Regolamento (UE) 2021/2225

Regolamento di esecuzione (UE) 2021/2225 sulla qualità dei dati nei sistemi di interoperabilità

Il regolamento attua l’articolo 37, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2019/817, nell’ambito del quadro di interoperabilità tra i sistemi di informazione dell’UE nel settore frontiere e visti. La sua finalità è migliorare e armonizzare la qualità dei dati trattati dai sistemi interessati, fissando procedure automatizzate di controllo, indicatori comuni, norme minime di qualità e meccanismi di monitoraggio continuo.

Contesto e finalità

Dai considerando emerge che l’interoperabilità tra i sistemi dell’UE richiede dati affidabili, coerenti e verificabili, soprattutto per i dati biometrici. Il regolamento mira quindi a prevenire l’inserimento di dati palesemente errati o incoerenti, a consentire la correzione da parte dello Stato membro di origine e a garantire una sorveglianza centrale continua della qualità dei dati da parte di eu-LISA.

Ambito di applicazione

L’articolo 1 circoscrive l’ambito ai sistemi di informazione dell’UE e alle componenti dell’interoperabilità di cui all’articolo 37, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2019/817. Rientrano in particolare il servizio comune di confronto biometrico e l’archivio comune di dati di identità. Il regolamento si applica ai dati inseriti e conservati in tali ambienti, con una specifica attenzione ai dati biometrici, e lascia impregiudicate eventuali norme settoriali dell’Unione già esistenti sulla qualità dei dati.

Definizioni rilevanti

L’articolo 2 chiarisce nozioni centrali per l’operatività del sistema:

• i "dati di input" sono i dati sottoposti ai controlli di qualità ai fini della conservazione;
• i "meccanismi di pulizia dei dati" verificano la cancellazione programmata dei dati nei casi previsti dalla normativa applicabile;
• i "meccanismi di individuazione dei problemi" cercano i dati che non soddisfano più le regole o norme di qualità;
• le "regole di blocco" impediscono l’inserimento e la conservazione dei dati non conformi;
• le "regole non vincolanti" consentono l’inserimento dei dati non pienamente conformi, ma con avviso o segnalazione del problema di qualità.

Controlli automatizzati e indicatori comuni

L’articolo 3 stabilisce che i controlli automatizzati della qualità siano applicati ai dati conservati nei sistemi e nelle componenti interessate. I controlli verificano la conformità alle regole di blocco e alle regole non vincolanti e attribuiscono ai dati una classificazione di qualità secondo le sezioni 2 e 3 dell’allegato.

Gli indicatori comuni della qualità dei dati sono cinque:

• completezza;
• esattezza;
• tempestività;
• unicità;
• coerenza.

Il regolamento prevede inoltre che i meccanismi di pulizia dei dati e di individuazione dei problemi effettuino controlli regolari sulla validità e sulla conformità dei dati conservati.

Meccanismi di inserimento, classificazione e conservazione

L’articolo 4 istituisce meccanismi automatizzati destinati a supportare l’inserimento di dati conformi e la loro conservazione. Il personale debitamente autorizzato inserisce i dati previo controllo degli indicatori comuni previsti dall’allegato. I meccanismi devono consentire l’applicazione delle regole di blocco e delle regole non vincolanti.

L’allegato prevede tre esiti possibili della valutazione:

• "buona qualità", quando i dati soddisfano i requisiti dell’indicatore applicabile;
• "bassa qualità", quando i dati non soddisfano i requisiti di una regola non vincolante; in tal caso i dati sono comunque conservati con un avviso che ne indica la necessità di rettifica;
• "rifiutati", quando i dati non soddisfano i requisiti di una regola di blocco.

Ruolo di eu-LISA e revisione delle norme

Ai sensi dell’articolo 5, eu-LISA è l’ente responsabile dell’adeguatezza delle regole di qualità rispetto agli obiettivi dei sistemi e delle componenti di interoperabilità, nonché dell’attuazione delle norme minime di qualità per la conservazione dei dati biometrici. Per tale attività deve tener conto delle esigenze specifiche di ciascun sistema e componente e avvalersi del supporto di esperti della Commissione, degli Stati membri e delle agenzie dell’Unione utilizzatrici.

eu-LISA può rivedere valori e norme dopo la pubblicazione delle relazioni periodiche sulla qualità dei dati, nonché modificare i meccanismi di controllo qualora non siano più adeguati. Prima di adottare modifiche, consulta i gruppi consultivi per ciascun sistema di informazione dell’UE e per ciascuna componente dell’interoperabilità.

Relazioni periodiche e monitoraggio centrale

L’articolo 6 disciplina le relazioni sulla qualità dei dati previste dall’articolo 37, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2019/817. Le relazioni sono elaborate dall’archivio centrale di relazioni e statistiche secondo le modalità del regolamento delegato (UE) 2021/2223. Esse non contengono dati personali e includono almeno:

• la conformità ai cinque indicatori di qualità;
• la completezza dei fascicoli di domanda;
• la quota di dati classificati come "buona qualità" e "bassa qualità";
• gli esiti dei meccanismi di pulizia dei dati e di individuazione dei problemi;
• i campi che generano problemi frequenti;
• i dieci principali problemi per ciascuna categoria;
• gli Stati membri interessati.

eu-LISA sviluppa una capacità centrale di monitoraggio e redazione delle relazioni su base settimanale.

Allegato: criteri tecnici e funzionamento dei meccanismi

L’allegato precisa che i controlli automatizzati si basano su parametri come lunghezza, formato, tipo, conformità alle norme, semantica, ripetizione e sintassi. Gli indicatori minimi di qualità si applicano ai dati obbligatori e ai dati biometrici/alfanumerici secondo le caratteristiche del sistema interessato.

Per ciascun indicatore sono descritti il contenuto del controllo, il campo di applicazione principale e l’unità di misura. In particolare, per i dati biometrici l’esattezza comprende anche la risoluzione, misurata in funzione del numero di punti o pixel per unità di lunghezza e con specifiche indicazioni per i sistemi di output.

La sezione 4 dell’allegato distingue tra:

• meccanismi di pulizia dei dati, che segnalano i dati prossimi alla cancellazione programmata, consentendo allo Stato membro di adottare misure appropriate;
• meccanismi di individuazione dei problemi, che segnalano dati non più conformi alle regole o norme di qualità senza comportare la cancellazione automatica.

In caso di revisione delle regole o norme di qualità, eu-LISA può anche introdurre meccanismi di individuazione dei problemi ad hoc, previa consultazione del gruppo consultivo competente se necessario.

Applicazione territoriale e collegamenti con Schengen

Nei considerando il regolamento è qualificato come sviluppo dell’acquis di Schengen. È quindi vincolante per la Danimarca, mentre l’Irlanda non partecipa alla sua adozione né alla sua applicazione. Sono inoltre richiamati i regimi di associazione di Islanda, Norvegia, Svizzera e Liechtenstein, nonché la posizione di Cipro, Bulgaria, Romania e Croazia rispetto all’acquis di Schengen.