Circolare numero 131 del 10-6-1993

Nuovo iter procedurale per la trattazione delle domande di pensione in regime internazionale

La circolare ridefinisce integralmente il procedimento di gestione delle domande di pensione in regime internazionale, alla luce del decentramento delle funzioni operative dalle Sedi regionali alle SAP e della conseguente necessità di semplificare e razionalizzare gli adempimenti. Il nuovo assetto decorre, in via generale, dall’1 giugno 1993 e si affianca a una fase transitoria di stralcio delle pratiche pendenti presso i Reparti regionali.

Quadro generale e finalità della revisione

La revisione dell’iter procede dalla precedente disciplina del 1984 ed è stata costruita da un gruppo di lavoro con il coinvolgimento di responsabili degli Uffici convenzioni internazionali di alcune Sedi regionali. Il nuovo sistema comporta la completa rielaborazione dei programmi di gestione delle domande e l’introduzione di una procedura di calcolo passante con caratteristiche analoghe a quelle già previste per le pensioni in regime nazionale. Le istruzioni operative e i programmi applicativi saranno resi disponibili con apposite circolari e messaggi.

Residenti in Italia: domande di non pensionati

Per le domande presentate da residenti in Italia e riferite a soggetti non ancora pensionati, l’ufficio ricevente deve timbrare la domanda in arrivo e trasmetterla all’Ufficio Liquidazione Pensioni. L’addetto verifica innanzitutto se il richiedente ha svolto attività lavorativa in un Paese convenzionato con l’Italia; in tal caso appone il timbro "Regime internazionale", acquisisce la domanda in EAD75 aggiungendo la lettera S al codice categoria e compila nel pannello CI81 i dati relativi a stato, cittadinanza e stato civile.

L’istruttoria richiede poi:

• il controllo di eventuali precedenti in sede tramite PGM 4560;
• la consultazione dell’archivio CIRE per verificare precedenti presso altre sedi e, se necessario, la richiesta del relativo fascicolo;
• la verifica della documentazione nazionale e della modulistica internazionale;
• l’eventuale richiesta di documentazione sul lavoro all’estero, domanda convenzionale, questionario IO/VO/SO 1 bis CEE e certificazioni mancanti;
• la ricostruzione della posizione assicurativa italiana, con eventuale accredito del servizio militare;
• la predisposizione dell’estratto contributivo internazionale E205-I per i Paesi CEE o di estratti analoghi previsti da specifiche convenzioni bilaterali;
• per invalidità, inabilità e, se del caso, superstiti, la compilazione anche del formulario E213.

Esiti della fase nazionale e avvio della fase internazionale

Esaurita l’istruttoria, la domanda può essere:

• accolta in regime autonomo con procedura di calcolo passante nazionale;
• liquidata come anticipo recuperabile con procedura di calcolo passante internazionale quando il diritto risulti certo e documentato;
• respinta per mancanza di assicurazione italiana o di requisiti soggettivi.

Se la domanda deve comunque essere esaminata alla luce della regolamentazione internazionale, l’ufficio invia una comunicazione interlocutoria CI15/A o CI15/B, secondo i casi. Nei campi di EAD75 e CI81 vengono poi inseriti i codici necessari per il passaggio alla fase internazionale: il codice E o A al campo 18, il codice T o K al campo 29 e la relativa data al campo 28, che aggiorna automaticamente il campo DATA CARICO di CI81.

Trattazione internazionale: rapporti con l’istituzione estera

Nella fase internazionale si distinguono tre situazioni principali:

• pratica già definita in sede nazionale, senza necessità di collegamento con l’estero, quando dagli atti risulti evidente l’assenza del diritto a prestazioni estere;
• richiesta di estratto contributivo estero, quando il diritto possa essere raggiunto per totalizzazione della contribuzione italiana ed estera;
• collegamento con l’istituzione estera, quando occorra accertare anche il diritto a pensione a carico dell’ente estero.

Nei casi di collegamento o richiesta di estratto, previa compilazione dei campi IST e, se noto, RIFERIM. ESTERO, si attivano le procedure automatizzate di input, prenotazione e stampa dei formulari previsti per ciascun Paese o convenzione. La circolare richiama, tra gli altri, i formulari per Argentina, Australia, Austria, Brasile, Canada, Liechtenstein, Monaco, Quebec, Repubblica di San Marino, Svezia, Svizzera, Tunisia, Uruguay, Stati Uniti, Venezuela e CEE.

Ricevuta la decisione o l’estratto estero, l’operatore aggiorna il campo PROV. ESTERO di CI81, indicando il codice A o R e la data del provvedimento, oppure il codice X quando l’istituzione estera non debba assumere alcuna decisione. Per la parte italiana, la prestazione viene poi liquidata o ricalcolata in pro rata con la procedura passante internazionale, oppure viene emesso un provvedimento di reiezione o di conferma. Nei casi di reiezione o conferma si aggiornano i codici di esito e, ove previsto, si notificano anche la decisione estera e gli eventuali arretrati o conguagli.

Domande di già titolari di pensione italiana

Per le domande di soggetti già titolari di pensione di ruolo S o di anticipo recuperabile con codice V, il flusso è sostanzialmente analogo, ma tiene conto della prestazione già esistente. L’operatore contraddistingue la domanda con il timbro "Regime internazionale", acquisisce i dati in EAD75 e CI81, controlla i precedenti in CIRE, richiede eventuale fascicolo, integra la modulistica internazionale mancante, aggiorna la posizione assicurativa e, se necessario, compila il formulario E213 per ulteriori accertamenti sanitari.

Se la domanda comporta anche una ricostituzione che non richiede ricalcolo in regime internazionale, l’ufficio provvede direttamente agli adempimenti relativi, con le necessarie codifiche al campo 18. In caso contrario si inseriscono i codici di avvio della fase internazionale e si procede al collegamento con l’istituzione estera utilizzando i formulari previsti.

Domande di sola prestazione estera

Quando il richiedente non è assicurato in Italia oppure è già titolare di pensione autonoma italiana e chiede soltanto una prestazione estera, la domanda viene trattata come pratica di sola competenza estera. Dopo il timbro "Regime internazionale" e l’acquisizione in EAD75, l’operatore compila i campi CI81 relativi a cittadinanza, stato civile, istituzione competente e riferimento estero, raccoglie la documentazione necessaria sul lavoro all’estero e predispone l’invio all’ente estero della domanda completa di allegati.

La documentazione comprende, se del caso:

• la domanda prevista dalle convenzioni bilaterali;
• il questionario IO/VO/SO 1 bis CEE;
• l’estratto contributivo E205 o equivalente;
• la documentazione sanitaria con eventuale formulario E213.

La trasmissione avviene con le lettere tipizzate CI11 o con i formulari obbligatori previsti per specifiche istituzioni estere. Ricevuta la decisione, questa viene notificata all’interessato con il provvedimento italiano conseguente, che può consistere nella conferma della pensione autonoma o nella reiezione per mancanza di assicurazione.

Residenti all’estero: competenza e gestione delle pratiche

Per i residenti all’estero, la domanda viene acquisita in EAD75 e nel pannello CI81 con i dati necessari per il collegamento internazionale. La circolare individua i criteri di competenza della Sede abilitata:

• Regione dell’ultima attività lavorativa svolta in Italia;
• luogo di nascita, se il richiedente può far valere in Italia il solo servizio militare;
• criteri riferiti al dante causa per le pensioni ai superstiti da assicurato;
• SAP che aveva in carico la pensione del de cuius per la reversibilità;
• SAP che dovrà effettuare il pagamento, se il richiedente chiede il pagamento in Italia con o senza delega.

Se la competenza non è corretta, la domanda va trasferita alla sede competente e ne deve essere data comunicazione all’ente estero. Se la competenza sussiste, si procede con la verifica di precedenti, la richiesta di fascicoli, la raccolta di documentazione e l’elaborazione dell’estratto contributivo internazionale, oltre agli eventuali adempimenti sanitari e all’istruttoria per la liquidazione in regime autonomo, se ne ricorrono i presupposti.

Residenti all’estero: definizione della domanda e rapporti con l’estero

Per le domande dei residenti all’estero, una volta verificata la completezza documentale, l’ufficio aggiorna il campo PROV. ESTERO di CI81 e, a seconda dell’esito, provvede a:

• liquidare la pensione in pro rata con la procedura passante internazionale;
• emettere un provvedimento di reiezione con il modello CI29 e, se del caso, con i modelli CEE o CI32;
• confermare la decisione già adottata in sede nazionale.

I provvedimenti italiani vengono notificati con formulario E210 per le domande in regime CEE o con CI32 per le convenzioni bilaterali; la decisione estera viene comunicata con il formulario previsto. Anche qui sono previste le operazioni contabili per la messa in pagamento e per la gestione degli eventuali arretrati esteri. Se la contribuzione italiana è insufficiente, viene inserito il codice A al campo 18 senza emettere provvedimento e si avvia la fase internazionale con il codice K al campo 29.

Titolari di pensione di ruolo S o di anticipi recuperabili residenti all’estero

Per i già titolari di pensione di ruolo S o di anticipi recuperabili residenti all’estero, la domanda richiede l’aggiornamento della posizione assicurativa e la predisposizione dell’E205 o equivalente. Se la pensione è in carico ad altra SAP, la domanda deve essere trasferita immediatamente a tale struttura, con comunicazione all’istituzione estera e all’interessato.

Dopo l’acquisizione in EAD75 e la compilazione di CI81, l’addetto può:

• confermare la prestazione già liquidata, notificando i formulari previsti all’ente estero e all’interessato;
• riliquidare la pensione in pro rata, con analoga notifica e allegazione, se necessario, dell’E205 o similare.

Nel caso di conferma, vanno aggiornati i campi CI81 non modificati automaticamente, in particolare PE, ESITO e DATA ESITO.

Titolari di pensione in regime autonomo residenti all’estero

Per i titolari di pensione in regime autonomo, la procedura prevede analogamente l’acquisizione della domanda in EAD75, l’aggiornamento della posizione assicurativa, la compilazione dell’E205 o equivalente e l’impostazione dei codici E al campo 18 e T al campo 29. Il pannello CI81 deve essere completato con i dati anagrafici e di collegamento, e la prestazione già liquidata viene confermata con il modello CI29, dandone comunicazione all’ente estero e all’interessato con i formulari previsti.

Fase di stralcio e gestione delle pratiche pendenti

La circolare dedica una sezione specifica alla cosiddetta gestione stralcio, cioè alla sistemazione delle pratiche pendenti presso i Reparti regionali dopo il decentramento. Tale gestione è affidata agli attuali responsabili dei Reparti regionali per le convenzioni internazionali e deve riguardare tutte le pratiche acquisite in EAD75 dalle SAP fino al 31 maggio 1993.

La gestione stralcio deve essere limitata nel tempo e concludersi non oltre il primo trimestre 1994. A questo scopo devono essere predisposti piani di lavoro per il periodo 1 giugno 1993 - 31 dicembre 1993 e, se necessario, per il primo trimestre 1994, da trasmettere alla Direzione Centrale per la Pianificazione e Controllo entro il 30 giugno 1993. Le SAP devono effettuare una ricognizione puntuale delle domande di competenza della struttura stralcio e trasmettere la relativa documentazione entro il 20 giugno 1993.

Regime transitorio dei programmi e ricostituzioni

Per tutto il 1993 rimangono disponibili sui sottosistemi regionali i programmi di gestione delle domande in regime internazionale, i programmi di liquidazione 5143, 5320, 4222 e la procedura CI03/CI05/CIAF/COMB, con esclusione della procedura DATA SWTCHING. La procedura CI03/CI05/CIAF/COMB resta disponibile anche a livello SAP.

Le domande di prima liquidazione caricate in EAD75 dalle SAP dal 1 giugno 1993 in avanti devono essere gestite integralmente dalle SAP secondo il nuovo iter e con la procedura di calcolo passante internazionale in corso di rilascio. Diverso è il caso delle ricostituzioni che, a partire dalla stessa data, comportino ricalcolo della pensione: poiché la prima versione del nuovo programma non consente il calcolo delle ricostituzioni, tali pratiche devono essere trasmesse ai Reparti regionali con codice K al campo 29, data al campo 28 e annotazione al campo 47, per poi essere lavorate in sede regionale e ritrasmesse alla SAP di origine per la successiva attivazione della procedura CI05.

Nuovo ruolo delle Sedi regionali

La circolare attribuisce al responsabile dell’area convenzioni internazionali della Sede regionale un ruolo essenziale nella fase di avvio e nel funzionamento a regime del decentramento. Tale responsabile deve seguire la gestione stralcio, coordinare la formazione presso le unità decentrate, verificare l’adeguatezza dei moduli procedurali e organizzativi, controllare l’andamento produttivo delle SAP di competenza e intervenire nelle situazioni critiche con misure operative o formative mirate.

È inoltre previsto:

• il controllo costante, quantitativo e qualitativo, dei processi produttivi;
• il coordinamento delle SAP per assicurare l’allineamento alle disposizioni vigenti e a quelle future;
• l’analisi delle criticità locali e l’attivazione di task force o corsi di formazione mirati;
• la consulenza sulle problematiche normative e procedurali già risolte a livello centrale;
• il raccordo periodico con le Direzioni centrali per i problemi di carattere generale o internazionale che richiedano interventi di livello superiore.

La circolare sottolinea infine che il corretto successo del decentramento è essenziale anche per il mantenimento dell’immagine internazionale dell’INPS e richiama i dirigenti regionali a un’azione costante per garantire le condizioni organizzative, logistiche, tecniche e strutturali necessarie.