Circolare numero 43 del 16-2-1990

Ulteriore decentramento delle attività ai Centri Operativi

La circolare interviene sul processo evolutivo di decentramento territoriale dell'Istituto, confermando i Centri Operativi come struttura organizzativa di riferimento e definendo un quadro più avanzato di autonomia funzionale, operativa e contabile. L'obiettivo è superare l'assetto originario e orientare le strutture periferiche alla gestione per "ciclo completo di prodotto", con una presa in carico più ampia e diretta delle esigenze dell'utenza.

Inquadramento generale e principi organizzativi

Il Consiglio, richiamando il contesto normativo e le delibere già adottate, riconosce nei Centri Operativi la formula sulla quale fondare gli sviluppi del decentramento. Viene quindi ribadito che tali strutture devono concorrere al processo produttivo non più per fasi limitate o sulla base di semilavorati e prime istruttorie, ma attraverso la trattazione completa delle pratiche, con progressivo ampliamento dei compiti gestiti localmente.

Area pensioni

Per l'area pensionistica, la circolare individua i presupposti tecnici e informativi che consentono una più ampia trattazione decentrata. La progressiva implementazione degli archivi ARPA regionali, l'utilizzo di tecniche di prelievo delle informazioni contributive e la disponibilità automatizzata dei dati base rendono possibile affidare ai Centri Operativi la gestione di ulteriori adempimenti.

In particolare, i Centri Operativi possono trattare le domande di ricostituzione, supplemento, trattamenti di famiglia e ricostituzioni documentali relative alle pensioni da essi definite. Le domande di pensione liquidate dai Centri Operativi dovranno essere identificate con uno specifico codice, la cui applicazione sarà definita con successive istruzioni.

Sono inoltre attribuiti ai Centri Operativi, per le pratiche di pensione relative a soggetti residenti nelle rispettive circoscrizioni e a prescindere dalla data di definizione, gli adempimenti per variazioni non monetarie, purché siano gestibili tramite archivi automatizzati e non comportino rapporti con gli uffici pagatori o movimentazione di fascicoli cartacei.

Restano decentrati anche i seguenti adempimenti sulle pensioni definite dai Centri Operativi:

• liquidazione somme accantonate;
• liquidazione ratei;
• eliminazione pensioni;
• trasferimenti da e per altra Sede;
• rettifiche Mod. 201.

Non vengono invece ancora decentrate le seguenti attività:

• operazioni di rinnovo degli ordinativi di pagamento;
• acquisizione dei dati reddituali e gestione dei relativi elaborati;
• lettura ottica delle cedole di pagamento delle pensioni;
• recupero delle pensioni indebite dalla fase successiva alla notifica dell'indebito;
• ufficio pagatore 999;
• domande di qualsiasi tipo in C.I. o afferenti fondi speciali di previdenza.

I fascicoli di pensione, una volta definiti con provvedimento di accoglimento o di reiezione, restano presso i Centri Operativi, che devono curarne raccolta, conservazione e movimentazione, in particolare in occasione delle visite di revisione per conferma degli assegni di invalidità.

Area delle prestazioni non pensionistiche

Nell'area delle prestazioni non pensionistiche la regola è il decentramento di tutti i prodotti, salvo alcune esclusioni espressamente indicate. Restano esclusi:

• domande di autorizzazione per trattamenti di famiglia e relativi ricorsi;
• liquidazioni dirette dei trattamenti di famiglia per domestici ed altri settori;
• liquidazione diretta delle integrazioni salariali ai lavoratori agricoli;
• tutti gli adempimenti per Tbc;
• controllo delle fatture degli stabilimenti termali;
• prestazioni in convenzioni INAIL e azioni di surroga;
• visite di controllo;
• recuperi per prestazioni indebite;
• trattamento di fine rapporto.

La circolare precisa inoltre che rientrano nelle attribuzioni dei Centri Operativi i pagamenti diretti CIG in relazione alla competenza territoriale collegata all'ubicazione dell'azienda.

Area riscossione contributi

Nell'area della riscossione contributiva, il decentramento è collegato allo sviluppo delle procedure del nuovo sistema di versamento ex DM 5.2.69 e alla possibilità di usare nuove apparecchiature elettroniche. Verranno decentrati ai Centri Operativi cicli significativi di lavoro propri di quest'area.

Per verificare la congruità e la fattibilità delle diverse ipotesi, è prevista una fase di sperimentazione presso alcune realtà funzionali, individuate in base alle diverse tipologie esistenti.

Programmazione degli interventi e tempistiche

Le Sedi, con la collaborazione dei Direttori dei Centri Operativi già funzionanti, devono predisporre entro il 31 marzo 1990 un piano dettagliato e tempificato per fasi, indicante le tappe intermedie e finali del completamento del decentramento.

Il piano deve contenere le scadenze dei singoli adempimenti, prevedendo tempi ragionevolmente brevi, con priorità alla prima liquidazione delle pensioni nelle realtà in cui tale attività non sia ancora stata decentrata oppure lo sia solo parzialmente.

Risorse umane, formazione e strumenti

Le Sedi devono quantificare le risorse umane necessarie sia per gli adempimenti già decentrati sia per quelli ancora da decentrare, tenendo conto dei flussi di lavoro presumibili e del personale già impiegato nelle specifiche attività. La copertura del fabbisogno deve avvenire mediante mobilità dalla Sede; l'invio in missione è previsto solo per esigenze temporanee.

In stretta connessione con il decentramento e con il potenziamento delle risorse, devono essere programmati interventi di formazione e addestramento, da svolgersi in linea di massima all'interno della Sede e con le risorse disponibili. Le Sedi regionali sono chiamate a svolgere un ruolo attivo di coordinamento delle azioni formative.

Per i mezzi strumentali e le apparecchiature informatiche, la Direzione Generale provvederà alle apparecchiature elettroniche necessarie ai nuovi compiti, mentre le Sedi dovranno quantificare gli altri fabbisogni e attivare le procedure di acquisizione previste dalla circolare n. 167 del 27.7.1989.

Soluzioni logistiche e archivi

Per i Centri Operativi già esistenti può essere necessario un ampliamento della capacità ricettiva dei locali. Se l'esigenza può essere soddisfatta con opere di ristrutturazione, le Sedi devono coinvolgere il competente Settore Tecnico Regionale; in caso contrario, dovranno cercare nuovi locali compatibili con un rapporto efficace con l'utenza e con una distribuzione funzionale degli spazi.

La circolare richiama i parametri già adottati per la superficie da acquisire, pari a 30 mq per ogni unità lavorativa prevista a regime, con l'aggiunta possibilmente di una riserva del 30-50% per futuri incrementi. Si raccomanda una sistemazione in senso orizzontale, preferibilmente tra piano terra e primo piano, coerente con il cd. "Progetto immagine" e con la necessità di spazi per gli archivi, destinati verosimilmente ad aumentare.

Centri Operativi non ancora realizzati

Il programma nazionale di decentramento territoriale prevede 192 Centri Operativi, dei quali 89 risultano già realizzati e 9 in corso di realizzazione. Le Sedi indicate devono adottare tutte le iniziative necessarie per accelerare la realizzazione delle strutture previste nelle rispettive circoscrizioni.

Tra le attività richieste vi sono la ricerca dei locali e la quantificazione del personale necessario. È inoltre possibile, in accordo con i Comitati Provinciali locali, riesaminare le proposte già formulate per adeguarle ai mutati indirizzi strategici, in particolare quanto a bacini di utenza e localizzazione delle strutture.

Nuove proposte di decentramento territoriale

La circolare invita le Sedi, d'intesa con i Comitati Provinciali, a formulare ulteriori proposte di decentramento mediante Centri Operativi, comprese quelle relative alle aree urbane delle grandi città, con funzione anche di decongestionamento delle Sedi zonali di maggiore dimensione.

Per uniformare lo sviluppo del decentramento sul territorio nazionale, viene introdotto un parametro di riferimento: la somma delle circoscrizioni dei Centri Operativi già programmati e di quelli proposti deve raggiungere almeno il 50% della circoscrizione della Sede interessata.

Nella scelta delle localizzazioni occorre privilegiare poli di aggregazione dei comprensori, facilmente raggiungibili e inseriti nei principali flussi di traffico commerciale e veicolare, nonché nei centri di interesse socio-economico, esistenti o in sviluppo.

Monitoraggio e referenti regionali

Entro il 31 marzo, le Sedi devono comunicare all'Ufficio Decentramento del Servizio Organizzazione lo stato delle iniziative avviate per la realizzazione delle strutture già programmate e di quelle da proporre. Gli aggiornamenti successivi devono avere cadenza mensile.

Per rafforzare il controllo direzionale e garantire omogeneità di comportamento, saranno individuati referenti regionali con funzione di interfaccia tra periferia e struttura centrale. A tali referenti, nominati con separato provvedimento, spetterà il coordinamento sia del progressivo decentramento delle attività verso i Centri Operativi già funzionanti, sia della concreta realizzazione delle nuove strutture programmate.