Circolare numero 17 del 30-01-2014

Programmazione e budget 2014 delle strutture centrali INPS

La circolare disciplina l’avvio del processo di programmazione e budget per l’anno 2014 delle strutture centrali della Direzione Generale dell’INPS. Il documento si inserisce nel quadro del riassetto organizzativo connesso all’integrazione degli enti soppressi, e definisce criteri, obiettivi, strumenti e tempistiche per la costruzione dei piani di attività e dei relativi fabbisogni di risorse.

Finalità della programmazione

Il processo è finalizzato alla definizione dei Programmi di innovazione e degli Obiettivi di miglioramento, collegati alle linee guida gestionali definite dagli Organi dell’Istituto. La programmazione deve inoltre garantire la ricognizione dei fabbisogni di risorse umane ed economiche a livello di singolo centro di responsabilità/centro di costo, assicurando la realizzazione sia delle attività innovative sia delle attività istituzionali proprie di ciascuna struttura.

Strutture interessate e quadro di riferimento

La programmazione riguarda tutte le strutture centrali esistenti alla data della circolare. Le indicazioni strategiche del CIV, tradotte in linee di indirizzo e linee guida gestionali, costituiscono il riferimento per l’assegnazione dei Programmi di innovazione e degli Obiettivi di miglioramento, riepilogati nell’allegato 1 "Obiettivi 2014". Per le strutture non coinvolte in programmi di innovazione, la programmazione riguarda esclusivamente le Attività istituzionali di competenza.

Programmi di innovazione e obiettivi di miglioramento

I Programmi di innovazione sono interventi caratterizzati da innovazione e cambiamento nella gestione, in coerenza con le linee guida gestionali. Ogni programma è assegnato alla responsabilità di un CdR, che coordina gli Obiettivi di Innovazione ad esso collegati; i CdR coinvolti collaborano alla definizione e attuazione degli obiettivi di propria competenza.

Gli Obiettivi di miglioramento, invece, riguardano attività istituzionali collegate alle linee guida gestionali e sono orientati a risultati di progressiva ottimizzazione. Tali obiettivi sono associati, per il 2014, ad alcune Attività istituzionali specifiche e sono soggetti a valutazione dedicata.

Attività istituzionali

Per ogni struttura della Direzione Generale sono state individuate le Attività istituzionali proprie delle singole aree dirigenziali, secondo l’ordinamento dei servizi e gli ordini di servizio, come riportato nell’allegato 2. Le strutture devono programmare per ciascuna attività il fabbisogno di risorse umane ed economiche necessario alla realizzazione. Nella programmazione devono essere considerate con priorità le esigenze connesse agli Obiettivi di miglioramento e alle attività correlate agli Obiettivi di innovazione.

Linee di indirizzo e contenuti dei principali interventi

Riorganizzazione della struttura organizzativa

Il riassetto organizzativo e funzionale dell’Istituto, conseguente alla soppressione degli enti incorporati, deve portare a una razionalizzazione delle strutture organizzative e a una maggiore efficienza gestionale. È previsto anche un incremento della prossimità fisica e telematica all’utenza. I programmi di innovazione riguardano la riorganizzazione della struttura centrale e del sistema dei servizi e delle aree di attività delle strutture territoriali.

Politiche del personale

Il personale è indicato come principale risorsa dell’Istituto. Le priorità riguardano la realizzazione del piano triennale dei fabbisogni, il pieno impiego e l’ottimale distribuzione delle professionalità interne, la formazione e la qualificazione professionale, nel quadro delle indicazioni normative in materia di spending review e valutazione delle competenze. Tra i programmi di innovazione figurano la valorizzazione dei fabbisogni per la gestione diretta dei processi previdenziali della Gestione pubblica, la programmazione triennale dei fabbisogni connessa all’integrazione degli enti e la definizione del nuovo sistema di valutazione delle competenze professionali.

Processo soggetto contribuente

Gli interventi in materia di contribuzione e regolarità contributiva mirano all’unificazione delle procedure di accertamento, riscossione e verifica per tutti i soggetti contribuenti. Per il 2014 è previsto lo sviluppo di processi innovativi per l’accertamento contributivo, l’ampliamento dell’attività di vigilanza e la semplificazione delle denunce contributive mensili e delle modalità di versamento. Il programma di innovazione riguarda lo sviluppo del nuovo processo di accertamento e verifica amministrativa, l’analisi dei rischi e della congruità contributiva a supporto dell’efficacia ispettiva.

Processo assicurato pensionato

Gli interventi sono finalizzati a una gestione completa e integrata del conto assicurativo, delle gestioni pubbliche e private, anche attraverso l’integrazione delle banche dati. Si richiede inoltre l’efficientamento dell’erogazione delle prestazioni e l’integrazione dei servizi previdenziali. È previsto un programma di innovazione per il raccordo con gli organismi europei allo sviluppo e diffusione di sistemi e modelli di welfare.

Prestazioni a sostegno del reddito

Le prestazioni economiche a sostegno del reddito devono essere sviluppate in coerenza con le nuove disposizioni normative richiamate dalla circolare: L. 99/2013, L. 92/2012 e L. 214/2011. Il programma di innovazione riguarda lo sviluppo e il completamento della banca dati dei percettori di prestazioni a sostegno del reddito, con riferimento anche alla Dichiarazione di immediata disponibilità (DID) prevista dall’art. 4, commi 35 e seguenti, della L. 92/2012.

Prestazioni creditizie e politiche sociali

Le attività devono portare all’efficientamento e alla razionalizzazione delle prestazioni creditizie e delle politiche sociali degli iscritti alla Gestione pubblica, mediante rimodulazione delle prestazioni erogate. Gli obiettivi di miglioramento sono diretti ad aumentare le prestazioni, ottimizzare il tasso di copertura ed elaborare proposte di innovazione normativa per l’armonizzazione delle aliquote contributive.

Invalidità civile e prestazioni assistenziali

Gli interventi sull’invalidità civile mirano a migliorare ed efficientare i processi di gestione, ridurre i tempi di conclusione del procedimento e il contenzioso, nonché realizzare il piano di verifiche straordinarie ai sensi della L. 228/2013. È previsto il popolamento e l’implementazione del Casellario dell’assistenza. Per le prestazioni agevolate sono previste la sperimentazione della nuova carta acquisti e lo sviluppo della banca dati delle prestazioni agevolate. Il programma di innovazione riguarda la sperimentazione della Carta acquisti ex L. 35/2012 e il consolidamento della Carta acquisti ordinaria.

Contenzioso

Nel 2014 proseguono gli interventi sul contenzioso, attraverso l’integrazione delle Avvocature, il miglioramento del processo di gestione e la predisposizione di un piano di intervento per il contenzioso giudiziario, collegato all’analisi delle criticità territoriali e dei costi. Gli obiettivi di miglioramento riguardano in particolare il contenzioso amministrativo e le criticità territoriali.

Patrimonio immobiliare e mobiliare

In parallelo al riassetto organizzativo, si deve procedere alla razionalizzazione logistica del patrimonio immobiliare e mobiliare, al fine di massimizzarne redditività e valorizzazione. I programmi di innovazione riguardano il Piano di razionalizzazione logistica del patrimonio immobiliare strumentale, già disciplinato dalla determinazione presidenziale n. 205/2012, e le attività finalizzate alla redditività, valorizzazione e dismissione del patrimonio immobiliare non strumentale e del patrimonio mobiliare.

Servizi generali e istituzionali

Tra gli interventi sui servizi generali, assume rilievo lo sviluppo del flusso telematico per la richiesta dei servizi, esteso all’intera platea di utenti derivante dall’integrazione degli enti. La funzione informatica deve perseguire obiettivi di ottimizzazione della qualità dei servizi e dei sistemi IT, adeguandosi ai nuovi assetti organizzativi e sviluppando una gestione interna autonoma, anche tramite il know how interno. Sono previsti inoltre monitoraggio della qualità dei servizi istituzionali, interventi sul ciclo di gestione della performance, attività di comunicazione e sviluppo delle politiche di bilancio con riferimento alla rilevazione dei costi per gestione amministrata. I programmi di innovazione includono lo sviluppo ed efficientamento della gestione del flusso telematico e il monitoraggio della qualità dei servizi tramite customer satisfaction.

Obiettivi di produzione

Il piano 2014 comprende anche obiettivi di produzione collegati al Bilancio istituzionale, per valutare il contributo delle strutture centrali al miglioramento del valore generato dalle strutture territoriali. Tali obiettivi si applicano a specifiche Direzioni centrali e sono allineati a quelli assegnati alle direzioni regionali con la circolare n. 163 del 25 novembre 2013.

Tra gli obiettivi indicati figurano, a titolo esemplificativo:

• riduzione del 5% degli interessi legali da prestazioni per Pensioni, Reddito e Invalidità civile;
• incremento del 3% dell’accertamento delle prestazioni indebite;
• incremento del 5% del valore delle azioni surrogatorie;
• miglioramento degli incassi e degli accertamenti contributivi in fase amministrativa;
• raggiungimento degli obiettivi regionali relativi a gestione pubblica, ECA, TFS e verifica amministrativa;
• miglioramento dell’efficacia delle visite mediche di controllo, con incremento del 5% delle VMC domiciliari d’ufficio con idoneità al lavoro;
• miglioramento del 3% dell’accertato da vigilanza ispettiva e rispetto del coefficiente di produttività efficace pro-capite degli ispettori.

Gestione della spesa

Alle Direzioni centrali responsabili di budget di spesa sono attribuiti obiettivi specifici relativi al processo di assegnazione delle risorse finanziarie alle Direzioni regionali, al monitoraggio della congruità economica dei forecast rispetto al budget assegnato e al controllo dello stato di avanzamento dei piani regionali di razionalizzazione logistica.

Risorse umane: criteri di programmazione in FTE

La programmazione delle risorse umane deve essere effettuata in termini di FTE, cioè forza media annua equivalente a preventivo. Le risorse vengono distinte in due categorie:

• "risorse ABC", relative alle aree A, B, C e alle ex qualifiche del ruolo ad esaurimento;
• "ALTRE", relative a personale non appartenente alle aree A, B, C, come aree dirigenziali, prima e seconda fascia e aree professionali.

La quantificazione tiene conto della percentuale di part-time e della percentuale di occupazione registrata nel modulo SAP HR-OM.

Risorse economiche e voci di costo discrezionali

Le principali voci di costo discrezionali collegate al budget delle strutture centrali sono:

• straordinario del personale, da esprimere in ore;
• missioni in Italia e all’estero, da esprimere in giorni di missione e contenute entro quanto consuntivato nel 2013;
• impiego di personale di altre strutture o aree dirigenziali tramite timesheet, da esprimere in ore.

Il fabbisogno espresso in quantità viene poi convertito in valore economico dalla Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione, sulla base delle tariffe previste per la programmazione 2014 e disponibili nella intranet della Direzione stessa.

Parametri di congruità ed efficienza

I parametri di congruità sono utilizzati sia come criteri per la valutazione della programmazione delle risorse sia come obiettivi di efficienza per il 2014. La circolare individua in particolare:

• parametro della presenza: almeno pari all’81% a livello di CdR;
• parametro di impiego delle risorse umane: rispetto della percentuale programmata delle risorse FTE ABC impiegate in attività collegate a OI e/o OM;
• parametro di impiego delle risorse economiche: rispetto della percentuale programmata delle risorse economiche consumate in attività collegate a OI e/o OM;
• parametro di impiego dello straordinario: rapporto tra ore di straordinario consumate, trasformate in FTE, e risorse FTE in forza alla struttura.

Per lo straordinario vengono inoltre indicate soglie massime differenziate in base alla tipologia di funzione centrale:

• 6% per le direzioni di prodotto;
• 4% per le direzioni di sviluppo risorse professionali, organizzative e strumentali;
• 6% per le direzioni per il controllo interno;
• 7% per le direzioni con funzioni strumentali o trasversali;
• 4% per i progetti e incarichi specifici;
• 5% per gli uffici di studio e supporto;
• 9% per il supporto agli Organi;
• 7% per l’ufficio di segreteria degli organi collegiali e strutture analoghe;
• 5% per i coordinamenti professionali.

La circolare distingue inoltre i parametri di riferimento per quadranti funzionali delle aree dirigenziali, con intervalli tra 0% e 9% a seconda della presenza di attività innovative, istituzionali e dell’incidenza di andamenti temporali disomogenei del lavoro.

Strumenti di programmazione e iter di approvazione

Per formalizzare gli Obiettivi di Innovazione, le strutture responsabili devono compilare la scheda dell’allegato 3 "PI 2014 - Obiettivi di Innovazione" e trasmetterla al Direttore Generale tramite GFD, con invio anche alla Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione in formato Excel. La scheda deve contenere la descrizione dell’obiettivo, la struttura e area dirigenziale responsabile, i tempi di esecuzione, l’indicatore, il criterio di valutazione e le eventuali strutture coinvolte a supporto.

Gli obiettivi vengono verificati dalla Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione per congruità e conformità degli indicatori e dei valori obiettivo, quindi formalizzati nel sistema SAP BW-Sem. Il sistema contiene anche le schede relative alle attività istituzionali e agli eventuali obiettivi di miglioramento.

La stessa Direzione centrale sovraintende all’intero processo di programmazione e budget e supporta le strutture anche con attività formative comunicate dalla Direzione centrale Formazione e sviluppo competenze.

Calendario delle attività

Il processo si sviluppa secondo la seguente tempistica:

• entro il 5 febbraio 2014: definizione degli Obiettivi di Innovazione da parte delle strutture responsabili dei Programmi di innovazione e trasmissione al Direttore Generale, tramite GFD, della scheda allegato 3 e del file Excel alla Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione;
• dal 5 al 12 febbraio 2014: fase di negoziazione con verifiche di compatibilità finanziaria da parte delle Direzioni centrali responsabili dei capitoli di spesa, in concerto con la Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione, e conseguente rimodulazione dei piani;
• successivamente: consolidamento delle proposte, elaborazione del Piano della Performance 2014, approvazione e assegnazione del budget ai centri di responsabilità e, da questi, ai dirigenti delle strutture competenti.

Valutazione e riprogrammazione

Nel corso dell’esercizio saranno predisposte verifiche di budget sullo stato di avanzamento degli obiettivi, sul rispetto di fasi, tempi e standard qualitativi e quantitativi, nonché sul livello di assorbimento delle risorse. Le verifiche sono finalizzate alla misurazione della performance organizzativa e al monitoraggio degli obiettivi, in coerenza con il D.Lgs. 150/2009, che collega il conseguimento degli obiettivi alla valutazione della dirigenza. Sulla base dell’andamento delle performance potrà essere disposta, se necessario, la riprogrammazione delle attività e dell’impiego delle risorse.