Circolare numero 118 del 01-08-2013

Sistemazione delle posizioni contributive dei collaboratori delle Pubbliche Amministrazioni e rilascio di TUTOR COMMITTENTI PUBBLICI

La circolare disciplina un intervento sistematico dell’INPS per correggere le irregolarità contributive relative ai collaboratori delle Pubbliche Amministrazioni, con particolare attenzione ai grandi committenti pubblici. Lo scopo è ricostruire correttamente le posizioni assicurative, superando criticità derivanti da versamenti non abbinati e da denunce mancanti o inesatte.

Contesto e finalità dell’intervento

Le Pubbliche Amministrazioni, in qualità di committenti, sono tenute al versamento della contribuzione dovuta alla Gestione separata ai sensi dell’art. 2, commi 26 e seguenti, della legge n. 335/1995. Nel tempo sono emerse numerose segnalazioni di mancato accredito dei contributi dei collaboratori; la circolare chiarisce che, nella maggior parte dei casi, il problema non deriva da assenza di versamenti, ma da una errata denuncia dei dati retributivi e contributivi.

L’elevato numero di soggetti interessati e l’assenza di automatismo delle prestazioni nella Gestione separata hanno reso necessario un percorso di sistemazione delle posizioni, con il coinvolgimento attivo delle amministrazioni pubbliche interessate.

Individuazione delle amministrazioni interessate

L’attività riguarda le Pubbliche Amministrazioni che impiegano un numero elevato di soggetti quali:

• collaboratori coordinati e continuativi;
• collaboratori a progetto;
• ex LSU con contratti di collaborazione;
• dottorandi;
• assegnisti di ricerca;
• medici specializzandi.

Tali soggetti sono stati individuati come "Grandi Committenti Pubblici" sulla base di parametri che evidenziano criticità rilevanti. Le amministrazioni interessate saranno coinvolte in un confronto finalizzato al recupero della documentazione relativa ai periodi anomali e alla sistemazione delle irregolarità.

Criticità relative ai versamenti

La circolare ricostruisce l’evoluzione delle modalità di pagamento dei contributi alla Gestione separata. I committenti effettuano i versamenti tramite modello F24 e comunicano i compensi con i modelli "GLA", sostituiti dal 1° gennaio 2005 dai flussi emens.

Per gli enti pubblici e alcune amministrazioni statali, fino al 2011, il pagamento avveniva tramite "mandato di tesoreria informatico". La mancata standardizzazione della compilazione di tali mandati ha impedito, per anni, l’abbinamento automatico dei versamenti alle posizioni assicurative dei lavoratori, rendendo spesso necessari interventi manuali dell’Istituto.

L’introduzione del modello F24 EP ha risolto gran parte della criticità, ma permangono amministrazioni centrali dello Stato che continuano a versare tramite mandato di tesoreria. Con la circolare n. 23/2013 è stata introdotta una modalità obbligatoria di compilazione del campo causale del mandato, idonea a consentire l’accredito automatico dei contributi; inoltre, il nuovo tracciato standardizzato riduce il rischio di errata attribuzione, pur lasciando aperto il problema per i periodi passati.

Per i mandati storici, l’INPS chiede la collaborazione delle amministrazioni e prevede il rilascio, entro il mese di settembre, dell’applicativo "Verifiche PP.AA.", che consentirà di segnalare, per ogni periodo non coperto da contribuzione, il mandato corrispondente.

Criticità relative alle denunce

La circolare evidenzia che alcune amministrazioni hanno inviato, in luogo della modulistica prevista, meri elenchi nominativi dei beneficiari; altre non hanno presentato alcuna denuncia, ritenendo sufficiente il solo versamento dei contributi. Viene ribadito che l’assenza della denuncia, anche a fronte del pagamento, non consente di generare la posizione contributiva del collaboratore.

Quando il numero dei collaboratori è elevato, ove possibile, i dati possono essere mutuati dalle dichiarazioni fiscali Mod. 770, ma resta necessaria la verifica e validazione da parte dell’amministrazione committente. La circolare sottolinea inoltre che la posizione contributiva del committente è unica e collegata al codice fiscale; di conseguenza, gli enti con articolazioni organizzative diverse devono dotarsi di strumenti interni di coordinamento, come gruppi di lavoro e un responsabile di collegamento tra uffici e dipartimenti.

Tutoraggio dei grandi committenti pubblici

L’INPS ha avviato negli ultimi anni un potenziamento delle funzioni consulenziali mediante attività di tutoraggio dedicato. La circolare annuncia l’avvio di una campagna rivolta ai Grandi Committenti Pubblici, che consisterà in un’analisi della posizione contributiva finalizzata a correggere anomalie tipiche di tali contribuenti.

Il tutoraggio non ha soltanto una funzione correttiva, ma anche di affiancamento: l’Istituto fornirà alle amministrazioni le prassi corrette per gli adempimenti futuri e strumenti specifici per la risoluzione delle criticità pregresse. Le amministrazioni interessate riceveranno una lettera di invito a un incontro per l’analisi della situazione e la definizione delle successive attività di normalizzazione.

Piattaforma TUTOR e applicativo TUTOR COMMITTENTI PUBBLICI

La metodologia già sperimentata nella Verifica Amministrativa per le grandi aziende private viene estesa alle Pubbliche Amministrazioni. La piattaforma TUTOR, già in uso come portale per le attività di tutoraggio, è stata implementata con la nuova sezione "TUTOR COMMITTENTI PUBBLICI".

La piattaforma è accessibile dalla Intranet dell’Istituto, nel percorso Processi -> Soggetto Contribuente. Dalla home page è possibile entrare nelle varie sezioni di tutoraggio disponibili; nella stessa pagina è consultabile il manuale tecnico-amministrativo con la descrizione delle funzionalità di ciascun applicativo. Le abilitazioni alla procedura devono essere rilasciate dagli amministratori IDM tramite il sistema Identity & Access Management.

Soggetti da tutorare e criteri di selezione

La platea dei soggetti da tutorare è stata individuata a partire da parametri di criticità. Sono state selezionate le amministrazioni che, alla data del 12 aprile e con riferimento alle denunce contributive fino a novembre 2012, presentavano:

• una differenza tra dovuto e versato superiore a 100.000 euro; oppure
• una scopertura pari o superiore al 5% tra saldo negativo e dovuto.

L’applicativo distingue quattro gruppi di soggetti:

• Università;
• Amministrazioni Centrali dello Stato;
• Comuni;
• Altre pubbliche amministrazioni, comprese enti locali, enti pubblici e scuole.

La procedura potrà essere successivamente estesa a tutti i grandi committenti, includendo anche amministrazioni non considerate nella prima fase.

Istruzioni operative per la sistemazione delle posizioni

La circolare fornisce indicazioni operative per le principali anomalie riscontrabili nelle estrazioni contributive.

Mese con saldo attivo elevato

Si verifica quando le denunce inviate risultano in numero inferiore ai collaboratori effettivamente impiegati nel periodo. L’anomalia emerge confrontando il mese con i periodi precedente e successivo, nei quali versamenti e denunce risultano coerenti. In tali casi è necessario avvisare l’amministrazione affinché trasmetta i dati mancanti.

Mancanza totale di denunce a fronte di versamenti

Se sono presenti versamenti mensili, anche per un intero anno, senza le denunce corrispondenti, occorre distinguere:

• per i periodi dal 2005 in poi, il committente deve inviare i flussi emens;
• per i periodi precedenti al 2005, la sistemazione avviene con inserimento manuale tramite la procedura di "mensilizzazione".

Se il numero delle denunce è elevato, è possibile verificare i dati attraverso il Mod. 770. Il funzionario può richiedere all’help-desk parasubordinati l’estratto in formato Excel dei dati 770 del committente, verificare la corrispondenza annuale degli importi, correggere e integrare i dati insieme all’amministrazione e reinviarli all’help-desk, che li caricherà definitivamente nella procedura di mensilizzazione. I dati così inseriti sostituiscono i precedenti e producono una posizione annuale per ciascun collaboratore, anziché denunce mensili.

Mese non abbinato con versamento effettuato tramite mandato di tesoreria

Può accadere che il mandato visibile tramite Re.Bi. non sia stato lavorato dalla sede e trasformato in F24 manuale, con conseguente mancato abbinamento. In questi casi la nuova applicazione "Verifiche PPAA", accessibile dal Cassetto dei Committenti, consentirà all’amministrazione di indicare i versamenti corrispondenti alle denunce non abbinate. L’operatore potrà confermare o rifiutare quanto dichiarato sulla base dei dati disponibili; in caso di esito positivo si procederà alla riconciliazione e al conseguente accredito nelle posizioni dei collaboratori.

Mesi con saldo positivo e mesi con saldo negativo

Quando risultino versamenti eccedenti rispetto al dovuto, la quota in eccesso può essere stornata a copertura di periodi successivi con saldo negativo. A tal fine è necessaria una dichiarazione dell’amministrazione committente, nella quale essa:

• affermi che l’eccedenza non corrisponde a una mancata denuncia di collaboratore;
• dichiari che i totali annui dei singoli collaboratori coincidono con quanto esposto nel Mod. 770;
• si impegni a restituire ai collaboratori la quota trattenuta in eccesso, se del caso;
• chieda all’Istituto di stornare la quota eccedente a saldo di uno o più periodi con versamento inferiore al dovuto.

La circolare precisa che, per questa operazione, la verifica del Mod. 770 è imprescindibile. Se i dati del 770 coincidono con quelli delle denunce, si può procedere allo storno; se le denunce riportano imponibili superiori a quelli del 770, in assenza di elementi contrari prevale il dato dell’archivio di mensilizzazione; se invece le denunce mostrano imponibili inferiori rispetto al 770, occorrono ulteriori accertamenti.

Mese senza versamento parziale o totale

Se non sono decorsi i termini di prescrizione o non è intervenuto un atto interruttivo, l’amministrazione deve essere contattata per verificare le ragioni della mancata contribuzione e provvedere al pagamento. In caso di esito negativo, l’INPS procederà alla riscossione coattiva dei contributi dovuti.

Convocazione delle amministrazioni e conclusione delle attività

Le sedi territoriali devono convocare le amministrazioni interessate utilizzando il modello di lettera disponibile in procedura e inviandolo via PEC. Nella stessa comunicazione devono richiedere la documentazione necessaria per risolvere le anomalie riscontrate.

Le sedi sono inoltre tenute a organizzare il calendario degli appuntamenti tenendo conto delle esigenze delle amministrazioni e a concludere tutte le attività di tutoraggio entro il 31 dicembre. Il monitoraggio delle attività avverrà automaticamente mediante la sezione statistica della procedura; i codici prodotto e 14/O, con i relativi coefficienti di omogeneizzazione, saranno comunicati con successivo messaggio.