Risoluzione n. 67 del 28/02/2008

Conservazione e messa a disposizione elettronica di fatture e documenti di trasporto da parte del vettore/spedizioniere

La risoluzione n. 67/E del 28 febbraio 2008 affronta il tema degli obblighi del vettore o dello spedizioniere in relazione alla conservazione delle fatture, comprese quelle accompagnatorie, e dei documenti di trasporto (d.d.t.), nonché alla possibilità di metterli a disposizione del destinatario mediante strumenti elettronici. Il documento chiarisce i limiti degli obblighi fiscali e distingue tra gli adempimenti propri delle parti dell’operazione e quelli del soggetto terzo incaricato del trasporto.

Quesito posto dall’istante

La Alfa S.p.a., operante nel trasporto per conto terzi in qualità di vettore e spedizioniere, chiede:

• con quali modalità debbano essere conservate le fatture, incluse le fatture accompagnatorie, e i d.d.t. rilasciati dal mittente;
• se tali documenti possano essere resi disponibili al destinatario tramite strumenti elettronici.

L’istante ritiene conforme all’articolo 21 del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 e al D.M. 23 gennaio 2004 la conservazione dei documenti anche su supporti informatici, e intende utilizzare strumenti elettronici per la consegna al destinatario richiamando la circolare 16 settembre 1996, n. 225/E.

Inquadramento normativo richiamato

L’Agenzia richiama il combinato disposto degli articoli 21 e 39 del d.P.R. n. 633 del 1972, applicabili anche ai documenti di trasporto in virtù del rinvio contenuto nell’articolo 1, comma 3, del d.P.R. 14 agosto 1996, n. 472. Tali norme disciplinano gli obblighi di emissione e conservazione delle fatture e dei documenti di trasporto in capo ai soggetti che partecipano all’operazione, ossia il cedente/prestatore e il cessionario/committente.

Secondo l’Agenzia, fatture e d.d.t. servono a documentare e certificare le operazioni rilevanti ai fini IVA e pertanto gli obblighi di conservazione previsti da tali disposizioni non si estendono automaticamente a un soggetto terzo rispetto all’operazione, quale il vettore o lo spedizioniere.

Assenza di un obbligo specifico di conservazione in capo al vettore

Il parere esclude che il vettore o lo spedizioniere sia gravato da un obbligo specifico di conservare le fatture e i d.d.t. relativi ai beni trasportati. Le disposizioni degli articoli 21 e 39 del d.P.R. n. 633 del 1972 non sono applicabili al soggetto incaricato del trasporto proprio perché questi è estraneo all’operazione documentata dal documento fiscale o di trasporto.

Tuttavia, le copie dei documenti conservate dal vettore o dallo spedizioniere possono rientrare nell’obbligo generale di conservazione delle scritture contabili di cui all’articolo 2220 c.c., in quanto giustificativi delle prestazioni rese dal soggetto incaricato del trasporto.

Conservazione su supporti informatici e regole tecniche

Se il vettore o lo spedizioniere decide di trasferire le copie delle fatture, anche accompagnatorie, e dei d.d.t. su supporti informatici, deve rispettare le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004.

L’Agenzia precisa che in tal caso il soggetto può trasferire e conservare tali copie su supporti informatici, purché siano osservate le procedure di:

• memorizzazione;
• archiviazione;
• conservazione.

Per tali procedure viene richiamata la circolare 6 dicembre 2006, n. 36/E.

Termine per il perfezionamento della conservazione

Un punto centrale del chiarimento riguarda il termine entro il quale deve essere perfezionato il processo di conservazione per le copie delle fatture e dei d.d.t. emessi dai clienti dell’istante, o emessi in loro nome e per loro conto da soggetti terzi.

L’Agenzia precisa che per tali documenti non si applica il termine quindicinale previsto per le fatture, ma il termine annuale previsto per i restanti documenti fiscalmente rilevanti. Tuttavia, alla luce delle modifiche normative intervenute, il processo di conservazione dei documenti diversi dalle fatture deve concludersi non oltre tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale.

Evoluzione del termine e richiamo alla normativa sopravvenuta

La risoluzione richiama il paragrafo 7.1.2 della circolare n. 36/E del 2006, secondo cui i documenti diversi dalle fatture dovevano presentare i requisiti di staticità e immodificabilità “alla data in cui è effettuata l'ultima registrazione del periodo e comunque non oltre il termine per la presentazione della relativa dichiarazione”.

Tale orientamento era coerente con l’articolo 7, comma 4-ter, del decreto legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito dalla legge 8 agosto 1994, n. 489, che consentiva la tenuta dei registri contabili con sistemi meccanografici senza trascrizione su carta fino alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni annuali.

La risoluzione evidenzia che il comma 4-ter è stato modificato dall’articolo 1, comma 161, della legge 24 dicembre 2007, n. 244, che ha introdotto un diverso criterio temporale: la regolarità della tenuta dei registri meccanografici è riconosciuta, a tutti gli effetti di legge, quando i dati relativi all’esercizio per il quale i termini di presentazione delle dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi risultino aggiornati sui supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta degli organi competenti.

Da tale modifica l’Agenzia fa discendere lo spostamento anche del termine per la conservazione dei documenti diversi dalle fatture, che può quindi essere completato entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale.

Trasmissione elettronica al destinatario

Se il vettore o lo spedizioniere è incaricato dal mittente di trasmettere i documenti al destinatario, l’Agenzia ritiene che possa utilizzare strumenti come la posta elettronica o altri sistemi informatici di trasmissione delle informazioni.

Viene richiamata la circolare 18 ottobre 2005, n. 45/E, secondo la quale la trasmissione della fattura può essere affidata a un terzo outsourcer sulla base di specifici accordi tra:

• cedente e terzo;
• terzo e cessionario.

In tale schema il terzo si impegna a ricevere le fatture per conto del destinatario e a metterle a disposizione in formato elettronico o analogico. L’accordo sulla trasmissione elettronica può anche essere desunto indirettamente dal tipo di incarico conferito al terzo.

Condizione necessaria: accordo tra le parti

Per consentire la messa a disposizione del destinatario, tramite strumenti elettronici, dei documenti ricevuti dal vettore o dallo spedizioniere, è necessario l’accordo tra cedente/prestatore e cessionario/committente.

L’accordo non deve rivestire una forma particolare: può essere anche implicito e desumersi indirettamente dall’incarico conferito al soggetto incaricato della trasmissione.

Conclusione operativa

In sintesi, la risoluzione afferma che:

• il vettore o lo spedizioniere non è tenuto, in via specifica, alla conservazione fiscale delle fatture e dei d.d.t. relativi ai beni trasportati;
• le copie di tali documenti possono comunque essere conservate per finalità contabili;
• se conservate in formato informatico, devono essere rispettate le regole del D.M. 23 gennaio 2004 e le procedure indicate nella circolare n. 36/E del 2006;
• il termine di conservazione dei documenti diversi dalle fatture è quello di tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale;
• la trasmissione elettronica al destinatario è possibile, purché vi sia l’accordo tra le parti, anche implicitamente desumibile dall’incarico conferito.