. Se l'offerta non è idonea, deve essere indicata in modo sintetico la motivazione del giudizio negativo.

Fase istruttoria centrale

L'istruttoria centrale coinvolge tre strutture: la Direzione Centrale per la Politica Organizzativa, il Servizio Patrimoniale e il Ramo Professionale Tecnico Edilizio Centrale. Tutte le informazioni confluiscono nel pannello "OFFNAB".

La Direzione Centrale per la Politica Organizzativa deve annotare:

• la data di arrivo dell'offerta alla Sede Centrale;
• le date di sottoposizione alla Commissione Logistica, alla Commissione di Congruità e al Comitato Esecutivo;
• l'esito di ciascun passaggio.

Il Servizio Patrimoniale deve annotare:

• la data di sottoposizione alla Commissione Referente per il Comitato Esecutivo (CO.RE.CE.);
• la data della delibera del Comitato Esecutivo per l'autorizzazione alla stipula;
• in caso di acquisto, la data dell'autorizzazione rilasciata dai Ministeri vigilanti;
• il nominativo del Consigliere di Amministrazione delegato dalla CO.RE.CE. alla trattativa;
• la data e l'esito della trattativa con la proprietà.

Il Ramo Tecnico Edilizio Centrale deve registrare:

• il nominativo del tecnico centrale incaricato;
• la data della valutazione tecnica conclusiva;
• le presumibili date di avvio e di termine dei lavori di adattamento;
• le presumibili date di avvio e termine delle opere "una tantum".

Per i locali destinati a Centri Operativi o Agenzie Urbane, la Direzione Centrale per la tecnologia informatica deve inoltre annotare la data della richiesta alla S.I.P. per la fornitura delle linee TP necessarie.

Dati finali da aggiornare a cura della Sede Regionale

Nello stesso pannello centrale la Sede Regionale deve registrare le date di stipula del contratto preliminare e di quello definitivo, nonché le effettive date di inizio e fine dei lavori di adattamento e delle opere "una tantum", siano essi a carico della proprietà o dell'Istituto. Deve inoltre essere indicata la data effettiva di avvio del Centro Operativo oppure quella di utilizzazione dei locali per l'uso programmato.

Offerte in corso di istruttoria, priorità e scadenze

L'archivio centrale deve contenere tutte le offerte pervenute all'Istituto. Per le offerte già autorizzate dal Comitato Esecutivo alla trattativa, devono essere registrati soltanto i dati delle offerte prescelte; per quelle non ancora autorizzate, devono essere registrati anche i dati delle offerte ritenute inidonee.

L'aggiornamento completo dell'archivio delle offerte in corso di istruttoria deve essere concluso entro il 30 settembre. Le offerte relative alla costituzione dei Centri Operativi e delle Agenzie Urbane devono essere trattate con assoluta priorità e caricate entro il 15 settembre.

Codici identificativi e accesso alla procedura

A tutti i Centri Operativi e alle Agenzie Urbane previsti dal piano di decentramento, inclusi quelli già operativi, è attribuito un codice identificativo di 6 cifre: le prime quattro identificano la S.A.P. di appartenenza, le ultime due il Centro Operativo. Lo stesso codice deve essere utilizzato sia per questa procedura sia per le altre procedure informatiche in uso, come DAPRO e AGENDA SEDI.

L'accesso avviene tramite utenti TSO di tipo "UFO" e transazione "LOGONSA". Le Sedi Regionali e le Direzioni Centrali interessate devono inserire l'userid di competenza, la password e il parametro di procedura indicati nella circolare, quindi selezionare l'opzione "3" relativa alla gestione offerte. Sono elencati gli userid autorizzati per le Direzioni Centrali e per ciascuna Regione.

Struttura tecnica della procedura

L'allegato operativo descrive il funzionamento del sistema in ambiente TSO (CLIST) e DSN (tabelle DB2). Per ogni unità operativa è prevista una tabella dei bandi o esigenze e, per ciascuna esigenza, una tabella delle offerte. L'acquisizione dei dati si svolge in due fasi: una presso le Sedi Regionali, per le offerte presentate alle SAP, e una presso gli Organi Centrali, per l'annotazione di tutto l'iter procedurale.

Sono indicati i principali pannelli applicativi:

• OFFREG per la selezione della struttura e della fase istruttoria;
• BANDO2 per l'acquisizione di un nuovo bando;
• OFFERTA per la lista delle offerte;
• OFFREG1 e OFFREG2 per acquisizione e aggiornamento dei dati regionali;
• OFFNA1B per il completamento della fase centrale di competenza della Sede Regionale;
• OFFREG1B e OFFREG2B per la sola visualizzazione in istruttoria centrale;
• OFFNA2B, OFFNA3B, OFFNA4B e OFFNA5B per l'acquisizione dei dati di competenza del Servizio che ha avviato la procedura.

Al termine della sessione il sistema disattiva automaticamente il terminale mediante FP15 (TCV) oppure F3 (PC).

Assistenza e avvertenze finali

Eventuali inconvenienti tecnici devono essere segnalati al numero 06/59054917. I chiarimenti di ordine procedurale e amministrativo possono essere richiesti alla Direzione Centrale per la Politica Organizzativa, Ufficio Immobili Strumentali e Ufficio Decentramento. La circolare ribadisce infine che la realizzazione dei Centri Operativi costituisce un obiettivo strategico e che la procedura di monitoraggio ha carattere di assoluta priorità.