Circolare numero 259 del 20-12-1997

Chiusure contabili esercizio 1997 e impostazione della contabilita' per il 1998

La circolare disciplina in modo organico la chiusura dell'esercizio 1997, le scritture di assestamento, i controlli di fine anno, i rendiconti da trasmettere alla Direzione Generale e le operazioni necessarie per l'avvio dell'esercizio 1998. Il testo assume come riferimento operativo il periodo suppletivo, fissato fino al 31 gennaio 1998, e coordina adempimenti contabili, procedurali e informativi delle sedi, comprese le sedi zonali e i centri operativi con autonomia contabile.

Ambito e finalita'

Le istruzioni riguardano:

• le modalita' e i tempi di chiusura della contabilita' 1997;
• i termini per la trasmissione dei rendiconti e delle comunicazioni richiesti;
• le operazioni necessarie all'avvio delle registrazioni contabili del 1998;
• le variazioni al piano dei conti contenute nell'allegato n. 15.

Viene evidenziato che il calendario degli adempimenti e' ancorato alla chiusura del periodo suppletivo, termine al 31 gennaio 1998, e che i documenti contabili devono essere trasmessi all'ufficio competente con anticipo sufficiente a consentire il completamento delle registrazioni entro tale data. I direttori delle sedi sono invitati a programmare un calendario operativo e i direttori regionali sono chiamati a un'azione costante di coordinamento e impulso.

Adempimenti relativi all'esercizio 1997 nel periodo suppletivo

La Parte prima elenca una lunga serie di operazioni da eseguire entro il 10 gennaio 1998 e entro il 31 gennaio 1998.

Entro il 10 gennaio 1998

Devono essere imputate al conto GPA 55/00 le partite trasferite ad altre sedi e alla Direzione Generale. Dopo il 10 gennaio il programma blocca la movimentazione di tale conto. I mod. SC/10R emessi nel periodo suppletivo devono essere inviati per espresso entro la stessa data. Entro il termine va anche verificato il caricamento ed elaborazione, su LSX, dei nastri prodotti dalla procedura DM per il "non ripartito" relativi ai DM10 "fuori sede".

Entro il 31 gennaio 1998

Devono essere completate, tra le altre, le seguenti operazioni:

• imputazione ai conti correnti bancari, alle contabilita' speciali di tesoreria e ai conti correnti postali delle operazioni con contabili emesse fino al 31 dicembre 1997;
• imputazione al conto GPA 02/99 dei fondi in giro e dei girofondi locali non conclusi nel 1997;
• contabilizzazione degli interessi maturati nel 1997 su conti correnti bancari e postali, con le precisazioni specifiche per gli interessi accreditati nel 1998 e per i casi gia' accreditati nel 1997;
• sistemazione dei flussi telematici TEF e delle pensioni, compresi i casi di preacquisizioni non contabilizzate, preacquisizioni fittizie e flussi di ripartizione contabile;
• imputazione delle differenze residue ai conti GPA 00/99 e GPA 10/99;
• annullamento automatico di entrate preacquisite e non accreditate e di mandati preacquisiti e non addebitati, con le verifiche preventive richieste;
• definizione al conto GPA 55/01 delle partite ricevute da altre sedi o dalla sede centrale;
• registrazione delle ultime scritture relative a partite creditorie da eliminare, riparti di saldi e movimenti di conti specifici (GPA 52/46, GPA 52/85, GPA 51/85, DM10, contributi domestici, pescatori autonomi, prestazioni automatizzate, ecc.);
• assunzione in contabilita' delle prestazioni di competenza 1997 risultate liquidate e non pagate, con le esclusioni indicate;
• registrazione di ogni altra operazione riferita al 1997 non espressamente richiamata, oltre alle scritture indicate nella Parte seconda.

Gestione dei flussi telematici

La circolare dedica ampio spazio ai flussi telematici e alle relative preacquisizioni.

Flussi TEF

Le somme riscosse dalle banche entro il 27 dicembre 1997 devono essere riversate in Tesoreria provinciale entro il 31 dicembre 1997. L'ultimo invio utile del Centro Elettronico Nazionale per la contabilizzazione dei flussi TEF del 1997 e' fissato al 20 gennaio 1998. I flussi relativi al 1997 ricevuti dopo tale data dovranno essere contabilizzati nell'esercizio 1998. Sono inoltre previste le modalita' di trasferimento tra sedi tramite mod. SC/10R e l'utilizzo delle opzioni del menu procedure entrate per la regolazione delle differenze e la contabilizzazione di anni precedenti.

Pagamenti e riaccrediti di pensione

Per i flussi di pagamento e di riaccredito pensioni, il Centro elettronico nazionale trasmette alle sedi polo finanziario i flussi fino al 20 gennaio 1998. Le preacquisizioni manuali effettuate nel 1997 e non ancora contabilizzate per mancata ricezione del flusso finanziario vengono contabilizzate automaticamente con programmi dedicati prima della chiusura dei flussi di cassa. La circolare indica i conti di mastro interessati:

• GPA 55/19 per gli addebiti di pensioni pagate in Italia;
• GPA 55/25 per gli addebiti di pensioni pagate all'estero;
• GPA 52/99 per i riaccrediti delle rate di pensione.

Le somme gia' contabilizzate nel 1997 su tali conti sono automaticamente preacquisite nel 1998, limitatamente agli importi delle prestazioni e dei riaccrediti, escludendo gli oneri bancari. Al ricevimento del flusso telematico nel 1998, la contabilizzazione avviene con tipo operazione 0 fuori cassa, secondo le modalita' descritte.

Preacquisizioni fittizie e flussi di ripartizione contabile

Se nel 1997 erano state generate preacquisizioni fittizie per forzature della procedura di contabilizzazione dei pagamenti pensionistici, i programmi automatici provvedono all'annullamento e alla loro riproposizione nel 1998 con codice stato 8. I flussi telematici di ripartizione contabile relativi alle pensioni e ai pagamenti dell'Ente poste, ricevuti entro il 20 gennaio 1998, sono da contabilizzare in conto esercizio 1997 come operazioni fuori cassa; quelli non pervenuti entro il termine saranno contabilizzati dalla Direzione Generale tramite procedura IP.503 bis.

Scritture di assestamento e rettifiche

La Parte seconda elenca una serie di scritture di assestamento da eseguire entro il 31 gennaio 1998, tutte riferite all'esercizio 1997. Tra le principali:

• assestamento dei conti relativi a indennita' di disoccupazione, mobilita' e trattamenti di famiglia erogati tramite organi erogatori, con la scrittura da allegato n. 1 e il successivo annullamento nel 1998;
• rettifiche previste dalla circolare n. 286 B. - n. 693 Rg. del 13 novembre 1982 sui trasferimenti di contributi tra gestioni, sui contributi rimborsati con mod. 030 e C.I. 125/C, sugli accrediti al conto GPA 52/33 e sui contributi della gestione mutualita' pensioni casalinghe;
• attribuzione ai conti di pertinenza degli importi accreditati ai conti ARR 52/11, COR 52/11, CMR 52/11 e FPR 52/11, con codice documento 80;
• storno definitivo ai conti di competenza dei contributi dei prosecutori volontari iscritti ai Fondi speciali accreditati ai conti ELR 52/52, ETR 52/52 e TLR 52/52;
• attribuzione delle somme accreditate al conto VLR 52/35 ai conti di definitiva imputazione dei lavoratori del personale di volo;
• eliminazione delle partite prescritte dai partitari dei conti ARR 10/99, COR 10/99, GMR 10/99 e GMS 10/99;
• storno dei debiti per somme non riscosse dai beneficiari rilevati al conto GPA 10/31;
• storno dei crediti per prestazioni da recuperare sui conti GPA 00/30 e GPA 00/32, con riferimento anche ai crediti residenti su sottosistema AS400.

Istruzioni varie e controlli di fine esercizio

Seguono numerose precisazioni operative.

DM10/2 e titoli di pensione

Le sedi devono dare priorita' all'acquisizione delle denunce DM10/2 presentate nel 1997 e completare, entro la fine dell'esercizio, l'acquisizione e ripartizione dei modelli degli enti pubblici creditizi. Per i titoli di pagamento di pensione eseguiti nel 1997 mediante ordinativi cartacei e rendicontati entro il 31 gennaio 1998, le sedi devono provvedere alla contabilizzazione ai conti GPA 51/00 e GPA 51/01; se necessario, l'invio tramite mod. SC 19 deve avvenire entro il 20 febbraio 1998.

Elenchi e comunicazioni speciali

La circolare sospende, per il 1997, l'invio degli elenchi delle aziende beneficiarie delle agevolazioni di cui alla legge n. 675/1977, ma richiede comunque i riscontri e le eventuali sistemazioni contabili. Viene inoltre richiamata l'attenzione sulla corretta sistemazione delle partite imputate ai conti GPA 00/99 e GPA 10/99, sulle partite dei conti GPA 52/92 e GPA 52/93 e sulla corretta contabilizzazione dei recuperi derivanti da surroga di prestazioni antecedenti.

Cessioni di crediti

Le sedi devono verificare gli adempimenti connessi alle cessioni di crediti ex legge n. 411/1989 e ex leggi n. 426/1991 e n. 412/1991, assicurando il carico e l'aggiornamento dell'archivio cessioni, la concordanza tra saldi contabili e dati d'archivio e la trasmissione al DB centrale.

Controlli di quadratura

Sono messi a disposizione programmi di controllo per conti a pareggio, conti con saldi antitetici, conti AS. e conti GAS e GAU. Le sedi devono effettuare le eventuali scritture di integrazione o rettifica e ripetere i controlli fino alla rimozione delle anomalie.

Conti GAS e GAU per prepensionamenti e mobilita'

La circolare indica i gruppi di conti da controllare con l'opzione 175. Per tali conti il saldo di specifici gruppi deve presentare determinate relazioni, ad esempio:

• i saldi dei conti GAS 21/.. e GAS 22/.. devono essere di eccedenza Avere o zero;
• il movimento Dare dei conti GAS 00/.. deve essere almeno pari alla somma dei saldi dei conti GAS 21/.. e GAS 22/..;
• il saldo finale dei conti GAS 00/.. deve essere di eccedenza Dare. Sono previste analoghe verifiche per il conto GAU 00/53 e il conto GAU 21/13.

Chiusura procedurale della contabilita' 1997

Una parte molto estesa della circolare descrive la sequenza operativa di chiusura dei flussi di cassa e della contabilita' generale.

Flussi di cassa

Entro il 31 gennaio 1998 le sedi devono eseguire in sequenza le funzioni riepilogate nell'allegato n. 14. L'attivazione del programma di chiusura annuale dei flussi di cassa:

• impedisce ulteriori contabilizzazioni manuali o automatizzate dell'anno 1997 nei tipi operazione da 1 a 9;
• consente solo le operazioni fuori cassa;
• permette la produzione dell'ultimo mod. MF1 locale e la trasmissione dei dati del mese di dicembre suppletivo.

Prima della chiusura devono essere eseguiti controlli su preacquisizioni, flussi telematici archiviati, files applicativi non acquisiti e ricezioni mancanti. In caso di errori di rice-trasmissione sul sottosistema contabile, le sedi devono chiedere la trasmissione dei files all'Ufficio competente della D.C.T.I.

Contabilita' generale

Nel corso di gennaio 1998 le sedi devono trasmettere al C.El. le partite aperte al conto GPA 55/00 entro il 15 gennaio e attivare almeno una ricezione della procedura SC1/29 tra il 22 e il 31 gennaio. Alla data del 31 gennaio devono essere specificate e validate tutte le registrazioni dei partitari, aggiornate le procedure, stampati i rendiconti e i controlli, eseguite le eventuali rettifiche, trasmessi i dati al C.El., chiuso il mese contabile e avviata la ripresa a nuovo dei partitari e l'eliminazione delle partite dei conti annuali.

Trasmissione post-chiusura e interventi straordinari

La trasmissione via LSX delle risultanze dell'archivio conti di fine esercizio deve avvenire entro il 5 febbraio 1998. Dopo il 31 gennaio 1998 eventuali registrazioni indispensabili per il 1997 devono essere concordate telefonicamente con i competenti uffici della Direzione Centrale Ragioneria e Finanza, con distinzioni per contributi artigiani/commercianti, oneri della gestione assistenziale e spese di funzionamento. Per le contabilizzazioni effettuate dopo il 31 gennaio dalla sede centrale per conto delle sedi, e' previsto l'invio di un file dedicato tramite communication-box; per i conti con partitario locale l'aggiornamento avviene con codice documento 80.

Sedi zonali e centri operativi

Le sedi zonali devono applicare la circolare in quanto compatibile e verificare, in particolare, che i conti AS. 22/01 e AS. 22/05 siano a saldo zero, trasferendo eventuali importi alle sedi competenti entro il 10 gennaio 1998. Devono inoltre trasmettere alla Direzione Generale i rendiconti di propria competenza, salvo quelli espressamente esclusi. Le stesse regole valgono, nei limiti delle competenze assegnate, per i centri operativi con area contabile decentrata.

Rendiconti e comunicazioni da trasmettere alla Direzione Generale

La Parte quarta disciplina l'invio dei rendiconti e delle comunicazioni. Viene specificato che:

• i rendiconti dal n. 03 al n. 59 e dal n. 87 al n. 89 vanno inviati tramite la procedura automatizzata LSX;
• i rendiconti sugli oneri per pensionamenti anticipati, predisposti con la procedura POP, vanno trasmessi entro il 28 febbraio 1998;
• i moduli cartacei devono essere compilati esclusivamente su moduli Edizione 1997 o sui prospetti allegati, con invio separato e con dicitura relativa alle chiusure contabili 1997.

Vengono anche indicati alcuni rendiconti soppressi che non devono piu' essere trasmessi.

La tabella dei termini elenca molteplici rendiconti con scadenza principale il 16 febbraio 1998, relativi, tra l'altro, a:

• movimenti di marche assicurative e deposito particolare;
• compensi incentivanti e indennita' di funzione al personale;
• prestiti e mutui al personale;
• modelli CMI, CMI/A, CMI/B e CMI/P;
• analisi di saldi di conti specifici (GPA 00/48, GPA 00/11, GPA 52/47, GPA 23/99, GPA 33/99, GPA 51/28, GPA 00/16, GPA 51/95, GPA 53/99, ecc.);
• crediti verso aziende minerarie, contributi regioni, lavoratrici autonome, prestazioni antitubercolari, oneri per provvidenze varie, conti AS e altri conti di gestione;
• elenchi e attestazioni su crediti eliminabili, cessioni crediti, oneri da normativa speciale, riaccertamenti di residui, beneficiari di provvidenze e altre gestioni speciali.

Sono inoltre previste ulteriori scadenze al 2 febbraio, 5 febbraio, 6 aprile e in alcuni casi al 16 febbraio per dati statistici e prospetti particolari.

Avvio dell'esercizio 1998

La Parte seconda descrive le operazioni per l'inizializzazione del nuovo esercizio. Prima delle registrazioni 1998 le sedi devono effettuare il dump dei dati, ricevere e caricare il pacchetto applicativo e consentire al programma di inizializzazione di:

• cancellare gli archivi relativi al 1996;
• creare gli archivi 1998;
• aggiornare l'archivio dei conti DS 001;
• verificare l'allineamento tra conti, causali e polo;
• integrare il piano dei conti con i conti di nuova istituzione;
• creare le tabelle.

Le sedi devono poi entrare nel menu 1998 e completare le operazioni indicate negli allegati. Solo dopo tali passaggi possono iniziare a registrare operazioni dell'esercizio 1998.

Ripresa in carico dei saldi nell'esercizio 1998

Le riprese in carico avvengono con procedura automatizzata e con codice documento 82 per i saldi dei conti amministrati dalle sedi.

Prima fase

Entro il 31 gennaio 1998 devono essere ripresi in carico, con tipo operazione 1 o 3 e data contabile 2 gennaio 1998, i saldi dei conti correnti bancari, dei conti correnti postali e del conto di contabilita' speciale presso la Tesoreria Provinciale GPA 02/08.

Entro febbraio 1998, con tipo operazione zero, devono essere ripresi i saldi al 31/13/1997 degli altri conti amministrati dalle sedi. Per alcuni conti IPC, IPD, IPE e IPF, la procedura riporta a nuovo i saldi contabili, ma le sedi devono ripristinare con scritture integrative la distinzione fra saldi debitori e creditori.

Seconda fase

Dopo l'inserimento delle contabilizzazioni di competenza 1997 effettuate dalla Direzione Generale, le sedi devono rettificare o integrare le scritture di riporto a nuovo. Se le rettifiche interessano conti con partitario locale su LSX, occorre effettuare articoli in partita doppia con codici documento distinti, secondo le regole indicate.

Allegati e moduli

Gli allegati hanno funzione operativa e includono:

• schema di scrittura in partita doppia per le indennita' di disoccupazione e mobilita' (allegato n. 1);
• elenco dei moduli a stampa per la parte prima (allegato n. 2);
• schema dettagliato delle registrazioni per la ripresa in carico dei saldi nel 1998 (allegato n. 3);
• estremi di pubblicazione dei provvedimenti richiamati (allegato n. 4);
• aggiornamento delle note operative della procedura rendiconti (allegato n. 5);
• modelli di analisi e attestazione per vari conti e rendiconti (allegati nn. 6-13);
• sequenza completa degli adempimenti per l'inizializzazione 1998 e la chiusura 1997 (allegato n. 14).

L'allegato n. 5 segnala anche aggiornamenti applicativi per la procedura rendiconti, tra cui controlli aggiuntivi sui rendiconti negativi, sui modelli CMI e sulla gestione delle acquisizioni.

Variazioni al piano dei conti

L'allegato n. 15 introduce due nuovi conti:

• FVL 55/50, contropartita per il riporto a nuovo dei saldi Dare;
• FVL 55/51, contropartita per il riporto a nuovo dei saldi Avere.

Questi conti sono collegati alla chiusura e al riporto a nuovo dei saldi dell'esercizio e rientrano nelle scritture di apertura del 1998.