Regolamento (UE) 2021/2224

Regolamento di esecuzione (UE) 2021/2224 della Commissione: qualità dei dati nei sistemi di informazione UE interoperabili

Il regolamento attua l'articolo 37, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2019/818 e completa il quadro di interoperabilità tra i sistemi di informazione dell'Unione nel settore di frontiere, visti, cooperazione di polizia e giudiziaria, asilo e migrazione. La finalità è armonizzare i controlli di qualità dei dati, in particolare dei dati biometrici, e garantire che i dati inseriti e conservati nei sistemi e nelle componenti interoperabili siano coerenti, aggiornati e conformi a regole tecniche comuni.

Finalità e contesto normativo

Il testo si colloca nel più ampio quadro dell'interoperabilità istituito dai regolamenti (UE) 2019/817 e 2019/818. I considerando evidenziano che la qualità dei dati deve essere migliorata e resa omogenea attraverso procedure automatizzate, indicatori comuni e norme minime, con un ruolo centrale di eu-LISA per l'attuazione e la valutazione dei meccanismi. Viene inoltre sottolineata l'esigenza di strumenti di pulizia e di individuazione dei problemi, nonché di una capacità centrale di monitoraggio e reporting periodico.

Ambito di applicazione

L'articolo 1 circoscrive il regolamento ai sistemi di informazione dell'UE e alle componenti dell'interoperabilità di cui all'articolo 37, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2019/818, inclusi il servizio comune di confronto biometrico e l'archivio comune di dati di identità. La disciplina riguarda i dati da inserire e quelli già conservati, con particolare attenzione ai dati biometrici. Restano impregiudicate eventuali disposizioni specifiche sulla qualità dei dati già previste da altri atti dell'Unione per i singoli sistemi.

Definizioni rilevanti

L'articolo 2 chiarisce alcune nozioni fondamentali per l'applicazione operativa:

• i "dati di input" sono i dati sottoposti ai controlli di qualità ai fini della conservazione;
• i "meccanismi di pulizia dei dati" verificano la cancellazione programmata dei dati secondo la normativa applicabile;
• i "meccanismi di individuazione dei problemi" rilevano dati non conformi a regole o norme di qualità;
• le "regole di blocco" determinano l'obbligatorietà della conformità: i dati non conformi sono rifiutati;
• le "regole non vincolanti" incidono invece sull'ottimalità/pertinenza dei dati: la non conformità non impedisce l'inserimento, ma genera un avviso o una segnalazione.

Controlli automatizzati della qualità dei dati

L'articolo 3 disciplina i controlli automatizzati sui dati inseriti e conservati nei sistemi interessati. I controlli devono verificare la conformità ai sistemi di regole applicabili e attribuire ai dati una classificazione qualitativa secondo l'allegato. Gli indicatori comuni di qualità sono cinque:

• completezza;
• esattezza;
• tempestività;
• unicità;
• coerenza.

I controlli si applicano tanto ai dati alfanumerici quanto ai dati biometrici, secondo le regole specifiche di ciascun sistema e componente. I meccanismi di controllo devono inoltre attivare periodicamente i meccanismi di pulizia e di individuazione dei problemi per verificare la validità dei dati già conservati.

Norme minime, classificazione e gestione degli esiti

L'allegato specifica che i dati vengono valutati rispetto ai requisiti di qualità definiti per ciascun sistema. Se i dati non sono impediti da una regola di blocco, il sistema ne misura la qualità tramite gli indicatori pertinenti, con eventuale ponderazione relativa. Il risultato è un profilo di qualità del dato.

La classificazione finale può essere:

• "buona qualità", quando è raggiunta la conformità richiesta;
• "bassa qualità", quando i dati non soddisfano una regola non vincolante;
• "rifiutati", quando i dati non superano una regola di blocco.

In caso di buona qualità, i dati sono conservati senza avvisi. In caso di bassa qualità, i dati restano conservati ma con un avviso che indica il problema e, ove possibile, i campi interessati e le correzioni suggerite. In caso di rifiuto, i dati non possono essere inseriti o conservati.

Meccanismi di pulizia e individuazione dei problemi

La sezione 4 dell'allegato distingue due strumenti di monitoraggio:

• i meccanismi di pulizia dei dati segnalano i dati il cui periodo residuo di conservazione è inferiore al termine previsto dalla normativa del sistema o della componente; essi informano lo Stato membro della cancellazione programmata, così da consentire eventuali misure appropriate;
• i meccanismi di individuazione dei problemi segnalano dati che non soddisfano più regole o norme di qualità.

Tali meccanismi non determinano in alcun caso la cancellazione automatica dei dati già conservati. Possono invece essere attivati meccanismi ad hoc dopo la revisione delle regole o norme di qualità, anche previa consultazione del gruppo consultivo competente.

Ruolo di eu-LISA e aggiornamento delle regole

L'articolo 5 attribuisce a eu-LISA un ruolo centrale. L'Agenzia deve assicurare che le regole di qualità siano adeguate agli obiettivi dei sistemi e delle componenti interoperabili e deve attuare le norme minime di qualità per i dati biometrici. Nel farlo, deve tenere conto delle esigenze specifiche dei singoli sistemi e avvalersi della consulenza di Commissione, Stati membri e agenzie dell'Unione utilizzatrici.

eu-LISA deve inoltre:

• attuare le norme di qualità per ciascun indicatore;
• assegnare valori distinti alle norme, anche per categorie di dati diverse;
• riesaminare valori, norme e meccanismi dopo la pubblicazione delle relazioni periodiche, se necessario;
• consultare i gruppi consultivi dei singoli sistemi e componenti prima di modifiche rilevanti.

Relazioni periodiche e monitoraggio centrale

L'articolo 6 prevede relazioni periodiche sulla qualità dei dati, elaborate dall'archivio centrale di relazioni e statistiche secondo il regolamento (UE) 2019/818 e il regolamento delegato 2021/2222. Le relazioni non devono contenere dati personali e devono includere almeno:

• percentuali di completezza, esattezza, unicità, tempestività e coerenza;
• completezza dei fascicoli di domanda;
• percentuale di dati classificati come "buona qualità" o "bassa qualità";
• risultati dei meccanismi di pulizia e di individuazione dei problemi;
• campi di dati che generano problemi frequenti;
• elenco dei 10 principali problemi per categoria;
• Stati membri interessati dai 10 principali problemi di qualità.

eu-LISA deve sviluppare una capacità centrale di monitoraggio e di redazione delle relazioni con cadenza settimanale.

Entrata in vigore e profili territoriali

L'articolo 7 dispone che il regolamento entri in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. Il testo è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile negli Stati membri. I considerando chiariscono il regime Schengen applicabile: la Danimarca è vincolata, l'Irlanda non partecipa, e il regolamento costituisce sviluppo dell'acquis Schengen anche per Islanda, Norvegia, Svizzera, Liechtenstein, Cipro, Bulgaria, Romania e Croazia secondo i rispettivi strumenti di associazione o adesione.