Sentenza del 02/12/2022 n. 246 - Corte di giustizia tributaria di secondo grado del Friuli Venezia Giulia

Esito

La controversia

Impugnazione dell'avviso di accertamento relativo al modello 770/2014 (anno d'imposta 2013) con cui l'Ufficio ha recuperato a tassazione €9.054,00 rimborsati a un collaboratore per rimborsi chilometrici e ha contestato la non esenzione di tali somme per mancanza di idonea documentazione probatoria delle trasferte; la società deduceva di aver prodotto note spese contenenti i requisiti indicati nella circolare 326/E/1997 e che non è richiesta un'autorizzazione scritta per ogni trasferta.

La decisione

Appello rigettato: la Commissione ha confermato che la documentazione prodotta dalla società (12 prospetti mensili redatti dal collaboratore e alcune dichiarazioni generiche di terzi) è insufficiente a comprovare l'effettivo svolgimento e l'inerenza delle trasferte. Nonostante i contratti prevedessero che i rimborsi fossero previo nulla osta scritto, tale nulla osta non è stato prodotto; la circolare 326/1997 non richiede per forza un'autorizzazione per singolo viaggio, ma impone che la determinazione del rimborso sia basata su elementi diretti o indiretti concordanti e che risultino dalla documentazione interna ed esterna. Sicché le somme sono state correttamente recuperate a tassazione come reddito da lavoro dipendente/collaborazione e l'appellante condannata alle spese (Euro 1.400,00 oltre accessori).

Norme richiamate

• DPR 917/1986 (TUIR) - art. 51, comma 5

  Stabilisce il regime di non concorrenza a formare il reddito per indennità di trasferta e rimborsi analitici; la Commissione interpreta la norma in senso restrittivo richiedendo documentazione idonea a dimostrare la trasferta e la sua inerenza.

• Circolare Ministeriale 326/E del 23/12/1997

  Chiarisce che per i rimborsi chilometrici non è necessaria un'autorizzazione scritta per ogni viaggio, ma richiede che l'ammontare sia determinato sulla base di elementi diretti e indiretti concordanti e che tali elementi risultino dalla documentazione interna. La sentenza ne richiama i principi ma sottolinea che la documentazione deve essere effettiva e non meramente dichiarativa.

• D.Lgs. 314/1997

  Richiamato a sostegno del contenuto della circolare 326/E e delle semplificazioni introdotte; funge da quadro normativo di riferimento per l'interpretazione degli adempimenti documentali.

• TUIR - art. 95, comma 3

  Riferito dalla giurisprudenza citata per ricordare che la deducibilità della spesa richiede riferibilità a specifiche trasferte e documentazione puntuale; usato per sottolineare la stretta interpretazione delle norme fiscali in materia di rimborsi.

• Cassazione civile e penale - giurisprudenza rilevante (es. Cass. 6650/2006, Cass. 21597/2020, Cass. 2419/2012, Cass. 19539/2016, Cass. 8258/2018, Cass. 32821/2018)

  La giurisprudenza richiede documentazione analitica e riscontri esterni per riconoscere la natura risarcitoria dei rimborsi; decisioni più recenti confermano l'interpretazione restrittiva ove manchi documentazione puntuale e inerenza comprovata.

Massime di principio

• Onere della prova: l'Amministrazione deve dimostrare fatti costitutivi dell'accertamento; tuttavia il contribuente deve provare l'esistenza e l'inerenza dei costi/rimborsi e fornire documentazione idonea a escluderli dal reddito.
• Documentazione richiesta: per rimborsi analitici (es. chilometrici) non sono sufficienti dichiarazioni generiche o prospetti interni compilati unilateralmente; servono elementi diretti e indiretti 'concordanti' (ricevute, scontrini, fatture, documenti di trasporto, pedaggi, appuntamenti, report di missione, autorizzazioni aziendali) che consentano di verificare data, luogo, ragione della trasferta e inerenza all'attività.
• Autorizzazioni e prassi interna: anche se la circolare 326/E esclude l'obbligo di una autorizzazione scritta per ogni viaggio, l'azienda deve comunque mantenere una documentazione interna che giustifichi e approvi i rimborsi; clausole contrattuali che prevedono autorizzazioni scritte fanno gravare sul contribuente l'obbligo di rispettarle.
• Precisione e tempestività: la documentazione deve essere il più possibile contemporanea alle trasferte; dichiarazioni rese molti anni dopo o troppo generiche hanno scarso valore probatorio.
• Rapporti di collaborazione autonoma: anche per collaboratori senza vincolo di subordinazione è necessario dimostrare l'inerenza delle trasferte all'incarico e la loro effettiva effettuazione; la qualificazione contrattuale non esonera dall'obbligo probatorio.
• Rischi pratici: in mancanza di prova adeguata l'Amministrazione può ricollegare i rimborsi al reddito imponibile, con recupero di ritenute, addizionali, interessi e sanzioni; pertanto è opportuno conservare riscontri esterni e interne approvazioni.
• Strategia difensiva consigliata: produrre documentazione esterna contemporanea (appuntamenti, ordini, ddt, fatture clienti/fornitori, pedaggi, scontrini), report di missione, registri km e approvazioni aziendali; evidenziare congruità delle percorrenze e coerenza con l'attività svolta per dimostrare inerenza e natura risarcitoria.
• Interpretazione delle norme: le disposizioni fiscali in materia sono interpretate in modo restrittivo dai tribunali; il contribuente deve quindi adottare una documentazione rigorosa e completa per evitare rieducazione a imponibile.