Circolare numero 63 del 05-04-2018

Prime linee operative per la gestione sperimentale di risorse strumentali e patrimonio strumentale

La circolare disciplina, in via sperimentale, la ripartizione di compiti tra le DR Campania, Lazio e Lombardia, le DCM di Napoli, Roma e Milano, la DCAA, la DCPA e i Coordinamenti tecnico edilizi regionali. Essa dà attuazione alla Determinazione presidenziale n. 176 del 6 dicembre 2017 e definisce le regole operative per la programmazione dei fabbisogni, gli affidamenti di forniture, servizi e lavori, la gestione dei contratti, l’archiviazione, i servizi di facility management e la razionalizzazione del patrimonio strumentale.

Ambito di applicazione e quadro generale

La disciplina riguarda esclusivamente le strutture territoriali indicate, in una fase sperimentale collegata al progressivo accentramento delle funzioni di acquisto presso la Direzione centrale Acquisti e appalti. Alle DR e alle DCM sono riconosciuti i poteri decisionali di rilevazione dei fabbisogni e i correlati poteri di spesa; la DCAA mantiene un ruolo centrale nelle procedure di maggiore rilevanza economica e nell’adozione del programma biennale di forniture e servizi ai sensi dell’articolo 21 del D.lgs. n. 50/2016.

Programmazione dei fabbisogni e riparto delle risorse

Per beni e servizi, le esigenze di approvvigionamento devono essere comunicate tramite il sistema SIGEC, funzione "Procedure di gara". I fabbisogni vengono quantificati secondo le ordinarie modalità di avvio del processo di programmazione e forecast; successivamente la DCAA assegna alle DR e DCM, per i capitoli di propria competenza, le risorse finanziarie necessarie e ne autorizza l’utilizzo.

Per i lavori su immobili strumentali, incluse le strutture sociali, la programmazione è curata dalla DCPA con il supporto del Coordinamento generale tecnico edilizio, sulla base delle esigenze manifestate dalle strutture territoriali. In relazione a tali esigenze, DCPA e CGTE supportano la DCAA nella pubblicazione del Piano Triennale dei Lavori, dell’Elenco Annuale e del programma biennale per i servizi di ingegneria e architettura. Le DR e le DCM, con l’ausilio dei CTR, predispongono la documentazione tecnica e amministrativa e richiedono i titoli autorizzativi/abilitativi necessari; la documentazione è poi trasmessa alla DCAA quando la procedura di affidamento è da essa gestita.

Per i lavori su immobili da reddito in gestione diretta, la programmazione segue modalità consuete: la DCPA, con il CGTE, pianifica gli interventi e i relativi servizi tecnici, supporta la DCAA nella pubblicazione del PTL e dell’EAL, comunica i fabbisogni economico-finanziari e assegna le risorse alle DR. La gestione indiretta del patrimonio a reddito resta invece in capo alla DCPA, che cura i rapporti con il Gestore e i pagamenti.

Affidamenti di competenza delle DR e delle DCM

Le DR e le DCM, nei limiti del budget assegnato e del proprio ambito territoriale, possono procedere autonomamente:

• all’affidamento di forniture, servizi e lavori di importo inferiore a 40.000 euro IVA esclusa, compresi gli oneri per la sicurezza, ai sensi dell’art. 36, comma 2, lett. a), del Codice, anche mediante MePA;
• all’utilizzo di convenzioni quadro CONSIP o di altri soggetti aggregatori, nonché di accordi quadro di centrali di committenza, quando gli appalti specifici non richiedano riapertura del confronto competitivo;
• alla stipula di contratti attuativi di accordi quadro sottoscritti dalla DCAA, nei casi di accordi quadro bilaterali o plurilaterali che non prevedano riapertura del confronto competitivo;
• all’emissione di ordinativi per beni e servizi presenti sulla piattaforma e-procurement dell’INPS.

Per tali operazioni, la gestione del contratto resta alle stesse DR e DCM: esse curano la verifica di conformità o regolare esecuzione, la liquidazione, i mandati di pagamento, le eventuali cessioni del credito e l’eventuale contenzioso. La DCAA, ricevuta la regolare esecuzione o il collaudo per gli ordini e gli acquisti tramite e-procurement, formula da sistema la proposta di pagamento tenendo conto di eventuali difformità e applicando le penali contrattuali.

Affidamenti di competenza della DCAA

La DCAA gestisce le procedure di affidamento di forniture, servizi e lavori di importo pari o superiore a 40.000 euro IVA esclusa, compresi gli oneri per la sicurezza, nei casi in cui si ricorra:

• alle procedure ordinarie di cui alla Parte II, Titolo III, Capo II del Codice, come aperte, ristrette o negoziate senza previa pubblicazione del bando;
• alle procedure sotto soglia di cui all’art. 36, comma 2, lett. b), c) e d), del Codice;
• a strumenti di negoziazione che richiedono apertura del confronto competitivo, come accordi quadro, sistemi dinamici di acquisizione o RdO MePA.

In tali casi la DCAA opera come Stazione Unica Appaltante, curando tutte le attività connesse: determina a contrarre, comunicazioni e pubblicazioni, gestione della gara, nomina della commissione, scelta del contraente, aggiudicazione, controlli e stipula del contratto. Essa provvede inoltre a designare, sentite le DR e DCM interessate e su proposta del Coordinatore tecnico generale o regionale, il RUP e il Direttore dell’esecuzione del contratto, individuandoli in ambito territoriale.

Per gli affidamenti centralizzati di lavori e appalti misti lavori-servizi in materia di efficientamento energetico, il RUP e gli incarichi professionali di Progettista, Direttore dei lavori e altre figure tecniche sono conferiti dal Coordinatore generale nell’ambito dei CTR di riferimento, ferma restando la competenza della DCPA e della DCAA.

Vincoli, comunicazioni e fase transitoria

Tutti gli affidamenti di competenza delle DR e delle DCM devono rispettare il budget assegnato, i limiti di spesa previsti dalla Determinazione presidenziale n. 88/2010 e successive modifiche e il divieto di attivare procedure per beni e servizi già oggetto di contratti centralizzati della DCAA. Inoltre, gli affidamenti di cui alle lettere a), b) e c) devono essere comunicati di volta in volta alla DCAA per le verifiche di competenza, incluse quelle sul rispetto dei limiti di budget e del principio di non frazionamento della spesa; le modalità di comunicazione saranno disciplinate con successivo messaggio.

Per le procedure già in corso e per i contratti in fase di esecuzione, la gestione amministrativa e contabile resta alle DR fino alla conclusione dei rapporti contrattuali. Le eventuali esigenze tecniche e operative delle DCM nei contratti vigenti sono rappresentate alle DR, che possono operare "in service". Entro 30 giorni dalla pubblicazione della circolare, le DR devono informare DCM e DCAA sulle scadenze dei contratti in essere, compresi quelli in convenzione CONSIP, trasmettendo la documentazione utile a garantire la continuità di erogazione dei servizi e delle forniture.

Ruolo dei Coordinamenti tecnico edilizi regionali

I CTR supportano le attività di DR e DCM sul piano tecnico, nel rispetto dell’articolo 27 del Regolamento di Organizzazione. Per gli incarichi professionali relativi ai lavori, i Direttori regionali e i Direttori di coordinamento metropolitano conferiscono il RUP su proposta del Coordinatore tecnico regionale; il Coordinatore generale tecnico edilizio conferisce invece gli incarichi di Progettista, Direttore dei lavori, Collaudatore, Ispettore di cantiere e Direttori operativi, tenendo conto delle specializzazioni richieste e dei carichi di lavoro.

Il Coordinatore tecnico regionale redige il cronoprogramma esecutivo degli interventi inseriti nella programmazione triennale e annuale, considerando le priorità indicate dai Direttori e la disponibilità effettiva di professionisti e tecnici, anche attraverso la sussidiarietà extraregionale. Il cronoprogramma viene sottoposto ai Direttori interessati; in caso di mancata condivisione, interviene il Coordinatore generale tecnico edilizio per la verifica della razionale distribuzione dei carichi di lavoro e per la successiva proposta al Direttore generale.

Facility management, vigilanza, energia e servizi al cliente interno

Per i servizi di facility management, vigilanza, energia elettrica, gas ed efficientamento energetico, le DR e le DCM segnalano i fabbisogni alla DCAA con il supporto del CTR. Quando i servizi sono inscindibili perché riferiti al medesimo immobile strumentale condiviso, le competenze di approvvigionamento e la gestione amministrativo-contabile dei contratti sono attribuite alle DR, previo raccordo con il CTR. La stessa regola vale per i servizi destinati ai dipendenti dell’Istituto, come bar e sportelli bancari, se presenti nello stesso immobile condiviso.

Gestione degli archivi

Per gli archivi interni, DR e DCM hanno poteri decisionali di rilevazione dei fabbisogni archivistici e i correlati poteri di spesa. Devono adottare modalità di gestione coerenti con le linee guida nazionali, al fine di razionalizzare gli spazi e contenere i costi. Negli archivi promiscui già esistenti, l’utilizzo e i fabbisogni sono definiti congiuntamente dai Direttori delle due strutture; in caso di mancato accordo, interviene la DCPA per definire una razionale distribuzione degli spazi. In tali casi, la gestione e il budget restano attribuiti alla DR.

Per gli archivi in outsourcing, la circolare attribuisce alle DR la gestione dei contratti locali e le relative risorse finanziarie, mentre le DCM gestiscono autonomamente gli accordi di movimentazione con le società in outsourcing e controllano la regolare esecuzione per quanto di loro spettanza. Resta invece alla DCPA l’autorizzazione preventiva per l’acquisizione di immobili, lo spostamento o la trasformazione di archivi esistenti, nonché per l’attivazione o proroga di contratti, anche parziali, di gestione di archivi locali.

Patrimonio strumentale e razionalizzazione logistica

Nel processo di programmazione e budget, le DR e le DCM elaborano i fabbisogni economici relativi agli immobili strumentali del proprio territorio e trasmettono alla DCPA la previsione triennale aggiornata del fabbisogno di spazio allocativo, secondo gli standard vigenti di occupazione degli spazi. Le strutture devono inoltre verificare, con il supporto del CTR, se sul territorio vi siano immobili da reddito dell’Istituto da destinare a uso strumentale, comunicandone l’esito alla DCPA.

In materia di razionalizzazione logistica, DR e DCM devono predisporre Piani operativi di razionalizzazione finalizzati alla riduzione dei costi e all’ottimizzazione della presenza territoriale, indicando anche i costi una tantum che si intende sostenere, come lavori, facchinaggio o mobilio. I piani e le attività correlate devono essere elaborati con il supporto del CTR e servono anche alla predisposizione del PTL.

Per gli immobili strumentali "promiscui", utilizzati sia dalla DR sia dalla DCM, le proposte di razionalizzazione devono essere condivise tra i Direttori delle due strutture; per tali immobili, tutte le attività di gestione e il budget finanziario sono attribuiti alle DR. Le DR e le DCM attuano il PTL nei limiti del budget assegnato, salvo i casi di immobili promiscui, nei quali l’attuazione è demandata alle DR. La ripartizione delle competenze in materia di razionalizzazione logistica produce effetti dal 2018, ferma restando la consuntivazione degli obiettivi 2017 secondo il Piano della performance 2017-2019.

Patrimonio a reddito

La circolare precisa che nulla cambia nella gestione del patrimonio a reddito dell’Istituto, che resta nella competenza, operatività e responsabilità delle DR Campania, Lazio e Lombardia. Per i lavori su immobili da reddito in gestione diretta, la DCPA cura la conservazione, l’adeguamento e il rinnovo delle strutture, programmandone gli interventi con il supporto del CGTE; in tale sede viene individuato il RUP di ciascun intervento e la DCPA/CGTE supporta la DCAA nella pubblicazione del Piano Triennale dei Lavori e dell’Elenco Annuale. Le risorse economiche e finanziarie vengono poi assegnate alle DR dalla DCPA.

Per la gestione indiretta degli immobili da reddito, la DCPA mantiene i rapporti contrattuali con il Gestore e i relativi pagamenti; l’eventuale gara per l’affidamento del servizio a un nuovo Gestore è curata dalla DCAA sulla base delle indicazioni della DCPA e con il supporto tecnico del CGTE.

Disposizioni finali e conferma di accordi diversi

La circolare fa salvi eventuali diversi accordi già intercorsi tra le DR e le rispettive DCM, soprattutto sulla ripartizione interna delle competenze, purché tali accordi siano portati a conoscenza delle Direzioni centrali competenti. Restano inoltre ferme le disposizioni in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro per gli appalti di lavori, servizi e forniture, richiamate dalla Determinazione presidenziale n. 88/2010 e dal messaggio n. 1189 del 19 marzo 2018.