Regolamento (UE) 2018/72

Requisiti tecnici di indipendenza per schemi di carte di pagamento e soggetti incaricati del trattamento

Il regolamento delegato (UE) 2018/72 integra il regolamento (UE) 2015/751 sulle commissioni interbancarie per le operazioni di pagamento basate su carta. Esso traduce in regole tecniche l’esigenza di garantire una separazione effettiva tra schemi di carte di pagamento e soggetti incaricati del trattamento delle operazioni, così da prevenire conflitti di interesse, trattamenti preferenziali e scambi di informazioni sensibili.

Ambito soggettivo e finalità

Le prescrizioni si applicano agli schemi di carte di pagamento e ai soggetti incaricati del trattamento delle operazioni, indipendentemente dalla loro forma giuridica. Le regole operano anche quando i due soggetti appartengono alla stessa persona giuridica o allo stesso gruppo, situazione nella quale il regolamento richiede misure rafforzate di separazione, trasparenza e controllo.

Contabilità separata e informazioni finanziarie

Il regolamento impone processi contabili capaci di produrre informazioni finanziarie su conti economici separati e relative note esplicative, senza derogare ai principi contabili e alle regole di bilancio già applicabili. Le informazioni devono essere coerenti con la disciplina contabile di riferimento e predisposte in modo da consentire una verifica dell’indipendenza economica tra le attività.

L’attribuzione di costi e ricavi segue una logica gerarchica:

• i costi e ricavi direttamente imputabili al trattamento sono attribuiti al soggetto incaricato del trattamento;
• quelli direttamente imputabili allo schema sono attribuiti allo schema;
• i costi e ricavi indiretti sono ripartiti con metodologia ABC (Activity Based Costing), in base al consumo effettivo;
• i residui casi, non attribuibili neppure con ABC, devono essere trattati mediante una metodologia contabile documentata in una nota di accompagnamento, che indichi criterio e motivazione per ciascun costo o ricavo.

Trasferimenti tra schema e processore e verifica indipendente

Per ogni trasferimento di risorse finanziarie tra schema e processore, inclusi i servizi condivisi, devono essere predisposte note esplicative specifiche, con indicazione di tariffe e commissioni. Se i soggetti appartengono alla stessa persona giuridica o allo stesso gruppo, tali note devono dimostrare che prezzi e commissioni non divergono da quelli praticati verso soggetti terzi comparabili.

Le informazioni finanziarie devono essere valutate annualmente da un revisore dei conti indipendente e abilitato alla certificazione. La relazione deve attestare un quadro fedele e affidabile, la coerenza con i bilanci e la continuità delle politiche di attribuzione, oppure spiegare e rettificare le eventuali modifiche di tali politiche. Informazioni e relazione devono essere rese disponibili alle autorità competenti su richiesta.

Separazione organizzativa e indipendenza del personale

Se schema e processore non sono persone giuridiche distinte, devono essere organizzati come due unità operative interne separate. Se condividono gli stessi locali, devono comunque operare in spazi separati con accesso limitato e controllato.

L’alta dirigenza deve essere distinta e agire in modo autonomo. Il regolamento introduce inoltre un periodo minimo di un anno durante il quale l’alto dirigente che ha lasciato uno dei due soggetti non può essere impiegato dall’altro. Il personale deve essere distinto, pur potendo svolgere compiti relativi ai servizi condivisi; per i soggetti incaricati del trattamento è ammesso il coinvolgimento nell’elaborazione dell’insieme unico di norme, prassi, standard e linee guida solo se l’attività è accessibile a tutti i partecipanti su base non discriminatoria e coinvolge un campione rappresentativo.

Remunerazione e prevenzione degli incentivi distorsivi

Le politiche di remunerazione devono evitare che il personale sia incentivato a favorire l’altra attività o a trasferire informazioni privilegiate. La remunerazione dei dipendenti dello schema deve rispecchiare i risultati dello schema e non quelli del processore; specularmente, la remunerazione dei dipendenti del processore deve riflettere i risultati del processore e non quelli dello schema. Le relative politiche devono essere messe a disposizione delle autorità competenti su richiesta.

Servizi condivisi, sistemi informativi e informazioni sensibili

L’uso di servizi condivisi è ammesso, ma solo se le condizioni, comprese quelle finanziarie, sono raccolte in un documento unico e tale condivisione non comporta scambio di informazioni sensibili. Il documento deve essere disponibile alle autorità competenti su richiesta.

Per i sistemi di gestione delle informazioni condivisi, il regolamento richiede identificazione separata degli utenti di schema e processore e accesso limitato alle sole informazioni spettanti. In particolare, le informazioni sensibili di una parte non devono essere accessibili al personale dell’altra.

È inoltre vietata la condivisione di informazioni sensibili che possano conferire un vantaggio competitivo e che non siano condivise con altri concorrenti.

Codice di condotta per soggetti appartenenti allo stesso gruppo

Quando schema e processore appartengono allo stesso soggetto giuridico o allo stesso gruppo, devono definire e pubblicare sul proprio sito web un codice di condotta che indichi come il personale debba agire per rispettare il regolamento. Il codice deve includere meccanismi di esecuzione efficaci e regole specifiche per prevenire lo scambio di informazioni sensibili; esso è soggetto al riesame delle autorità competenti.

Organi di gestione e conflitti di interesse

Il regolamento disciplina anche la composizione degli organi di gestione per attenuare i conflitti di interesse nel processo decisionale. Devono essere previsti criteri chiari e oggettivi per l’eventuale cumulo di incarichi nei due organi di gestione, con pubblicità dei criteri e controllo da parte delle autorità competenti.

Nei casi di appartenenza al medesimo gruppo o alla medesima persona giuridica, gli organi di gestione devono approvare e riesaminare periodicamente politiche sui conflitti di interesse. Inoltre, devono essere istituiti organi di gestione distinti per le attività dello schema e del processore, con membri non esecutivi rispetto all’altra attività e con linee gerarchiche indipendenti. Gli accordi organizzativi adottati in questo quadro devono essere messi a disposizione delle autorità su richiesta. In ogni caso, la responsabilità complessiva dell’osservanza del regolamento resta in capo all’organo di gestione.

Piani di gestione annuali separati

Schema e processore devono dotarsi di piani di gestione annuali distinti, che comprendano bilancio di previsione, spese in conto capitale, spese operative e deleghe di spesa. Tali piani devono essere presentati al rispettivo organo di gestione per approvazione e messi a completa disposizione delle autorità competenti su richiesta.

Entrata in vigore

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. È obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno Stato membro.