Circolare numero 99 del 1-7-2004

Stampa laser del libro paga per le aziende agricole

La circolare fornisce le direttive operative per consentire alle aziende agricole assuntrici di manodopera di utilizzare la stampa laser dei cedolini paga in sostituzione del supporto cartaceo, senza preventiva vidimazione, nel quadro delle misure di semplificazione introdotte dal D.M. 30 ottobre 2002 e dei successivi interventi ministeriali e dell’Istituto.

Quadro normativo e finalità della disciplina

Le aziende agricole sono richiamate agli obblighi di tenuta dei libri matricola e paga mediante il Registro d’impresa, secondo le previsioni del D. Lgs. n. 375/1993 e della legge n. 608/1996, come modificata nel tempo. Dopo l’estensione ai cosiddetti "sistemi equipollenti" e l’adeguamento all’uso di strumenti informatici, la circolare disciplina l’accesso al sistema della stampa laser dei cedolini, che comporta l’esonero dalla preventiva vidimazione per i dati retributivi, purché siano rispettate le condizioni fissate dall’INPS.

Soggetti che possono gestire e conservare i dati

Il titolare dell’azienda può conservare direttamente i dati richiesti dalla normativa sul lavoro oppure affidarne la conservazione, in tutto o in parte, all’associazione datoriale di appartenenza o ai soggetti abilitati ai sensi dell’art. 1 della legge n. 12/1979. La circolare distingue quindi tra la richiesta presentata dalla singola azienda e quella presentata da soggetti collettivi o professionali che gestiscono più posizioni aziendali.

Adempimenti a carico dell’azienda che richiede l’autorizzazione

L’azienda che intende utilizzare la stampa laser del libro paga deve presentare istanza alla sede INPS territorialmente competente, oppure alla sede accentrante se è già stata concessa l’abilitazione all’accentramento degli adempimenti contributivi dalla Direzione Provinciale del Lavoro. L’istanza va formulata sul modello SL/Agr.1.

Alla richiesta devono essere allegati:

• il fac-simile del libro paga recante il logo dell’Istituto;
• il fac-simile del prospetto riepilogativo dei fogli elaborati per ogni periodo di paga.

L’azienda deve inoltre indicare il numero presumibile delle pagine del libro paga utilizzate mensilmente.

Prescrizioni tecniche della stampa laser

Il titolare dell’azienda è tenuto a rispettare specifiche condizioni tecniche e di contenuto. In particolare:

• la stampa deve essere conforme al fac-simile autorizzato;
• il tracciato deve riportare su ciascun foglio mobile il codice della sede INPS che ha rilasciato l’autorizzazione, il numero di vidimazione, la data di autorizzazione, il numero progressivo di pagina, la data e l’ora di stampa;
• i dati personali, contrattuali e retributivi della manodopera devono corrispondere a quanto dichiarato nei modelli DMAG-UNICO trimestrali;
• il programma di elaborazione deve consentire ai funzionari addetti al controllo l’immediata acquisizione, riproduzione e stampa dei dati in qualsiasi momento.

Autorizzazione di associazioni datoriali e soggetti ex legge n. 12/1979

La semplificazione è estesa anche alle ipotesi in cui la vidimazione e numerazione unica dei fogli sia gestita da associazioni datoriali o da soggetti abilitati di cui alla legge n. 12/1979. In tal caso tali soggetti possono chiedere direttamente l’autorizzazione, presentando il modello SL/Agr.2 e allegando:

• l’elenco delle aziende gestite e le relative deleghe rilasciate dai titolari;
• il fac-simile del foglio paga con logo INPS;
• il fac-simile del prospetto riepilogativo dei fogli paga elaborati mensilmente;
• l’elenco di tutte le ditte che si avvalgono del sistema, con il rispettivo numero di posizione INPS.

Questi soggetti devono inoltre:

• segnalare tempestivamente alla sede competente le ditte che adottano il sistema e quelle che cessano di avvalersene;
• inviare entro il 31 marzo successivo a quello di riferimento, e comunque su richiesta della sede o della Direzione Provinciale del Lavoro, un tabulato con l’elenco delle aziende, il numero di posizione assicurativa, il numero dei fogli paga e matricola utilizzati, annullati o deteriorati secondo l’art. 4, punto d), del D.M. 30 ottobre 2002, nonché l’indicazione del periodo di paga;
• trasmettere alle singole aziende, entro l’ultimo giorno del mese successivo al periodo di paga, un tabulato contenente le indicazioni richiamate dall’art. 4 del D.M. 30 ottobre 2002.

Logo INPS e credenziali di accesso

Il logo INPS da apporre nei fac-simile è disponibile sul sito dell’Istituto. L’accesso avviene tramite il percorso online dedicato ai servizi per aziende, consulenti, professionisti o associazioni di categoria, entrando nella sezione di trasmissione telematica DMAG e utilizzando codice fiscale e PIN. Le utenze già abilitate al DMAG sono automaticamente abilitate allo scarico del logo. Chi non dispone del PIN può richiederlo alla sede INPS competente per territorio.

Revoca dell’autorizzazione

L’autorizzazione concessa può essere revocata in caso di inosservanza della normativa di riferimento. La circolare indica espressamente alcune ipotesi di revoca:

• stampa non conforme al fac-simile autorizzato;
• mancata indicazione dei dati richiesti;
• non conformità con quanto riportato nel DMAG-UNICO;
• mancata consegna immediata ai funzionari di vigilanza della stampa dei dati relativi al mese in corso.

Istruttoria e controlli delle sedi INPS

Ricevuta la richiesta, le sedi INPS devono verificare l’iscrizione dell’azienda come assuntrice di manodopera agricola tramite il controllo della dichiarazione aziendale mod. D.A., accertare l’abilitazione dell’eventuale soggetto delegato, controllare le deleghe nei casi di vidimazione unica richiesta da associazioni o soggetti abilitati, e notificare il provvedimento di autorizzazione utilizzando il modello SL/Agr.3, con indicazione del codice sede, del numero di vidimazione e della data di autorizzazione.

La sede deve inoltre conservare copia dell’autorizzazione nel fascicolo personale ai fini di eventuali controlli. Se l’autorizzazione è rilasciata ad un’associazione o a un soggetto abilitato ex art. 1 della legge n. 12/1979 per richieste plurime, copia dell’autorizzazione e della delega deve essere inserita nei singoli fascicoli aziendali.